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Questions fréquentes

À la suite des modifications apportées à l'immeuble, par exemple, une construction, un agrandissement ou un changement de propriétaire, la municipalité expédie un avis de modification du rôle au propriétaire ou à l'occupant inscrit au rôle d'évaluation. La municipalité informe ainsi le propriétaire ou l'occupant des changements qu'elle a apportés au rôle. On pourra notamment lire sur l'avis le nom du nouveau propriétaire ou la nouvelle valeur de l'immeuble à la suite d'une construction.

En vertu de la Loi sur l’éthique et la déontologie en matière municipale (LEDMM) et des modifications législatives entrées en vigueur le 30 novembre 2018, la Commission peut, de sa propre initiative ou à la suite d’une communication de renseignements, obtenir de toute personne les renseignements qu’elle juge nécessaires concernant un manquement d’un élu municipal à son Code d’éthique et de déontologie. La Direction du contentieux et des enquêtes de la Commission (DCE) a été désignée afin d’exercer ces fonctions pour la Commission.

À l’issu de ce processus, lorsque la DCE est d’avis que les renseignements en sa possession sont susceptibles de démontrer que l’élu a commis un manquement à son Code d’éthique et de déontologie, un procureur de la DCE signifie une citation afin qu’un juge administratif de la Commission soit saisi du dossier et détermine si un tel manquement a été commis ainsi que, le cas échéant, la ou les sanctions applicables. Avant le 30 novembre 2018, aucune citation n'a été signifiée. 

Le ministre de la Justice tient le Registre des commissaires à l’assermentation, dans lequel figure le nom des personnes qu’il a désignées pour faire prêter serment. Vous pouvez consulter le registre des commissaires à l'assermentation à l'adresse suivante : assermentation.justice.gouv.qc.ca

Services Québec offre le service d’assermentation dans plusieurs de ses bureaux. Pour plus d’information, vous pouvez consulter le site gouv.qc.ca/portail/quebec/servicesquebec

Il est obligatoire de vous faire assermenter, sinon votre demande sera incomplète.

La seule personne qui peut demander l’exemption des taxes municipales est celle qui paie les taxes directement à la municipalité.

Le compte de taxes de la municipalité doit être au nom de votre organisme. Si le compte de taxes est au nom d’une autre personne, vous ne pouvez pas demander d’exemption de taxes.

Est la date de délivrance de vos lettres patentes ou de votre acte constitutif. Cette information se trouve généralement sur la page titre ou la dernière page de vos premières lettres patentes ou de votre premier acte constitutif. 

Le formulaire doit être signé par un dirigeant de l'organisme.

Seul un dirigeant de l’organisme peut faire la déclaration sous serment prévue au formulaire.

On entend par dirigeant, un membre du conseil d'administration ou une personne occupant une fonction telle que : président, vice-président, secrétaire, trésorier, directeur ou directeur général.

L'immeuble est composé du terrain et des bâtiments qui s'y trouvent. Les personnes habilitées à faire prêter serment sont :
•    Les commissaires à l'assermentation
•    Les greffiers d'une cour de justice et leur adjoint
•    Les avocats et les notaires
•    Les maires, les greffiers ou les secrétaires-trésoriers de toutes les municipalités, mais uniquement dans les limites de leur municipalité
•    Le secrétaire général, les secrétaires généraux adjoints et les secrétaires adjoints de l'Assemblée nationale
•    Les juges de paix

Si vous recevez un compte de votre propriétaire, vous ne pouvez pas demander l’exemption. Ce compte n’est pas un vrai compte de taxes envoyé par la municipalité.

C’est souvent une condition du bail commercial que vous avez signé. La Commission ne peut pas vous exempter d’une condition prévue dans votre bail.

