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Cheminement d'une demande

Une fois votre demande complétée et expédiée à la Commission municipale du Québec, le cheminement de votre demande d’exemption est le suivant :

  1. Réception à la Commission: La Commission vous envoie la confirmation de la réception de votre demande. Si des informations supplémentaires vous sont demandées, vous devez les fournir dans le délai qui sera indiqué. Un dossier incomplet entraîne un retard pour les étapes suivantes et peut même entraîner le rejet de la demande. La Commission transmet copie de votre demande à la municipalité.
  2. Opinion de la municipalité: La municipalité a 90 jours pour donner son opinion sur votre demande.
  3. Audience: Si une audience est nécessaire, elle aura lieu dans les 60 jours qui suivent la remise du dossier au juge administratif.
  4. Décision: Vous recevrez la décision par courrier dans les 60 jours qui suivent l’audience.

 

Audience

Il n’y a pas d’audience formelle pour toutes les demandes d’exemption. 

Le juge administratif peut vous convoquer à une audience formelle, à une conférence téléphonique, à une visio-conférence ou décider de rendre sa décision en se fondant sur les documents que vous avez transmis.
Note : Si la demande est complète (il ne manque aucun document), le juge administratif de la Commission municipale peut rendre une décision sur dossier. Vous n’avez donc pas à vous rendre au tribunal. 

Avis de convocation: 

Si une audience est nécessaire, vous recevrez un avis de convocation, qui indiquera :

  • La date
  • L’endroit
  • L’heure
  • Les documents additionnels que vous devez fournir, s’il y en a
  • Le nom des autres organismes qui utilisent l’immeuble et qui doivent venir à l’audience

Seul l’organisme demandeur reçoit l’avis de convocation. Vous devez donc informer les autres organismes qui utilisent votre immeuble de la date de l’audience, car la Commission ne leur envoie pas d’avis de convocation.

Qui doit être présent à l’audience ?

Votre organisme doit être représenté à l’audience par un dirigeant (soit un membre du conseil d’administration ou une personne qui occupe la fonction de président, vice-président, secrétaire, trésorier, directeur) ou par un avocat.

Témoins

La preuve des activités se fera avec les documents, mais aussi avec le témoignage de personnes qui connaissent bien vos activités. C’est à vous de décider si le témoignage du dirigeant suffit ou s'il doit être accompagné d’autres témoins. Pour témoigner, les personnes doivent bien connaître les activités de l’organisme. Les témoignages se font sous serment. 

Autres organismes qui utilisent l’immeuble

Votre demande inclut d’autres organismes à but non lucratif qui utilisent le même immeuble?
Cet organisme doit lui aussi être représenté à l'audience par une personne qui a une bonne connaissance des activités de l'organisme.
N’oubliez pas d’informer les organismes qui utilisent votre immeuble lorsque vous recevrez l’avis de convocation, leur présence est essentielle si leur nom apparait sur cet avis.

Quels documents apporter à l’audience ?

Vous devez apporter un exemplaire de tous les documents que vous avez envoyés à la Commission. Le juge administratif vous posera des questions sur ces documents.
De plus, si l’avis de convocation vous demande d’apporter des documents additionnels, vous devez les apporter en trois copies le jour de l’audience : une pour la Commission, une pour la municipalité et une pour vous afin de pouvoir répondre aux questions qui vous seront posées lors de l’audience.

Déroulement de l’audience

L’audience est enregistrée. Le juge administratif explique le déroulement de l’audience et les conditions de la loi. Il assermente les témoins et leur pose des questions. La municipalité peut aussi poser des questions aux témoins.
Le représentant de l’organisme et les autres témoins doivent présenter de manière détaillée et précise les informations suivantes :

  • Les statuts constitutifs de l’organisme, sa mission et les objets pour lesquels il est constitué
  • Le croquis des lieux pour identifier les locaux et leur utilité
  • La description détaillée des activités exercées par l'organisme dans l'immeuble et de sa clientèle
  • Les états financiers pour vérifier si les activités sont exercées dans un but non lucratif

Si d’autres organismes utilisent l’immeuble et font partie de la demande, ils doivent aussi présenter ces informations. La municipalité peut aussi faire entendre des témoins, notamment des inspecteurs ou enquêteurs qui ont visité les lieux.

