Cheminement de votre demande d’exemption de taxes municipales

Une fois votre demande complétée et expédiée à la Commission municipale du Québec, le cheminement de votre demande d’exemption est le suivant :

  1. Réception à la Commission
    • La Commission vous envoie la confirmation de la réception de votre demande. Si des informations supplémentaires vous sont demandées, vous devez les fournir dans le délai qui sera indiqué. Un dossier incomplet entraîne un retard pour les étapes suivantes et peut même entraîner le rejet de la demande.
    • La Commission transmet copie de votre demande à la municipalité.
  2. Opinion de la municipalité
    • La municipalité a 90 jours pour donner son opinion sur votre demande.
  3. Audience
    • Si une audience est nécessaire, elle aura lieu dans les 60 jours qui suivent la remise du dossier au juge administratif.
  4. Décision
    • Vous recevrez la décision par courrier dans les 60 jours qui suivent l’audience.

Audience

Il n’y a pas d’audience formelle pour toutes les demandes d’exemption.

Le juge administratif peut vous convoquer à une audience formelle, à une conférence téléphonique, à une visio-conférence ou décider de rendre sa décision en se fondant sur les documents que vous avez transmis.

Avis de convocation

Si une audience est nécessaire, vous recevrez un avis de convocation, qui indiquera :

  • La date
  • L’endroit
  • L’heure
  • Les documents additionnels que vous devez fournir, s’il y en a
  • Le nom des autres organismes qui utilisent l’immeuble et qui doivent venir à l’audience

Seul l’organisme demandeur reçoit l’avis de convocation. Vous devez donc informer les autres organismes qui utilisent votre immeuble de la date de l’audience, car la Commission ne leur envoie pas d’avis de convocation.

Qui doit être présent à l’audience?

Votre organisme doit être représenté à l’audience par un dirigeant (soit un membre du conseil d’administration ou une personne qui occupe la fonction de président, vice-président, secrétaire, trésorier, directeur) ou par un avocat.

Témoins
La preuve des activités se fera avec les documents mais aussi avec le témoignage de personnes qui connaissent bien vos activités. C’est à vous de décider si le témoignage du dirigeant suffit ou s'il doit être accompagné d’autres témoins. Pour témoigner, les personnes doivent bien connaître les activités de l’organisme. Les témoignages se font sous serment.
Autres organismes qui utilisent l’immeuble
Votre demande inclut d’autres organismes à but non lucratif qui utilisent le même immeuble?

Cet organisme doit lui aussi être représenté à l'audience par une personne qui a une bonne connaissance des activités de l'organisme.

N’oubliez pas d’informer les organismes qui utilisent votre immeuble lorsque vous recevrez l’avis de convocation, leur présence est essentielle si leur nom apparait sur cet avis.

Quels documents apporter à l’audience?

Vous devez apporter un exemplaire de tous les documents que vous avez envoyés à la Commission. Le juge administratif vous posera des questions sur ces documents.

De plus, si l’avis de convocation vous demande d’apporter des documents additionnels, vous devez les apporter en trois copies le jour de l’audience : une pour la Commission, une pour la municipalité et une pour vous afin de pouvoir répondre aux questions qui vous seront posées lors de l’audience.

Déroulement de l’audience

L’audience est enregistrée. Le juge administratif explique le déroulement de l’audience et les conditions de la loi. Il assermente les témoins et leur pose des questions. La municipalité peut aussi poser des questions aux témoins.

Le représentant de l’organisme et les autres témoins doivent présenter de manière détaillée et précise les informations suivantes :

  • Les statuts constitutifs de l’organisme, sa mission et les objets pour lesquels il est constitué
  • Le croquis des lieux pour identifier les locaux et leur utilité
  • La description détaillée des activités exercées par l'organisme dans l'immeuble et de sa clientèle
  • Les états financiers pour vérifier si les activités sont exercées dans un but non lucratif

Si d’autres organismes utilisent l’immeuble et font partie de la demande, ils doivent aussi présenter ces informations.

La municipalité peut aussi faire entendre des témoins, notamment des inspecteurs ou enquêteurs qui ont visité les lieux.

Aide-mémoire pour la préparation de l’audience

L’organisme qui demande l’exemption doit :

  • Désigner le dirigeant qui le représentera lors de l’audience
  • Informer les autres organismes qui utilisent l'immeuble de la date et du lieu de l’audience
  • S’assurer que tous les témoins nécessaires pour expliquer en détail les activités et celles des autres utilisateurs seront présents
  • Apporter un exemplaire de tous les documents que vous avez envoyés à la Commission; le juge administratif vous posera des questions sur ces documents
  • Si l’avis de convocation vous demande d’apporter des documents additionnels, vous devez les apporter en trois copies