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Documents demandés

Quels sont les documents que vous devrez nous fournir?

Tous les documents demandés sont nécessaires pour l’analyse de votre dossier. Un dossier incomplet peut mener au rejet de votre demande.

Puisque la Commission doit transmettre la copie de vos documents à votre municipalité afin que celle-ci puisse donner son opinion sur votre demande, nous vous prions d’envoyer tous les documents à la Commission en deux copies :

- Le formulaire, imprimé, signé et assermenté (document original et une copie);

- Les statuts constitutifs : Toutes les lettres patentes (les premières et les supplémentaires, le cas échéant). Pour vous assurer de transmettre toutes les lettres patentes, vérifier sur le site du Registraire des entreprises (aller dans Rechercher une entreprise au registre, une fois votre organisme trouvé, aller à la section intitulée Index des documents/documents conservés de la section État de renseignements d'une personne morale au registre des entreprises).

- Autre document attestant de la constitution de l’organisme;

- Le certificat de prorogation (fédéral), si votre organisme a été constitué selon la partie II de la Loi sur les corporations canadiennes;

- Les titres de propriété (acte d’achat notarié) ou bail de location (locataires imposés directement par la municipalité);

- Le compte de taxes (émis par la municipalité au nom de l’organisme demandeur) ou Avis de modification du rôle (émis par la municipalité au nom de l’organisme demandeur)

- le plan ou croquis de l’immeuble identifiant les locaux et précisez : 

-    Les locaux utilisés par l’organisme demandeur (veuillez bien les identifier, s’il vous plaît);
-    Les locaux exclus de la demande, le cas échéant (veuillez, s’il vous plaît, les hachurer sur le croquis ou le plan);
-    Le plan ou le croquis doit contenir tous les locaux de la demande.
-    Le plan ou le croquis peut être fait à la main. Il n’est pas nécessaire de recourir à un architecte. Assurez-vous de bien indiquer l’utilisation de chacune des pièces et de préciser les locaux exclus de la demande. 

- Le rapport annuel d’activités: Ce rapport présente l'ensemble des activités ou services offerts par votre organisme au cours d'une période donnée. Si votre organisme ne produit pas de rapport d'activités, transmettez tout document détaillant vos activités tel qu'un calendrier des activités, une grille horaire, un dépliant, etc. 

- Les derniers états financiers: Ce rapport présente les produits et charges de l’organisme au cours d’une période donnée. 

De plus, si d’autres organismes à but non lucratif utilisent l’immeuble et sont inclus dans la demande, vous devez fournir pour chaque organisme :

  • Le formulaire assermenté (l’original et la copie) ;
  • Les statuts constitutifs : Toutes les lettres patentes (les premières et les supplémentaires, le cas échéant). Pour vous assurer de transmettre toutes les lettres patentes, vérifier sur le site du Registraire des entreprises (aller dans Rechercher une entreprise au registre, une fois votre organisme trouvé, aller à la section intitulée Index des documents/documents conservés de la section État de renseignements d'une personne morale au registre des entreprises).
  • Autre document attestant de la constitution de l’organisme ;
  • Les derniers états financiers (présentant les produits et charges)
  • Le bail de location
  • Le rapport annuel d’activités (et tout autre document décrivant la programmation, la clientèle, les horaires et les services offerts)

À la suite des modifications apportées à l'immeuble, par exemple, une construction, un agrandissement ou un changement de propriétaire, la municipalité expédie un avis de modification du rôle au propriétaire ou à l'occupant inscrit au rôle d'évaluation. La municipalité informe ainsi le propriétaire ou l'occupant des changements qu'elle a apportés au rôle. On pourra notamment lire sur l'avis le nom du nouveau propriétaire ou la nouvelle valeur de l'immeuble à la suite d'une construction.

En vertu de la Loi sur l’éthique et la déontologie en matière municipale (LEDMM) et des modifications législatives entrées en vigueur le 30 novembre 2018, la Commission peut, de sa propre initiative ou à la suite d’une communication de renseignements, obtenir de toute personne les renseignements qu’elle juge nécessaires concernant un manquement d’un élu municipal à son Code d’éthique et de déontologie. La Direction du contentieux et des enquêtes de la Commission (DCE) a été désignée afin d’exercer ces fonctions pour la Commission.

À l’issu de ce processus, lorsque la DCE est d’avis que les renseignements en sa possession sont susceptibles de démontrer que l’élu a commis un manquement à son Code d’éthique et de déontologie, un procureur de la DCE signifie une citation afin qu’un juge administratif de la Commission soit saisi du dossier et détermine si un tel manquement a été commis ainsi que, le cas échéant, la ou les sanctions applicables. Avant le 30 novembre 2018, aucune citation n'a été signifiée. 

Le ministre de la Justice tient le Registre des commissaires à l’assermentation, dans lequel figure le nom des personnes qu’il a désignées pour faire prêter serment. Vous pouvez consulter le registre des commissaires à l'assermentation à l'adresse suivante : assermentation.justice.gouv.qc.ca

Services Québec offre le service d’assermentation dans plusieurs de ses bureaux. Pour plus d’information, vous pouvez consulter le site gouv.qc.ca/portail/quebec/servicesquebec

Il est obligatoire de vous faire assermenter, sinon votre demande sera incomplète.

