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Déclaration de services aux citoyens

Notre mission

Contribuer à la saine gouvernance municipale en agissant comme tribunal, organisme administratif et enquêteur et en donnant des avis au ministre des Affaires municipales et de l’Habitation.
De plus, depuis le 1er août 2018, la Commission s’est vu confier un nouveau mandat en matière de vérification municipale.

Notre vision

Un  organisme reconnu pour son expertise et sa contribution à l’adoption des meilleures pratiques en matière de gouvernance et d’éthique dans le monde municipal, au bénéfice des citoyens.

Nos valeurs

Dans la réalisation de notre mission les valeurs qui nous animent et soutiennent nos interventions sont : 

  • L’indépendance, l’objectivité, l’équité et la transparence : nos fondements.
  • La qualité, la rigueur et la cohérence : notre engagement.

Nos services

Les principaux services que nous offrons aux citoyens et entreprises* sont l’examen et le traitement des :

  • Renseignements que vous nous divulguez concernant un manquement allégué d’un élu municipal en vertu du code d’éthique et déontologie qui lui est applicable;
  • Plaintes relatives à des représailles dont vous croyez être victime pour le motif de nous avoir communiqué de tels renseignements;
  • Demandes aux fins d’exemptions des taxes foncières ou d’affaires si vous êtes un organisme à but non lucratif.

Le terme « entreprises » inclut les organismes à but non lucratif.

Nos engagements

Accessibilité

Vous pouvez accéder à nos services en tout temps par le biais de notre site internet. Il vous est également possible de nous joindre par téléphone, par courrier électronique, par la poste, par télécopieur ou en personne, à nos bureaux de Québec et à Montréal. Les heures d’ouverture sont de 8h30 à 12h et de 13h à 16h30.
Les audiences et les enquêtes que nous effectuons sont tenues dans toutes les régions du Québec. Nous publions également le calendrier des audiences, incluant l’horaire et le lieu de celles-ci, de façon hebdomadaire sur notre site internet.


Accueil et comportement du personnel

En toute circonstance, notre personnel fait preuve d’écoute active, de respect et de courtoisie.
Nous répondons avec diligence lorsque vous faites appel à nos services, de sorte que nous veillons à :

  • Retourner votre appel dans un délai d’un jour ouvrable;
  • Donner suite à votre demande de renseignements ou d’assistance dans un délai d’un jour ouvrable;
  • Accuser réception de votre demande de services dans un délai de cinq jours ouvrables, à l’exception des demandes reçues aux fins d’exemptions des taxes foncières ou d’affaires.

Toute information qui vous sera communiquée verbalement ou par écrit sera claire, précise et fiable. Nous travaillons également à améliorer de façon continue notre site web et son contenu afin qu’ils soient facilement accessibles aux personnes en situation de handicap. 

 

Traitement de votre demande

Votre demande sera évaluée par du personnel qualifié et ce, avec rigueur, impartialité et équité en tenant compte des règles établies par la loi et la jurisprudence. Lorsque complète et recevable, votre demande est traitée dans un délai raisonnable :

Renseignements que vous nous divulguez concernant un manquement allégué d’un élu municipal en vertu du code d’éthique
Nous communiquons systématiquement avec vous, lorsque votre divulgation de renseignements mène à la citation* de l’élu visé devant la section juridictionnelle de la Commission, si cette divulgation n’a pas été faite de façon anonyme. Nous rendons une décision dans les 90 jours suivants une audience et procédons à sa publication sur notre site internet.

* Moyen utilisé par la Direction du contentieux et des enquêtes de la Commission pour saisir un juge administratif des manquements reprochés à un élu municipal. La citation indique les articles du Code d’éthique et de déontologie.

Plaintes relatives à des représailles dont vous croyez être victime pour le motif de nous avoir communiqué de tels renseignements
Nous prenons en charge votre plainte* en deux jours ouvrables.

* Le terme prise en charge signifie que nous avons entrepris le traitement de votre demande.

    Demandes aux fins d’exemptions des
taxes foncières ou d’affaires si vous êtes un organisme à but non lucratif
  
Nous prenons en charge votre demande en dix jours ouvrables.Si le juge administratif considère qu’une audience n’est pas requise, nous rendons une décision dans les 60 jours suivant sa désignation.Si une audience est requise, nous vous transmettons un avis de convocation qui inclut un document explicatif et les dispositions de la Loi sur la fiscalité municipale. Nous rendons une décision dans les 60 jours suivant la tenue de l’audience.