Un immeuble dont le propriétaire est l’État, le gouvernement du Canada, une institution religieuse, une municipalité, une commission scolaire, un collège, une université, un hôpital, un CLSC ou un autre établissement public est automatiquement exempté du paiement des taxes par la Loi sur la fiscalité municipale (article 204 de la LFM). Cependant si cet immeuble est occupé par un OBNL, l'immeuble redevient imposable et il est inscrit au nom de l’OBNL au rôle d’évaluation foncière de la municipalité. L'OBNL doit payer les taxes directement à la municipalité, comme s’il était propriétaire de l’immeuble. L’OBNL doit inscrire la date de son dernier bail. S’il n’y a pas de bail, l’OBNL doit inscrire la date où il a emménagé dans l’immeuble.

Vous devez être un organisme à but non lucratif (OBNL) pour demander une exemption de taxes à la Commission. L’OBNL est créé en application d’une loi. Il a sa propre existence en tant qu’organisme. Un individu ne peut pas demander d’exemption de taxes à la Commission.

Les statuts constitutifs (lettres patentes ou autres) prouvent que l’OBNL a son existence propre. Ils prouvent aussi le but non lucratif. L’OBNL ne doit pas permettre aux membres de faire des profits (remise en argent, ristourne, avantage financier, gain en capital, etc.).

Le NEQ (numéro d’enregistrement au Registre des entreprises prouve que l’OBNL existe présentement. Un OBNL dont l'immatriculation est radiée au Registre des entreprises du Québec ne peut pas demander d'exemption de taxes.

Vous pouvez consulter gratuitement le Registre des entreprises pour vérifier l’existence de l’OBNL et la loi qui a permis sa création.

Une personne habile à voter est une personne majeure, de citoyenneté canadienne, qui n'est pas en curatelle, qui n'est pas frappée d'aucune incapacité de voter et qui remplit une des deux conditions suivantes :

- Est domiciliée sur le territoire de la municipalité depuis au moins six mois

ou

- Est depuis au moins 12 mois propriétaire d'un immeuble ou l'occupant d'un établissement d'entreprise situé sur le territoire de la municipalité

Un organisme à but non lucratif qui est titulaire d'un droit de propriété. Le propriétaire possède un document (généralement un acte de vente) qui constate la propriété de l'immeuble.

Ces documents prouvent que l’organisme est constitué en personne morale à but non lucratif. Les statuts constitutifs sont différents selon la loi qui régit l’organisme :

Les organismes à but non lucratif sont souvent constitués par lettres patentes sous la Partie III de la Loi sur les compagnies du Québec ou par certificat sous la Loi canadienne sur les organismes à but non lucratif.

Les coopératives sont constituées par des statuts de coopérative en vertu de la Loi sur les coopératives.

D'autres organismes sont constitués en vertu d'une loi privée, par exemple les Chevaliers de Colomb et la Société Saint-Vincent-de-Paul. Ces organismes ont un certificat attestant leur constitution.

Documents égarés ou détruits

Vous pouvez généralement en obtenir un exemplaire en vous adressant à l'autorité qui vous les a délivrés. Il s'agit dans la plupart des cas du Registre des entreprises du Québec.

Taxe imposée par une municipalité aux établissements d’entreprise. Le compte de taxes envoyé par un propriétaire au locataire qui doit assumer les taxes municipales en raison d’un bail commercial n’est pas une taxe d’affaires.

Taxes imposées par une municipalité à la personne au nom de qui l’unité d’évaluation est inscrite au rôle d’évaluation foncière.

Les taxes foncières et la taxe d’affaires sont des taxes municipales.

En quoi consiste la vérification des comptes et des affaires des municipalités et des organismes municipaux?

La vérification des comptes et des affaires des municipalités et des organismes visés est une expression générale utilisée dans la Loi sur la Commission municipale (RLRQ, c. C-35), elle inclut deux catégories de vérification :

  1. la vérification de la conformité des opérations aux lois, aux règlements, aux politiques et aux directives qui sont applicables aux municipalités et organismes;
  2. la vérification de l’optimisation de leurs ressources.