La seule personne qui peut demander l’exemption des taxes municipales est celle qui paie les taxes directement à la municipalité.

Le compte de taxes de la municipalité doit être au nom de votre organisme. Si le compte de taxes est au nom d’une autre personne, vous ne pouvez pas demander d’exemption de taxes.

Est la date de délivrance de vos lettres patentes ou de votre acte constitutif. Cette information se trouve généralement sur la page titre ou la dernière page de vos premières lettres patentes ou de votre premier acte constitutif. 

Le formulaire doit être signé par un dirigeant de l'organisme.

Seul un dirigeant de l’organisme peut faire la déclaration sous serment prévue au formulaire.

On entend par dirigeant, un membre du conseil d'administration ou une personne occupant une fonction telle que : président, vice-président, secrétaire, trésorier, directeur ou directeur général.

L'immeuble est composé du terrain et des bâtiments qui s'y trouvent. Les personnes habilitées à faire prêter serment sont :
•    Les commissaires à l'assermentation
•    Les greffiers d'une cour de justice et leur adjoint
•    Les avocats et les notaires
•    Les maires, les greffiers ou les secrétaires-trésoriers de toutes les municipalités, mais uniquement dans les limites de leur municipalité
•    Le secrétaire général, les secrétaires généraux adjoints et les secrétaires adjoints de l'Assemblée nationale
•    Les juges de paix

Si vous recevez un compte de votre propriétaire, vous ne pouvez pas demander l’exemption. Ce compte n’est pas un vrai compte de taxes envoyé par la municipalité.

C’est souvent une condition du bail commercial que vous avez signé. La Commission ne peut pas vous exempter d’une condition prévue dans votre bail.

Un immeuble dont le propriétaire est l’État, le gouvernement du Canada, une institution religieuse, une municipalité, une commission scolaire, un collège, une université, un hôpital, un CLSC ou un autre établissement public est automatiquement exempté du paiement des taxes par la Loi sur la fiscalité municipale (article 204 de la LFM). Cependant si cet immeuble est occupé par un OBNL, l'immeuble redevient imposable et il est inscrit au nom de l’OBNL au rôle d’évaluation foncière de la municipalité. L'OBNL doit payer les taxes directement à la municipalité, comme s’il était propriétaire de l’immeuble. L’OBNL doit inscrire la date de son dernier bail. S’il n’y a pas de bail, l’OBNL doit inscrire la date où il a emménagé dans l’immeuble.

Vous devez être un organisme à but non lucratif (OBNL) pour demander une exemption de taxes à la Commission. L’OBNL est créé en application d’une loi. Il a sa propre existence en tant qu’organisme. Un individu ne peut pas demander d’exemption de taxes à la Commission.

Les statuts constitutifs (lettres patentes ou autres) prouvent que l’OBNL a son existence propre. Ils prouvent aussi le but non lucratif. L’OBNL ne doit pas permettre aux membres de faire des profits (remise en argent, ristourne, avantage financier, gain en capital, etc.).

Le NEQ (numéro d’enregistrement au Registre des entreprises prouve que l’OBNL existe présentement. Un OBNL dont l'immatriculation est radiée au Registre des entreprises du Québec ne peut pas demander d'exemption de taxes.

Vous pouvez consulter gratuitement le Registre des entreprises pour vérifier l’existence de l’OBNL et la loi qui a permis sa création.

Une personne habile à voter est une personne majeure, de citoyenneté canadienne, qui n'est pas en curatelle, qui n'est pas frappée d'aucune incapacité de voter et qui remplit une des deux conditions suivantes :

- Est domiciliée sur le territoire de la municipalité depuis au moins six mois

ou

- Est depuis au moins 12 mois propriétaire d'un immeuble ou l'occupant d'un établissement d'entreprise situé sur le territoire de la municipalité

Un organisme à but non lucratif qui est titulaire d'un droit de propriété. Le propriétaire possède un document (généralement un acte de vente) qui constate la propriété de l'immeuble.

Ces documents prouvent que l’organisme est constitué en personne morale à but non lucratif. Les statuts constitutifs sont différents selon la loi qui régit l’organisme :

Les organismes à but non lucratif sont souvent constitués par lettres patentes sous la Partie III de la Loi sur les compagnies du Québec ou par certificat sous la Loi canadienne sur les organismes à but non lucratif.

Les coopératives sont constituées par des statuts de coopérative en vertu de la Loi sur les coopératives.

D'autres organismes sont constitués en vertu d'une loi privée, par exemple les Chevaliers de Colomb et la Société Saint-Vincent-de-Paul. Ces organismes ont un certificat attestant leur constitution.

Documents égarés ou détruits

Vous pouvez généralement en obtenir un exemplaire en vous adressant à l'autorité qui vous les a délivrés. Il s'agit dans la plupart des cas du Registre des entreprises du Québec.

Taxe imposée par une municipalité aux établissements d’entreprise. Le compte de taxes envoyé par un propriétaire au locataire qui doit assumer les taxes municipales en raison d’un bail commercial n’est pas une taxe d’affaires.

Taxes imposées par une municipalité à la personne au nom de qui l’unité d’évaluation est inscrite au rôle d’évaluation foncière.

Les taxes foncières et la taxe d’affaires sont des taxes municipales.