Qualité de nos services

Vous pouvez en tout temps nous transmettre une plainte*, un commentaire ou une suggestion au sujet de notre prestation de services par le biais du formulaire disponible à cette fin sur notre site internet. Nous nous engageons à y donner suite dans un délai de deux jours ouvrables et d’en effectuer son traitement dans un délai de vingt jours ouvrables. Si vous n’êtes pas satisfait du traitement de votre plainte, il vous est possible de contacter le Protecteur du citoyen  :

Protecteur du citoyen

Notre souci à simplifier nos approches et à améliorer la qualité de nos services étant constant, il est possible que nous vous transmettions un sondage à l’égard de votre satisfaction du service reçu. Nous vous encourageons à y répondre. Ces informations à l’égard de votre appréciation nous permettent d’ajuster nos façons de faire en fonction de vos attentes et besoins. Nous visons l’obtention d’un taux de satisfaction globale d’au moins 90%.

* Le terme prise en charge signifie que nous avons entrepris le traitement de votre demande.

Votre collaboration

En vue de vous répondre promptement, il est essentiel que vous nous fournissiez tous les renseignements et documents demandés dans les délais prescrits. Également, nous comptons sur vous pour nous communiquer dès que possible tout fait nouveau pouvant avoir une incidence sur le traitement de votre demande.

Confidentialité et protection des renseignements personnels

Nous veillons à la protection des renseignements personnels et confidentiels que vous nous confiés et qui sont protégés par la loi, notamment ceux ayant une incidence sur l’administration de la justice et la sécurité du public.

Suivi de notre déclaration

Nous rendons compte du respect des engagements de la présente Déclaration dans notre rapport annuel de gestion et notre site internet.

Révision de notre déclaration

La présente Déclaration est revue systématiquement dans le cadre de nos processus annuels d’évaluation et de planification en vigueur.

Date d’entrée en vigueur : 9 janvier 2019

À la suite des modifications apportées à l'immeuble, par exemple, une construction, un agrandissement ou un changement de propriétaire, la municipalité expédie un avis de modification du rôle au propriétaire ou à l'occupant inscrit au rôle d'évaluation. La municipalité informe ainsi le propriétaire ou l'occupant des changements qu'elle a apportés au rôle. On pourra notamment lire sur l'avis le nom du nouveau propriétaire ou la nouvelle valeur de l'immeuble à la suite d'une construction.

En vertu de la Loi sur l’éthique et la déontologie en matière municipale (LEDMM) et des modifications législatives entrées en vigueur le 30 novembre 2018, la Commission peut, de sa propre initiative ou à la suite d’une communication de renseignements, obtenir de toute personne les renseignements qu’elle juge nécessaires concernant un manquement d’un élu municipal à son Code d’éthique et de déontologie. La Direction du contentieux et des enquêtes de la Commission (DCE) a été désignée afin d’exercer ces fonctions pour la Commission.

À l’issu de ce processus, lorsque la DCE est d’avis que les renseignements en sa possession sont susceptibles de démontrer que l’élu a commis un manquement à son Code d’éthique et de déontologie, un procureur de la DCE signifie une citation afin qu’un juge administratif de la Commission soit saisi du dossier et détermine si un tel manquement a été commis ainsi que, le cas échéant, la ou les sanctions applicables. Avant le 30 novembre 2018, aucune citation n'a été signifiée. 

Le ministre de la Justice tient le Registre des commissaires à l’assermentation, dans lequel figure le nom des personnes qu’il a désignées pour faire prêter serment. Vous pouvez consulter le registre des commissaires à l'assermentation à l'adresse suivante : assermentation.justice.gouv.qc.ca

Services Québec offre le service d’assermentation dans plusieurs de ses bureaux. Pour plus d’information, vous pouvez consulter le site gouv.qc.ca/portail/quebec/servicesquebec

Il est obligatoire de vous faire assermenter, sinon votre demande sera incomplète.

La seule personne qui peut demander l’exemption des taxes municipales est celle qui paie les taxes directement à la municipalité.

Le compte de taxes de la municipalité doit être au nom de votre organisme. Si le compte de taxes est au nom d’une autre personne, vous ne pouvez pas demander d’exemption de taxes.

Est la date de délivrance de vos lettres patentes ou de votre acte constitutif. Cette information se trouve généralement sur la page titre ou la dernière page de vos premières lettres patentes ou de votre premier acte constitutif. 

Le formulaire doit être signé par un dirigeant de l'organisme.

Seul un dirigeant de l’organisme peut faire la déclaration sous serment prévue au formulaire.