Il importe de noter que l’expression « audit » est couramment utilisée pour signifier « vérification ».

L'audit de la conformité des opérations aux lois, aux règlements, aux politiques et aux directives s’applique-t-elle uniquement à ce qui est émis par le gouvernement?

Non, cet audit peut aussi viser les règlements, politiques et directives adoptées par la municipalité ou l’organisme concerné.

En quoi consiste l'audit de performance?

L’audit de performance, aussi appelé vérification de l'optimisation des ressources ou audit de gestion, vise à mesurer si la municipalité remplit sa mission de façon optimale, c'est-à-dire en utilisant les ressources disponibles avec efficacité, efficience et économie. Cet audit est mené en tenant compte de la conformité aux lois, aux règlements, aux politiques et aux directives applicables.

À titre d’exemple, une municipalité peut agir conformément aux lois et aux règlements, mais rencontrer différentes difficultés dans sa gestion. Conséquemment, un audit de performance permet de faire ressortir les lacunes observées et d’émettre des recommandations pertinentes.

Quelle est la différence entre l’audit de la conformité des opérations aux lois, aux règlements, et politiques et aux directives et l'audit de performance?

L’audit de conformité consiste à s’assurer que la municipalité ou l’organisme visé ne contrevient pas à des règles tandis que l’audit de performance vise à mesurer si la municipalité ou l’organisme remplit sa mission en utilisant de façon optimale (efficace, efficiente et économique) les ressources disponibles.

L'audit de performance est également mené en tenant compte de la conformité aux lois, aux règlements, aux politiques et aux directives applicables.

Quelles sont les différences entre « efficacité », « efficience » et « économie »?

La notion d’efficacité consiste à atteindre les résultats attendus.

L’efficience est la capacité à titrer le meilleur parti des ressources disponibles, en termes de quantité, de qualité et au moment opportun.

Enfin, la notion d’économie consiste à obtenir, au meilleur prix possible et au moment opportun, les intrants requis, c'est-à-dire les ressources financières, humaines et matérielles, en quantité et qualité appropriées.

La vérification des états financiers est-elle comprise dans l'audit qui sera fait par la Commission dans les municipalités et les organismes municipaux?

Non, l’audit effectué par la Vice-présidence à la vérification porte notamment sur différents aspects de la conformité et de la gestion d’une municipalité ou de l’organisme visé, par exemple la planification des travaux, la sécurité, la gestion des risques, la gestion des immeubles municipaux, le remboursement des dépenses des élus et des employés, l’application des règlements municipaux, la gestion des documents, les relations avec les citoyens, les pratiques contractuelles, la gestion des normes environnementales, etc. 

L’audit des états financiers de la municipalité ou de l’organisme municipal est plutôt confié à un vérificateur externe, aussi appelé « auditeur indépendant ».

Quelles activités de la municipalité ou de l’organisme municipal peuvent faire l’objet d’un audit?

Toutes les activités peuvent faire l’objet d’un audit par la Vice-présidence à la vérification de la Commission, à l’exception d’un audit portant sur les états financiers. Ce dernier est confié au vérificateur externe, aussi appelé « auditeur indépendant », de la municipalité ou de l’organisme concerné.

À titre d'exemple de mission d'audit, notons la gestion du déneigement, la gestion du traitement de l'eau potable et des eaux usées, le processus de remboursement de dépenses aux employés et aux élus, l'utilisation des subventions versées par la municipalité.

L'audit des municipalités et des organismes municipaux peut-elle s’appliquer aux règles d’éthique et de déontologie?

Dans le cadre d’un audit, la Vice-présidence à la vérification peut être amenée à vérifier la conformité d’un règlement municipal à la Loi sur l’éthique et la déontologie en matière municipale (RLRQ, c. E-15.1.0.1). Par contre, elle ne vérifie pas si le comportement d'un élu respecte les règles d'un code d'éthique et de déontologie. Cette responsabilité est dévolue à la Direction du contentieux et des enquêtes de la Commission.

