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La Commission
1er juin 2021
Vérification municipale

L'information nécessaire aux citoyens pour comprendre la taxation

Retour sur l'audit de performance

Auteure : Mme Lizotte Vicky, vice-présidente à la vérification à la Commission municipale du Québec

En 2019, la taxation représentait près de 80 % des revenus de fonctionnement des municipalités du Québec de moins 100 000 habitants. Il est donc légitime pour les citoyens de s’attendre à une communication transparente des renseignements sur l’établissement de ces taxes et sur la gestion financière de leur municipalité. La Commission municipale du Québec (CMQ) s’est intéressée au sujet et a publié, le 2 mars dernier, son rapport d’audit portant sur l’information aux citoyens relative à la taxation.

L’information relative à la taxation a été définie dans le cadre de l’audit comme l’ensemble des renseignements fournis aux citoyens pour expliquer l’établissement et l’évolution de la taxation, notamment les liens entre le coût et le financement des ressources de la municipalité et les services rendus par celle-ci. Plusieurs documents présentent des renseignements pertinents au sujet de la taxation, parmi lesquels le budget, le rapport financier et le rapport du maire sur les faits saillants, les bulletins Web et les procèsverbaux du conseil.

Dans plusieurs situations, les lois exigent qu’une municipalité dépose, présente ou approuve de l’information financière. Elles dictent aussi la façon de le faire et donnent des indications sur le contenu de cette information. Les exigences prévoient également d’aviser les citoyens que de l’information est ou sera disponible à une date donnée, et de leur garantir un délai minimal pour qu’ils puissent en prendre connaissance. Ces formalités constituent les règles minimales à respecter pour s’assurer que les citoyens sont adéquatement renseignés et à un moment où il leur est encore possible de réagir et de communiquer éventuellement avec l’administration municipale ou les membres du conseil. Toutefois, il n’est pas suffisant de se conformer simplement aux dispositions des lois et des règlements régissant l’information à présenter publiquement.

L’accès, en temps opportun, à de l’information favorisant une compréhension juste de l’utilisation des fonds publics est un gage de transparence et demeure essentiel à une saine démocratie.

LES PRNCIPALES ÉTAPES : Il s’agissait, dans un premier temps, d’évaluer si l’information fournie par les municipalités auditées était fiable, claire et accessible aux citoyens, en plus de s’assurer qu’elle était suffisante pour leur compréhension, conforme aux exigences applicables, et disponible aux citoyens en temps opportun. L’audit s’est concentré sur les principales étapes de la gestion financière (voir la figure).Le conflit d’intérêts peut se définir comme étant toute situation où l’intérêt personnel d’un membre du conseil municipal ou celui d’une autre personne peut influencer son indépendance de jugement. 

 

LES ÉTATS COMPARATIFS 

Deux états comparatifs doivent être déposés lors de la dernière séance ordinaire du conseil, tenue au moins quatre semaines avant la séance où le budget de l’exercice financier suivant doit être adopté. Ils permettent de comparer les revenus et les dépenses réels de l’exercice financier en cours et ceux de l’exercice précédent sur une période définie (176.4 CM et 105.4 LCV), et de constater l’état Gouvernance municipale En 2019, la taxation représentait près de 80 % des revenus de fonctionnement des municipalités du Québec de moins 100 000 habitants. Il est donc légitime pour les citoyens de s’attendre à une communication transparente des renseignements sur l’établissement de ces taxes et sur la gestion financière de leur municipalité. La Commission municipale du Québec (CMQ) s’est intéressée au sujet et a publié, le 2 mars dernier, son rapport d’audit portant sur l’information aux citoyens relative à la taxation.
 

LE BUDGET, LE PTI ET LE RÈGLEMENT DE TAXATION

L’information disponible à cette étape joue un rôle important dans la compréhension qu’a le citoyen en ce qui a trait à l’établissement et la gestion des revenus de taxes. Précédée d’au moins 8 jours par un avis public, la séance de l’adoption du budget et du PTI doit être exclusive aux délibérations portant sur ceux-ci. Ainsi, toute l’attention se concentre sur l’information pertinente aux documents adoptés et sur les questions des élus et des citoyens à leur sujet. À la suite de leur adoption, le budget et le PTI, ou un document qui les explique, doivent être distribués gratuitement à chaque adresse civique ou, si le conseil l’a décrété, être publiés dans un journal distribué sur le territoire de la municipalité.

Après avoir été déposé en séance du conseil municipal, un document explicatif du budget doit être publié. Il doit minimalement indiquer les prévisions budgétaires pour l’exercice financier courant et le précédent. Le document
explicatif devrait présenter l’information de manière que les variations significatives de revenus et de dépenses soient mises en évidence, expliquées et mises en relation avec leur effet sur la taxation. Précisons que le règlement de taxation est assujetti aux dispositions législatives encadrant l’adoption des règlements.

 

LE RAPPORT FINANCIER ET LES RENSEIGNEMENTS AFFÉRENTS

Chaque année, la municipalité doit rendre des comptes sur l’utilisation de ses ressources financières en rédigeant, entre autres, un rapport financier portant sur la période du 1er janvier au 31 décembre, lequel doit être transmis au ministère des Affaires municipales et de l’Habitation au plus tard le 15 mai suivant. Ce rapport, qui permet aux citoyens de se renseigner sur la gestion financière de leur municipalité, devrait être accessible et celle-ci devrait en faciliter la consultation, par exemple en le publiant sur son site Web.

