Foire aux questions

Mise en œuvre du projet de loi 155

Vérification des comptes et des affaires des municipalités et des organismes municipaux

En quoi consiste la vérification des comptes et des affaires des municipalités et des organismes municipaux?

La vérification des comptes et des affaires des municipalités et des organismes visés est une expression générale utilisée dans la Loi sur la Commission municipale (RLRQ, c. C-35), elle inclut deux catégories de vérification :

  1. la vérification de la conformité des opérations aux lois, aux règlements, aux politiques et aux directives qui sont applicables aux municipalités et organismes;
  2. la vérification de l’optimisation de leurs ressources.

Il importe de noter que l’expression « audit » est couramment utilisée pour signifier « vérification ».

La vérification (audit) de la conformité des opérations aux lois, aux règlements, aux politiques et aux directives s’applique-t-elle uniquement à ce qui est émis par le gouvernement?

Non, cet audit peut aussi viser les règlements, politiques et directives adoptées par la municipalité ou l’organisme concerné.

En quoi consiste la vérification de l’optimisation des ressources?

L’optimisation de ressources, aussi appelée « audit de performance », se définit comme étant la capacité d’utiliser les ressources disponibles (humaines, financières, matérielles et informationnelles) de façon optimale pour répondre aux besoins de la municipalité ou de l’organisme visé.

La définition d’optimale signifie plus spécifiquement une administration efficace, efficiente et économique des ressources à gérer.

À titre d’exemple, une municipalité peut agir conformément aux lois et aux règlements, mais rencontrer différentes difficultés dans sa gestion. Conséquemment, un audit de performance permet de faire ressortir les lacunes observées et d’émettre des recommandations pertinentes.

Quelles sont les différences entre « efficacité », « efficience » et « économie »?

La notion d’efficacité réfère à la réalisation des objectifs et à l’obtention des résultats escomptés.

Quant à celle de l’efficience, elle fait référence à faire le plus possible avec les ressources disponibles, en termes de quantité, de qualité et du moment opportun des extrants ou des résultats.

Enfin, la notion d’économie constitue l’obtention au meilleur prix possible des intrants requis, c’est-à-dire des ressources financières, humaines et matérielles, en quantité et qualité appropriées.

Quelle est la différence entre la vérification (l’audit) de la conformité des opérations aux lois, aux règlements, et politiques et aux directives et celle de l’optimisation des ressources (audit de performance)?

L’audit de la conformité des opérations aux lois, aux règlements, et politiques et aux directives consiste à s’assurer que la municipalité ou l’organisme visé ne contrevient pas à des règles tandis que l’audit de performance vise à mesurer si la municipalité ou l’organisme remplit sa mission en utilisant de façon optimale (efficace, efficiente et économique) les ressources disponibles.

La vérification (audit) dans les municipalités et les organismes municipaux réfère-t-elle à la vérification (audit) des états financiers ?

Non, l’audit effectué par la Commission porte notamment sur différents aspects de la gestion d’une municipalité ou de l’organisme visé, par exemple la planification des travaux, la sécurité, la gestion des risques, la gestion des immeubles municipaux, le remboursement des dépenses des élus et des employés, l’application des règlements municipaux, la gestion des documents, les relations avec les citoyens, les pratiques contractuelles, la gestion des normes environnementales, etc. L’audit des états financiers de la municipalité ou de l’organisme municipal est plutôt confié à un vérificateur externe, aussi appelé « auditeur indépendant ».

Quelles activités de la municipalité ou de l’organisme municipal peuvent faire l’objet d’une vérification (audit)?

Toutes les activités peuvent faire l’objet d’un audit par la Commission, à l’exception d’un audit portant sur les états financiers. Ce dernier est confié au vérificateur externe, aussi appelé « auditeur indépendant », de la municipalité ou de l’organisme concerné.

La vérification (audit) des comptes et des affaires des municipalités et des organismes municipaux peut-elle s’appliquer aux règles d’éthique et de déontologie?

Dans le cadre d’un audit, la Commission peut être amenée à vérifier la conformité d’un règlement municipal à la Loi sur l’éthique et la déontologie en matière municipale (RLRQ, c. E-15.1.0.1).

En termes de vérification (audit), quelle est la différence entre les municipalités de moins de 10 000 habitants et celles de 10 000 habitants et plus, mais de moins de 100 000 habitants?

Les municipalités de moins de 10 000 habitants sont assujetties à l’audit de la conformité de leurs opérations aux lois, aux règlements, aux politiques et aux directives qui leur sont applicables, ainsi qu’à la vérification de l’optimisation de leurs ressources (audit de performance).

Quant aux municipalités de 10 000 habitants et plus, mais de moins de 100 000 habitants, elles sont aussi assujetties à l’audit de la conformité de leurs opérations aux lois, aux règlements, aux politiques et aux directives qui leur sont applicables, mais l’audit de performance revient au vérificateur externe, aussi appelé « auditeur indépendant », désigné par la municipalité concernée. Toutefois, cette dernière peut adopter un règlement, lequel est irrévocable, pour confier à la Commission un tel mandat.

La Commission peut-elle vérifier (auditer) les comptes et les affaires des municipalités de 100 000 habitants et plus?