On entend par dirigeant, un membre du conseil d'administration ou une personne occupant une fonction telle que : président, vice-président, secrétaire, trésorier, directeur ou directeur général.

L'immeuble est composé du terrain et des bâtiments qui s'y trouvent. Les personnes habilitées à faire prêter serment sont :
•    Les commissaires à l'assermentation
•    Les greffiers d'une cour de justice et leur adjoint
•    Les avocats et les notaires
•    Les maires, les greffiers ou les secrétaires-trésoriers de toutes les municipalités, mais uniquement dans les limites de leur municipalité
•    Le secrétaire général, les secrétaires généraux adjoints et les secrétaires adjoints de l'Assemblée nationale
•    Les juges de paix

Si vous recevez un compte de votre propriétaire, vous ne pouvez pas demander l’exemption. Ce compte n’est pas un vrai compte de taxes envoyé par la municipalité.

C’est souvent une condition du bail commercial que vous avez signé. La Commission ne peut pas vous exempter d’une condition prévue dans votre bail.

Un immeuble dont le propriétaire est l’État, le gouvernement du Canada, une institution religieuse, une municipalité, une commission scolaire, un collège, une université, un hôpital, un CLSC ou un autre établissement public est automatiquement exempté du paiement des taxes par la Loi sur la fiscalité municipale (article 204 de la LFM). Cependant si cet immeuble est occupé par un OBNL, l'immeuble redevient imposable et il est inscrit au nom de l’OBNL au rôle d’évaluation foncière de la municipalité. L'OBNL doit payer les taxes directement à la municipalité, comme s’il était propriétaire de l’immeuble. L’OBNL doit inscrire la date de son dernier bail. S’il n’y a pas de bail, l’OBNL doit inscrire la date où il a emménagé dans l’immeuble.

Vous devez être un organisme à but non lucratif (OBNL) pour demander une exemption de taxes à la Commission. L’OBNL est créé en application d’une loi. Il a sa propre existence en tant qu’organisme. Un individu ne peut pas demander d’exemption de taxes à la Commission.

Les statuts constitutifs (lettres patentes ou autres) prouvent que l’OBNL a son existence propre. Ils prouvent aussi le but non lucratif. L’OBNL ne doit pas permettre aux membres de faire des profits (remise en argent, ristourne, avantage financier, gain en capital, etc.).

Le NEQ (numéro d’enregistrement au Registre des entreprises prouve que l’OBNL existe présentement. Un OBNL dont l'immatriculation est radiée au Registre des entreprises du Québec ne peut pas demander d'exemption de taxes.

Vous pouvez consulter gratuitement le Registre des entreprises pour vérifier l’existence de l’OBNL et la loi qui a permis sa création.

Une personne habile à voter est une personne majeure, de citoyenneté canadienne, qui n'est pas en curatelle, qui n'est pas frappée d'aucune incapacité de voter et qui remplit une des deux conditions suivantes :

- Est domiciliée sur le territoire de la municipalité depuis au moins six mois

ou

- Est depuis au moins 12 mois propriétaire d'un immeuble ou l'occupant d'un établissement d'entreprise situé sur le territoire de la municipalité

Un organisme à but non lucratif qui est titulaire d'un droit de propriété. Le propriétaire possède un document (généralement un acte de vente) qui constate la propriété de l'immeuble.

Ces documents prouvent que l’organisme est constitué en personne morale à but non lucratif. Les statuts constitutifs sont différents selon la loi qui régit l’organisme :

Les organismes à but non lucratif sont souvent constitués par lettres patentes sous la Partie III de la Loi sur les compagnies du Québec ou par certificat sous la Loi canadienne sur les organismes à but non lucratif.

Les coopératives sont constituées par des statuts de coopérative en vertu de la Loi sur les coopératives.

D'autres organismes sont constitués en vertu d'une loi privée, par exemple les Chevaliers de Colomb et la Société Saint-Vincent-de-Paul. Ces organismes ont un certificat attestant leur constitution.

Documents égarés ou détruits

Vous pouvez généralement en obtenir un exemplaire en vous adressant à l'autorité qui vous les a délivrés. Il s'agit dans la plupart des cas du Registre des entreprises du Québec.

Taxe imposée par une municipalité aux établissements d’entreprise. Le compte de taxes envoyé par un propriétaire au locataire qui doit assumer les taxes municipales en raison d’un bail commercial n’est pas une taxe d’affaires.

Taxes imposées par une municipalité à la personne au nom de qui l’unité d’évaluation est inscrite au rôle d’évaluation foncière.

Les taxes foncières et la taxe d’affaires sont des taxes municipales.