En termes d'audit, quelle est la différence entre les municipalités de moins de 10 000 habitants et celles de 10 000 habitants et plus, mais de moins de 100 000 habitants?

Les municipalités de moins de 10 000 habitants sont assujetties à l’audit de la conformité de leurs opérations aux lois, aux règlements, aux politiques et aux directives qui leur sont applicables, ainsi qu’à la vérification de l’optimisation de leurs ressources (audit de performance).

Quant aux municipalités de 10 000 habitants et plus, mais de moins de 100 000 habitants, elles sont aussi assujetties à l’audit de la conformité de leurs opérations aux lois, aux règlements, aux politiques et aux directives qui leur sont applicables, mais l’audit de performance doit être confié à un vérificateur externe, aussi appelé « auditeur indépendant », désigné par la municipalité concernée. Toutefois, ces municipalités peuvent adopter un règlement, lequel est irrévocable, pour confier à la Commission le mandat d'audit de la performance. Pour les municipalités de 10 000 à 99 999 habitants, un audit de performance doit être effectué tous les deux ans, peu importe qui le réalise.

La Commission peut-elle auditer les comptes et les affaires des municipalités de 100 000 habitants et plus?

Non, la Commission n’est pas habilitée par la loi à auditer les comptes et les affaires des municipalités de 100 000 habitants et plus. Toutefois, la Commission peut, si le Conseil  le lui demande, agir comme vérificatrice du vérificateur général de cette municipalité.

La Vice-présidence à la vérification de la Commission détermine alors, dans la mesure qu’elle juge utile, les travaux nécessaires en ce qui a trait à l'audit de la conformité, de même que l’optimisation de ses ressources (audit de performance) de celui-ci.

Les organismes subventionnés par la municipalité, par exemple les organismes de loisirs, peuvent-ils faire l’objet d’un audit par la Vice-présidence à la vérification?

Oui, si l’organisme est une personne morale et qu’il remplit l’une des conditions suivantes :

  1. il fait partie du périmètre comptable de la municipalité;
  2. plus de 50 % des membres de son conseil d’administration sont nommés par la municipalité;
  3. la municipalité détient plus de 50 % de ses parts ou actions votantes.

Par ailleurs, même si l’organisme n’est pas une personne morale, il est également assujetti à la loi s’il est le mandataire ou l’agent de la municipalité ou que son conseil d’administration est composé d’au moins un membre du conseil de la municipalité ou que le budget de l’organisme est voté et approuvé par la municipalité.

Enfin, la Commission peut également procéder à l’audit des registres, des dossiers, des documents et des comptes d’une personne, d’un établissement, d’une institution, d’un organisme, d’une association ou d’une entreprise relativement à l’utilisation de toute aide accordée par la municipalité ou par un organisme municipal. L’audit se limite alors à l’utilisation de cette aide.

La Commission peut-elle imposer des sanctions à la municipalité, aux membres du Conseil ou à ses employés à la suite d’un audit?

Non, les pouvoirs de la Commission à la suite d’un audit sont limités à faire des recommandations à l’intérieur d’un rapport qui est communiqué à la municipalité ou à l’organisme visé et qui est rendu public. Un suivi de ces recommandations est par la suite effectué trois ans plus tard.

Un citoyen peut-il porter plainte et demander à la Vice-présidence à la vérification de procéder à un audit d’une municipalité?

Il importe de préciser que la Vice-présidence à la vérification n’est pas une ligne de signalement ni un bureau des plaintes. Toutefois, une personne peut communiquer en tout temps des informations pertinentes relatives à un audit potentiel visant une municipalité ou un organisme visé.

Ces informations peuvent ainsi être prises en considérations pour un audit éventuel. Elle conserve toutefois l’entière discrétion de procéder ou non à un tel audit.

L’identité des personnes qui communiquent à la Commission des informations relatives aux vérifications est confidentielle, à moins d’avis contraire de leur part.