Non, la Commission n’est pas habilitée par la loi à auditer les comptes et les affaires des municipalités de 100 000 habitants et plus. Toutefois, une telle municipalité peut demander par résolution à la Commission de vérifier les comptes et affaires de son vérificateur général, en ce qui a trait à la vérification (audit) de la conformité, de même que l’optimisation de ses ressources (audit de performance).

Les organismes de loisirs subventionnés par la municipalité peuvent-ils faire l’objet d’une vérification (audit) par la Commission?

Oui, si l’organisme est une personne morale et qu’il remplit l’une des conditions suivantes :

  • il fait partie du périmètre comptable de la municipalité;
  • plus de 50% des membres de son conseil d’administration sont nommés par la municipalité
  • la municipalité détient plus de 50% de ses parts ou actions votantes.

Par ailleurs, même si l’organisme n’est pas une personne morale, il est également assujetti à la loi s’il est le mandataire ou l’agent de la municipalité ou que son conseil d’administration est composé d’au moins un membre du conseil de la municipalité ou que le budget de l’organisme est voté et approuvé par la municipalité.

Enfin, la Commission peut également procéder à l’audit des registres, des dossiers, des documents et des comptes d’une personne, d’un établissement, d’une institution, d’un organisme, d’une association ou d’une entreprise relativement à l’utilisation de toute aide accordée par la municipalité ou par un organisme municipal. L’audit se limite alors à l’utilisation de cette aide.

La Commission peut-elle imposer des sanctions à la municipalité, aux membres du Conseil ou à ses employés à la suite d’une vérification (audit)?

Non, les pouvoirs de la Commission à la suite d’un audit sont limités à faire des recommandations à l’intérieur d’un rapport qui est communiqué à la municipalité ou à l’organisme visé et qui est rendu public.

Un citoyen peut-il porter plainte et demander à la Commission de procéder à une vérification (audit) des opérations aux lois, aux règlements, aux politiques et aux directives qui lui sont applicables ou à une vérification de l’optimisation des ressources (audit de performance) d’une municipalité?

Oui, une personne peut communiquer en tout temps à la Commission des informations pertinentes à un audit des comptes et des affaires d’une municipalité ou d’un organisme visé. La Commission conserve toutefois l’entière discrétion de procéder ou non à un tel audit.

Si une plainte concernant une vérification (audit) potentielle est déposée à la Commission, l’identité du plaignant demeure-t-elle confidentielle?

Oui, l’identité des personnes qui communiquent à la Commission des informations relatives aux vérifications est confidentielle.

La municipalité qui fait l’objet d’une vérification (audit) doit-elle assumer les frais de la Commission?

Non, les salaires et les frais de déplacement du personnel de la Commission sont assumés à même le budget de fonctionnement de la Commission. Toutefois, cette dernière peut exiger d’une municipalité de 100 000 habitants et plus de lui rembourser les dépenses qu’elle engage pour la vérification (audit) des comptes et des affaires de son vérificateur général. Par ailleurs, toute municipalité ou tout organisme faisant l’objet d’un audit doit fournir gratuitement à la Commission les locaux dont elle a besoin pour accomplir son mandat.

Par ailleurs, lorsqu’une municipalité de 10 000 habitants et plus, mais de moins de 100 000 habitants fait le choix d’adopter un règlement pour confier ses mandats en matière de vérification d’optimisation des ressources (audit de performance) à la Commission, aucuns frais ne sont également assumés par la municipalité.

Généralement, comment sont identifiées les municipalités faisant l’objet d’une vérification (audit)?

La Commission conserve l’entière discrétion de déterminer les municipalités et les organismes qui feront l’objet d’un audit en fonction de sa planification et de ses ressources. Elle pourra néanmoins tenir compte des commentaires ou plaintes qui lui sont adressés et des informations publiques relatives à certaines municipalités ou à certains organismes.

À quelle fréquence doit être réalisée une vérification de l’optimisation des ressources (audit de performance) pour les municipalités de 10 000 habitants et plus mais moins de 100 000 qui ont choisi de confier ce mandat à la Commission?

Les municipalités ayant fait le choix d’adopter un règlement pour confier ses mandats en matière d’audit de performance à la Commission doivent, contrairement aux autres mandats d’audit de la Commission, être auditées tous les deux ans.

En matière de vérification (audit) des comptes et des affaires des municipalités et des organismes municipaux, quels sont les pouvoirs de la Commission pour réaliser ses mandats d’audit?

Les municipalités et les organismes visés de même que leurs fonctionnaires ou employés, sont tenus de fournir à la Commission, sur demande, les registres, rapports, documents, données, renseignements ou explications qu’elle juge nécessaires à la réalisation de son mandat d’audit.

Le rapport de la Commission à la suite d’une vérification (audit) d’une municipalité est-il rendu public?

Oui, le rapport de la Commission est transmis aux organismes et municipalités concernés, qui doivent le déposer devant le conseil à la séance publique qui suit sa transmission. De plus, il est publié sur le site Internet de la Commission et transmis au ministre.

La Commission peut-elle effectuer une vérification (audit) d’une municipalité ou d’un organisme municipal lorsqu’elle y exerce des fonctions d’administratrice et de tutelle ?

Non, il doit y avoir une indépendance entre ces divers mandats. Conséquemment, elle ne peut effectuer d’audit lorsque la Commission y exerce ces fonctions, ni sur la période pendant laquelle elle a exercé de telles fonctions.