Aide-mémoire pour la préparation de l’audience 

L’organisme qui demande l’exemption doit :

  • Désigner le dirigeant qui le représentera lors de l’audience
  • Informer les autres organismes qui utilisent l'immeuble de la date et du lieu de l’audience
  • S’assurer que tous les témoins nécessaires pour expliquer en détail les activités et celles des autres utilisateurs seront présents
  • Apporter un exemplaire de tous les documents que vous avez envoyés à la Commission; le juge administratif vous posera des questions sur ces documents
  • Si l’avis de convocation vous demande d’apporter des documents additionnels, vous devez les apporter en trois copies

À la suite des modifications apportées à l'immeuble, par exemple, une construction, un agrandissement ou un changement de propriétaire, la municipalité expédie un avis de modification du rôle au propriétaire ou à l'occupant inscrit au rôle d'évaluation. La municipalité informe ainsi le propriétaire ou l'occupant des changements qu'elle a apportés au rôle. On pourra notamment lire sur l'avis le nom du nouveau propriétaire ou la nouvelle valeur de l'immeuble à la suite d'une construction.

En vertu de la Loi sur l’éthique et la déontologie en matière municipale (LEDMM) et des modifications législatives entrées en vigueur le 30 novembre 2018, la Commission peut, de sa propre initiative ou à la suite d’une communication de renseignements, obtenir de toute personne les renseignements qu’elle juge nécessaires concernant un manquement d’un élu municipal à son Code d’éthique et de déontologie. La Direction du contentieux et des enquêtes de la Commission (DCE) a été désignée afin d’exercer ces fonctions pour la Commission.

À l’issu de ce processus, lorsque la DCE est d’avis que les renseignements en sa possession sont susceptibles de démontrer que l’élu a commis un manquement à son Code d’éthique et de déontologie, un procureur de la DCE signifie une citation afin qu’un juge administratif de la Commission soit saisi du dossier et détermine si un tel manquement a été commis ainsi que, le cas échéant, la ou les sanctions applicables. Avant le 30 novembre 2018, aucune citation n'a été signifiée. 

Le ministre de la Justice tient le Registre des commissaires à l’assermentation, dans lequel figure le nom des personnes qu’il a désignées pour faire prêter serment. Vous pouvez consulter le registre des commissaires à l'assermentation à l'adresse suivante : assermentation.justice.gouv.qc.ca

Services Québec offre le service d’assermentation dans plusieurs de ses bureaux. Pour plus d’information, vous pouvez consulter le site gouv.qc.ca/portail/quebec/servicesquebec

Il est obligatoire de vous faire assermenter, sinon votre demande sera incomplète.

La seule personne qui peut demander l’exemption des taxes municipales est celle qui paie les taxes directement à la municipalité.

Le compte de taxes de la municipalité doit être au nom de votre organisme. Si le compte de taxes est au nom d’une autre personne, vous ne pouvez pas demander d’exemption de taxes.

Est la date de délivrance de vos lettres patentes ou de votre acte constitutif. Cette information se trouve généralement sur la page titre ou la dernière page de vos premières lettres patentes ou de votre premier acte constitutif. 

Le formulaire doit être signé par un dirigeant de l'organisme.

Seul un dirigeant de l’organisme peut faire la déclaration sous serment prévue au formulaire.

On entend par dirigeant, un membre du conseil d'administration ou une personne occupant une fonction telle que : président, vice-président, secrétaire, trésorier, directeur ou directeur général.

L'immeuble est composé du terrain et des bâtiments qui s'y trouvent. Les personnes habilitées à faire prêter serment sont :
•    Les commissaires à l'assermentation
•    Les greffiers d'une cour de justice et leur adjoint
•    Les avocats et les notaires
•    Les maires, les greffiers ou les secrétaires-trésoriers de toutes les municipalités, mais uniquement dans les limites de leur municipalité
•    Le secrétaire général, les secrétaires généraux adjoints et les secrétaires adjoints de l'Assemblée nationale
•    Les juges de paix

Si vous recevez un compte de votre propriétaire, vous ne pouvez pas demander l’exemption. Ce compte n’est pas un vrai compte de taxes envoyé par la municipalité.

