L'audit de conformité
Auteure : Mme Vicky Lizotte, FCPA auditrice, FCA, vice-présidente à la vérification de la Commission municipale du Québec
En décembre 2020, la Vice-présidence à la vérification de la Commission municipale du Québec (CMQ) publiait un premier rapport d’audit de conformité portant sur le processus encadrant l’adoption des règlements municipaux. Deux autres audits de conformité, étaient annoncés, en novembre et en décembre 2020, respectivement dans 12 et 100 municipalités.
À quoi s’attendre comme municipalité sélectionnée pour un audit ?
La Vice-présidence à la vérification de la CMQ peut notamment effectuer des audits de conformité. Ce type d’audit a pour but de s’assurer qu’une municipalité respecte les exigences spécifiées aux lois, aux règlements, aux politiques et aux directives qui s’appliquent au sujet de l’audit. Nos audits de conformité sont réalisés selon les normes de certification publiées par CPA Canada et, comme ces dernières le précisent, nous ne fournissons aucun avis juridique. Ainsi, nos constats ne peuvent déterminer la validité ou la légalité d’un règlement ou d’un acte municipal, ce que seul un tribunal peut trancher. Dans le rapport publié en décembre dernier, le processus d’adoption des règlements sélectionnés a été vérifié afin de s’assurer que celui-ci respecte les exigences spécifiées par différentes lois, notamment la Loi sur les cités et villes, la Loi sur l’aménagement et l’urbanisme ou la Loi sur le traitement des élus municipaux.
De quelle façon la municipalité peut-elle se préparer à l’audit ?
Avant tout, la municipalité est d’abord avisée par la CMQ qu’elle a été sélectionnée pour un audit. La vice-présidente à la vérification lui transmet une lettre de mission afin de l’informer du début des travaux. Des échanges ont par la suite lieu entre la directrice responsable de l’audit et la direction générale de la municipalité pour désigner des personnes-ressources pour l’audit. Ces échanges permettront également de transmettre les informations relatives au déroulement de l’audit et à son fonctionnement ainsi que de répondre aux questions de la municipalité.
Nous recueillons ensuite les renseignements nécessaires afin d’effectuer les analyses requises en fonction du sujet de l’audit. Plus particulièrement, dans le cadre de l’audit de conformité sur le processus encadrant le processus d’adoption des règlements, une rencontre virtuelle avec le service du greffe est tenue afin de discuter de la procédure d’adoption des règlements et des contrôles internes en place liés à cette activité. D’autres sujets, comme le risque de fraude, sont également abordés avec la municipalité. Ne soyez pas surpris : il s’agit d’une obligation en respect des normes de certification de CPA Canada qui s’applique à tout audit ! Par la suite, l’équipe d’audit demandera à la municipalité une copie de certains documents nécessaires aux travaux. Selon la teneur des documents, l’utilisation d’un site sécurisé pour leur transmission peut être privilégiée. Une municipalité n’a donc pas besoin de se préparer d’avance aux travaux d’audit, mais doit se rendre disponible selon les moments fixés avec l’équipe d’audit et transmettre les documents nécessaires aux travaux d’audit dans les délais convenus, afin de respecter les échéanciers.
Comment se déroulent les travaux ?
Une fois l’annonce de l’audit et les étapes préliminaires complétées, l’équipe d’audit procède à l’analyse détaillée. Dans le cadre du processus d’adoption des règlements, l’analyse portait sur près de 200 règlements municipaux et elle permettait d’évaluer la conformité de la municipalité à l’égard de chacun des critères d’audit. Chacune des 28 municipalités auditées a donc transmis, de façon électronique et à l’aide d’un site sécurisé, les documents relatifs aux règlements vérifiés. Si, lors de ces travaux, certains documents ne permettaient pas d’effectuer toutes les vérifications prévues, des communications supplémentaires ont lieu avec la municipalité auditée afin d’obtenir des précisions ou des documents complémentaires.
L’équipe d’audit maintient une communication constante avec la municipalité auditée afin de rendre compte de l’avancement des travaux d’audit et de leurs résultats. Il est à noter que dans les circonstances actuelles de la pandémie de COVID-19, l’ensemble du personnel de la Vice-présidence à la vérification de la CMQ priorise les rencontres et les entrevues virtuelles, sauf si des rencontres en personne sont considérées essentielles par l’équipe, auquel cas un protocole sanitaire approuvé par la santé publique est appliqué lors du déplacement.
De quelle façon les constats relevés lors de l’audit sont-ils présentés ?
Dans une perspective d’amélioration continue, les déficiences relevées lors de l’analyse détaillée sont présentées à la municipalité auditée, accompagnées des causes et des conséquences de celles-ci. Le personnel concerné de la municipalité est appelé à valider ces constats pour s’assurer que tous les éléments pertinents ont été pris en compte par l’équipe d’audit. Lors des travaux d’audit sur le processus encadrant l’adoption des règlements, des non-conformités à différentes étapes du processus ont été observées dans 23 des 28 des municipalités auditées, dont l’importance pouvait varier. Les principaux constats relevés sont les suivants :
- Les étapes spécifiques pour l’adoption des règlements et pour l’entrée en vigueur de ces derniers ont révélé plusieurs non-conformités, peu importe le type de règlements analysés.