Si un signalement ou une plainte concernant une vérification (audit) potentielle est déposé à la Commission, l’identité du plaignant demeure-t-elle confidentielle?

Oui, l’identité des personnes qui communiquent à la Commission des informations relatives aux vérifications est confidentielle, à moins d'avis contraire de leur part.

Généralement, comment sont identifiées les municipalités faisant l’objet d’une vérification (audit)?

Un processus de planification axé sur les risques est réalisé. Il est réévalué régulièrement afin de tenir compte de l'évolution du domaine municipal et de maximiser la valeur ajoutée de nos travaux. Ce processus considère plusieurs sources d'information, dont les sujets d'intérêt et les préoccupations véhiculées par les différents regroupements du monde municipal ou rapportés dans l'actualité, des analyses financières ou toute autre information pertinente relative à l'ensemble des aspects de la gestion municipale.

La Commission conserve toutefois l’entière discrétion de déterminer les municipalités et les organismes qui feront l’objet d’un audit en fonction de sa planification et de ses ressources, tout en respectant la fréquence précisée aux lois, le cas échéant. Elle pourra néanmoins tenir compte des commentaires ou plaintes qui lui sont adressés et des informations publiques relatives à certaines municipalités ou à certains organismes.

En matière d'audit des comptes et des affaires des municipalités et des organismes municipaux, quels sont les pouvoirs de la Commission pour réaliser ses mandats?

Les municipalités et les organismes visés de même que leurs fonctionnaires ou employés, sont tenus de fournir à la Commission, sur demande, les registres, rapports, documents, données, renseignements ou explications qu’elle juge nécessaires à la réalisation de son mandat d’audit.

Le rapport de la Commission à la suite d’un audit d’une municipalité est-il rendu public?

Oui, le rapport de la Commission faisant état des travaux réalisés par la Vice-présidence à la vérification est transmis aux organismes et municipalités concernés, qui doivent le déposer devant le conseil à la séance publique qui suit sa transmission. De plus, il est publié sur le site Internet de la Commission et transmis à la ministre.

La Commission peut-elle effectuer un audit d’une municipalité ou d’un organisme municipal lorsqu’elle y exerce des fonctions d’administratrice et de tutelle ?

Non, il doit y avoir une indépendance entre ces divers mandats. Conséquemment, elle ne peut effectuer d’audit lorsque la Commission y exerce ces fonctions, ni sur la période pendant laquelle elle a exercé de telles fonctions.

À quelle fréquence doit être réalisé un audit de performance dans les municipalités de 10 000 habitants et plus mais moins de 100 000 qui ont choisi de confier ce mandat à la Commission?

Les municipalités ayant fait le choix d’adopter un règlement pour confier ses mandats en matière d’audit de performance à la Commission doivent, contrairement aux autres mandats d’audit de la Commission, être auditées tous les deux ans. Elles doivent également être auditées tous les deux ans si elles confient le mandat d'audit de performance à un vérificateur externe.

La municipalité qui fait l’objet d’une vérification (audit) doit-elle assumer les frais de la Vice-présidence de la Commission?

Non, les salaires et les frais de déplacement du personnel de la Vice-présidence de la Commission sont assumés à même le budget de dépenses de la Commission. Toutefois, la loi prévoit que cette dernière peut exiger d’une municipalité de 100 000 habitants et plus de lui rembourser les dépenses qu’elle engage pour la vérification (audit) des comptes et des affaires de son vérificateur général. Par ailleurs, toute municipalité ou tout organisme faisant l’objet d’un audit doit fournir gratuitement à la Commission les locaux dont elle a besoin pour accomplir son mandat.

Par ailleurs, lorsqu’une municipalité de 10 000 habitants et plus, mais de moins de 100 000 habitants fait le choix d’adopter un règlement pour confier ses mandats en matière de vérification d’optimisation des ressources (audit de performance) à la Commission, la municipalité n'en assume pas les frais.