C’est souvent une condition du bail commercial que vous avez signé. La Commission ne peut pas vous exempter d’une condition prévue dans votre bail.

Un immeuble dont le propriétaire est l’État, le gouvernement du Canada, une institution religieuse, une municipalité, une commission scolaire, un collège, une université, un hôpital, un CLSC ou un autre établissement public est automatiquement exempté du paiement des taxes par la Loi sur la fiscalité municipale (article 204 de la LFM). Cependant si cet immeuble est occupé par un OBNL, l'immeuble redevient imposable et il est inscrit au nom de l’OBNL au rôle d’évaluation foncière de la municipalité. L'OBNL doit payer les taxes directement à la municipalité, comme s’il était propriétaire de l’immeuble. L’OBNL doit inscrire la date de son dernier bail. S’il n’y a pas de bail, l’OBNL doit inscrire la date où il a emménagé dans l’immeuble.

Vous devez être un organisme à but non lucratif (OBNL) pour demander une exemption de taxes à la Commission. L’OBNL est créé en application d’une loi. Il a sa propre existence en tant qu’organisme. Un individu ne peut pas demander d’exemption de taxes à la Commission.

Les statuts constitutifs (lettres patentes ou autres) prouvent que l’OBNL a son existence propre. Ils prouvent aussi le but non lucratif. L’OBNL ne doit pas permettre aux membres de faire des profits (remise en argent, ristourne, avantage financier, gain en capital, etc.).

Le NEQ (numéro d’enregistrement au Registre des entreprises prouve que l’OBNL existe présentement. Un OBNL dont l'immatriculation est radiée au Registre des entreprises du Québec ne peut pas demander d'exemption de taxes.

Vous pouvez consulter gratuitement le Registre des entreprises pour vérifier l’existence de l’OBNL et la loi qui a permis sa création.

Une personne habile à voter est une personne majeure, de citoyenneté canadienne, qui n'est pas en curatelle, qui n'est pas frappée d'aucune incapacité de voter et qui remplit une des deux conditions suivantes :

- Est domiciliée sur le territoire de la municipalité depuis au moins six mois

ou

- Est depuis au moins 12 mois propriétaire d'un immeuble ou l'occupant d'un établissement d'entreprise situé sur le territoire de la municipalité

Un organisme à but non lucratif qui est titulaire d'un droit de propriété. Le propriétaire possède un document (généralement un acte de vente) qui constate la propriété de l'immeuble.

Ces documents prouvent que l’organisme est constitué en personne morale à but non lucratif. Les statuts constitutifs sont différents selon la loi qui régit l’organisme :

Les organismes à but non lucratif sont souvent constitués par lettres patentes sous la Partie III de la Loi sur les compagnies du Québec ou par certificat sous la Loi canadienne sur les organismes à but non lucratif.

Les coopératives sont constituées par des statuts de coopérative en vertu de la Loi sur les coopératives.

D'autres organismes sont constitués en vertu d'une loi privée, par exemple les Chevaliers de Colomb et la Société Saint-Vincent-de-Paul. Ces organismes ont un certificat attestant leur constitution.

Documents égarés ou détruits

Vous pouvez généralement en obtenir un exemplaire en vous adressant à l'autorité qui vous les a délivrés. Il s'agit dans la plupart des cas du Registre des entreprises du Québec.

Taxe imposée par une municipalité aux établissements d’entreprise. Le compte de taxes envoyé par un propriétaire au locataire qui doit assumer les taxes municipales en raison d’un bail commercial n’est pas une taxe d’affaires.

Taxes imposées par une municipalité à la personne au nom de qui l’unité d’évaluation est inscrite au rôle d’évaluation foncière.

Les taxes foncières et la taxe d’affaires sont des taxes municipales.