- Plusieurs non-conformités ont été décelées pour l’adoption du règlement sur le traitement des élus, plus précisément en ce qui a trait aux mentions obligatoires à inclure dans l’avis public.
- Des cas de non-conformité ont été soulevés relativement au respect de pratiquement chacune des étapes requises reliées à l’adoption des règlements liés à l’urbanisme, sans toutefois être présents de façon généralisée.
Comment la municipalité prend-elle connaissance du rapport d’audit ?
Le rapport d’audit rend compte de la conformité de la municipalité par rapport à l’ensemble des critères d’audit sous forme de constats et de recommandations. La Vice-présidence à la vérification mise sur une approche de valeur ajoutée pour l’ensemble des municipalités. Au terme de la rédaction du projet de rapport, une validation de ce dernier est effectuée auprès de la municipalité. La municipalité est invitée à fournir ses commentaires officiels, qui seront intégrés dans le rapport final qui sera rendu public. La direction de la municipalité est également conviée à signer une déclaration de la direction (comparable à ce qui est exigé lors de l’audit du rapport financier) de même qu’un formulaire concernant l’adhésion de la direction aux recommandations formulées.
Une seule recommandation a été formulée lors de l’audit portant sur le processus encadrant l’adoption des règlements. En effet, certaines déficiences dans la conception et le fonctionnement des contrôles ont été constatés, bien que la majorité des municipalités utilisent des listes de contrôle afin de suivre le processus. Ainsi, les contrôles internes pertinents doivent être bonifiés afin d’assurer le respect des dispositions législatives relatives au processus d’adoption des règlements.
Quelles sont les suites de l’audit ?
Le rapport qui fait état des constats et des recommandations est transmis à la municipalité, rendu public sur le site Internet de la Commission, puis envoyé à la ministre des Affaires municipales et de l’Habitation.
Chaque municipalité doit élaborer un plan d’action pour appliquer les recommandations, et ce, habituellement dans les trois mois après le dépôt du rapport. La Commission effectue, généralement après trois ans suivant la publication du rapport, un suivi des recommandations formulées pour évaluer leur degré d’application.
Consultez le rapport d’audit, l’ensemble des constats formulés et la recommandation faite en cliquant sur le lien suivant : www.cmq.gouv.qc.ca/rapports
Consulter le Guide à l’intention des municipalités et organismes municipaux audités en cliquant sur le lien suivant : www.cmq.gouv.qc.ca/fr/verification-municipale/l-abc-de-l-audit-municipal/l-approche
Article publié dans CARREFOUR, le magazine officiel de la Corporation des officiers municipaux agréés du Québec (COMAQ), en mars 2021.
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À la suite des modifications apportées à l'immeuble, par exemple, une construction, un agrandissement ou un changement de propriétaire, la municipalité expédie un avis de modification du rôle au propriétaire ou à l'occupant inscrit au rôle d'évaluation. La municipalité informe ainsi le propriétaire ou l'occupant des changements qu'elle a apportés au rôle. On pourra notamment lire sur l'avis le nom du nouveau propriétaire ou la nouvelle valeur de l'immeuble à la suite d'une construction.
Le ministre de la Justice tient le Registre des commissaires à l’assermentation, dans lequel figure le nom des personnes qu’il a désignées pour faire prêter serment. Vous pouvez consulter le registre des commissaires à l'assermentation à l'adresse suivante : assermentation.justice.gouv.qc.ca
Services Québec offre le service d’assermentation dans plusieurs de ses bureaux. Pour plus d’information, vous pouvez consulter le site gouv.qc.ca/portail/quebec/servicesquebec
Il est obligatoire de vous faire assermenter, sinon votre demande sera incomplète.
La seule personne qui peut demander l’exemption des taxes municipales est celle qui paie les taxes directement à la municipalité.
Le compte de taxes de la municipalité doit être au nom de votre organisme. Si le compte de taxes est au nom d’une autre personne, vous ne pouvez pas demander d’exemption de taxes.
Activité ponctuelle qui permet de prévenir, d’identifier et parfois de corriger les situations de dépassement ou de mauvaise utilisation des ressources financières. Ce contrôle est appliqué principalement au moment de l’autorisation de la dépense et au moment de l’autorisation du paiement.
Crédits déterminés en soustrayant de l’ensemble des crédits votés les dépenses payées et à payer de même que les dépenses engagées.
Est la date de délivrance de vos lettres patentes ou de votre acte constitutif. Cette information se trouve généralement sur la page titre ou la dernière page de vos premières lettres patentes ou de votre premier acte constitutif.
Procédure judiciaire utilisée par la Direction du contentieux et des enquêtes de la Commission, le Procureur général du Québec, la municipalité ou un citoyen pour saisir un juge de la Cour supérieure d’une demande visant à faire déclarer un élu municipal incapable provisoirement d’exercer toute fonction liée à sa charge.
Le formulaire doit être signé par un dirigeant de l'organisme.
Seul un dirigeant de l’organisme peut faire la déclaration sous serment prévue au formulaire.
On entend par dirigeant, un membre du conseil d'administration ou une personne occupant une fonction telle que : président, vice-président, secrétaire, trésorier, directeur ou directeur général.
L'immeuble est composé du terrain et des bâtiments qui s'y trouvent. Les personnes habilitées à faire prêter serment sont :
• Les commissaires à l'assermentation
• Les greffiers d'une cour de justice et leur adjoint
• Les avocats et les notaires
• Les maires, les greffiers ou les secrétaires-trésoriers de toutes les municipalités, mais uniquement dans les limites de leur municipalité
• Le secrétaire général, les secrétaires généraux adjoints et les secrétaires adjoints de l'Assemblée nationale
• Les juges de paix
Si vous recevez un compte de votre propriétaire, vous ne pouvez pas demander l’exemption. Ce compte n’est pas un vrai compte de taxes envoyé par la municipalité.
C’est souvent une condition du bail commercial que vous avez signé. La Commission ne peut pas vous exempter d’une condition prévue dans votre bail.
Un immeuble dont le propriétaire est l’État, le gouvernement du Canada, une institution religieuse, une municipalité, une commission scolaire, un collège, une université, un hôpital, un CLSC ou un autre établissement public est automatiquement exempté du paiement des taxes par la Loi sur la fiscalité municipale (article 204 de la LFM). Cependant si cet immeuble est occupé par un OBNL, l'immeuble redevient imposable et il est inscrit au nom de l’OBNL au rôle d’évaluation foncière de la municipalité. L'OBNL doit payer les taxes directement à la municipalité, comme s’il était propriétaire de l’immeuble. L’OBNL doit inscrire la date de son dernier bail. S’il n’y a pas de bail, l’OBNL doit inscrire la date où il a emménagé dans l’immeuble.
Vous devez être un organisme à but non lucratif (OBNL) pour demander une exemption de taxes à la Commission. L’OBNL est créé en application d’une loi. Il a sa propre existence en tant qu’organisme. Un individu ne peut pas demander d’exemption de taxes à la Commission.
Les statuts constitutifs (lettres patentes ou autres) prouvent que l’OBNL a son existence propre. Ils prouvent aussi le but non lucratif. L’OBNL ne doit pas permettre aux membres de faire des profits (remise en argent, ristourne, avantage financier, gain en capital, etc.).
Le NEQ (numéro d’enregistrement au Registre des entreprises prouve que l’OBNL existe présentement. Un OBNL dont l'immatriculation est radiée au Registre des entreprises du Québec ne peut pas demander d'exemption de taxes.
Vous pouvez consulter gratuitement le Registre des entreprises du Québec pour vérifier l’existence de l’OBNL et la loi qui a permis sa création.
Une personne habile à voter est une personne majeure, de citoyenneté canadienne, qui n'est pas en curatelle, qui n'est pas frappée d'aucune incapacité de voter et qui remplit une des deux conditions suivantes :
- Est domiciliée sur le territoire de la municipalité depuis au moins six mois
ou
- Est depuis au moins 12 mois propriétaire d'un immeuble ou l'occupant d'un établissement d'entreprise situé sur le territoire de la municipalité
Un organisme à but non lucratif qui est titulaire d'un droit de propriété. Le propriétaire possède un document (généralement un acte de vente) qui constate la propriété de l'immeuble.
Ces documents prouvent que l’organisme est constitué en personne morale à but non lucratif. Les statuts constitutifs sont différents selon la loi qui régit l’organisme :
Les organismes à but non lucratif sont souvent constitués par lettres patentes sous la Partie III de la Loi sur les compagnies du Québec ou par certificat sous la Loi canadienne sur les organismes à but non lucratif.
Les coopératives sont constituées par des statuts de coopérative en vertu de la Loi sur les coopératives.
D'autres organismes sont constitués en vertu d'une loi privée, par exemple les Chevaliers de Colomb et la Société Saint-Vincent-de-Paul. Ces organismes ont un certificat attestant leur constitution.
Documents égarés ou détruits
Vous pouvez généralement en obtenir un exemplaire en vous adressant à l'autorité qui vous les a délivrés. Il s'agit dans la plupart des cas du Registre des entreprises du Québec.
Activité en continu qui permet d’être vigilant quant à l'utilisation des crédits disponibles. Cette activité est réalisée durant tout le cycle budgétaire et s'appuie sur l’existence de mécanismes d’analyse et de reddition de comptes.
Taxe imposée par une municipalité aux établissements d’entreprise. Le compte de taxes envoyé par un propriétaire au locataire qui doit assumer les taxes municipales en raison d’un bail commercial n’est pas une taxe d’affaires.
Taxes imposées par une municipalité à la personne au nom de qui l’unité d’évaluation est inscrite au rôle d’évaluation foncière.
Les taxes foncières et la taxe d’affaires sont des taxes municipales.