Lors d’une séance ordinaire du conseil tenue au plus tard en juin, le maire doit faire rapport des faits saillants du rapport financier et du rapport de l’auditeur indépendant. Ce rapport doit être diffusé sur le territoire conformément aux modalités déterminées par le conseil. Lorsqu’il est fiable, clair et complet, c’est un outil intéressant qui vulgarise les états financiers et qui facilite la compréhension des citoyens quant à la gestion financière de la municipalité.

 

LA GESTION DE L'INFORMATION: UNE ACTIVITÉ TRANSVERSALE

La qualité de l’information fournie devrait être une préoccupation intégrée dans l’ensemble des fonctions de gestion de la municipalité. Il est donc utile de se doter d’outils de travail pour extraire les renseignements et des lignes directrices pour déterminer les éléments significatifs à mettre de l’avant dans l’information à fournir aux citoyens. La municipalité peut utiliser différents moyens pour communiquer, et présenter les renseignements grâce à des illustrations simples et des termes harmonisés et compréhensibles. L’information devrait demeurer disponible sur une période suffisamment longue pour permettre aux citoyens de la retrouver et de suivre l’évolution de la situation. L’objectif est de joindre le plus grand nombre d’entre eux et de s’assurer qu’ils disposent des renseignements utiles à leur participation à la vie municipale. 

Pour consulter ce rapport d’audit de performance, rendez-vous à la section des rapports publiés. 

 

Article publié dans  le QUORUM, le magazine officiel de la Fédération québécoise des municipalités (FQM), en juin 2021

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Commentaires
Le 10/01/2023 à 11:11
Claude Granger
« L'information sur le dépôt du budget de notre municipalité, leur info est très vague nous devons nous battre avec l'administration pour avoir l'information, nous faisons des demandes par écrit sans réponse. Cette année j'ai demandé des précisions sur l'augmentation drastique de plus de 900 000.00$ sur la voirie aucune réponse. Nous avons un conseil et une administration qui semble vouloir cacher de chose au citoyen qui s'implique dans leur municipalité. Nous aimerions avoir des gens du ministère qui viennent vérifier leur action, mais ils semble impossible que ceci arrivent. »

À la suite des modifications apportées à l'immeuble, par exemple, une construction, un agrandissement ou un changement de propriétaire, la municipalité expédie un avis de modification du rôle au propriétaire ou à l'occupant inscrit au rôle d'évaluation. La municipalité informe ainsi le propriétaire ou l'occupant des changements qu'elle a apportés au rôle. On pourra notamment lire sur l'avis le nom du nouveau propriétaire ou la nouvelle valeur de l'immeuble à la suite d'une construction.

Le ministre de la Justice tient le Registre des commissaires à l’assermentation, dans lequel figure le nom des personnes qu’il a désignées pour faire prêter serment. Vous pouvez consulter le registre des commissaires à l'assermentation à l'adresse suivante : assermentation.justice.gouv.qc.ca

Services Québec offre le service d’assermentation dans plusieurs de ses bureaux. Pour plus d’information, vous pouvez consulter le site gouv.qc.ca/portail/quebec/servicesquebec

Il est obligatoire de vous faire assermenter, sinon votre demande sera incomplète.

La seule personne qui peut demander l’exemption des taxes municipales est celle qui paie les taxes directement à la municipalité.

Le compte de taxes de la municipalité doit être au nom de votre organisme. Si le compte de taxes est au nom d’une autre personne, vous ne pouvez pas demander d’exemption de taxes.

Activité ponctuelle qui permet de prévenir, d’identifier et parfois de corriger les situations de dépassement ou de mauvaise utilisation des ressources financières. Ce contrôle est appliqué principalement au moment de l’autorisation de la dépense et au moment de l’autorisation du paiement.

Crédits déterminés en soustrayant de l’ensemble des crédits votés les dépenses payées et à payer de même que les dépenses engagées.

Est la date de délivrance de vos lettres patentes ou de votre acte constitutif. Cette information se trouve généralement sur la page titre ou la dernière page de vos premières lettres patentes ou de votre premier acte constitutif. 

Procédure judiciaire utilisée par la Direction du contentieux et des enquêtes de la Commission, le Procureur général du Québec, la municipalité ou un citoyen pour saisir un juge de la Cour supérieure d’une demande visant à faire déclarer un élu municipal incapable provisoirement d’exercer toute fonction liée à sa charge.

Le formulaire doit être signé par un dirigeant de l'organisme.

Seul un dirigeant de l’organisme peut faire la déclaration sous serment prévue au formulaire.

On entend par dirigeant, un membre du conseil d'administration ou une personne occupant une fonction telle que : président, vice-président, secrétaire, trésorier, directeur ou directeur général.

L'immeuble est composé du terrain et des bâtiments qui s'y trouvent. Les personnes habilitées à faire prêter serment sont :
•    Les commissaires à l'assermentation
•    Les greffiers d'une cour de justice et leur adjoint
•    Les avocats et les notaires
•    Les maires, les greffiers ou les secrétaires-trésoriers de toutes les municipalités, mais uniquement dans les limites de leur municipalité
•    Le secrétaire général, les secrétaires généraux adjoints et les secrétaires adjoints de l'Assemblée nationale
•    Les juges de paix

Si vous recevez un compte de votre propriétaire, vous ne pouvez pas demander l’exemption. Ce compte n’est pas un vrai compte de taxes envoyé par la municipalité.

C’est souvent une condition du bail commercial que vous avez signé. La Commission ne peut pas vous exempter d’une condition prévue dans votre bail.

Un immeuble dont le propriétaire est l’État, le gouvernement du Canada, une institution religieuse, une municipalité, une commission scolaire, un collège, une université, un hôpital, un CLSC ou un autre établissement public est automatiquement exempté du paiement des taxes par la Loi sur la fiscalité municipale (article 204 de la LFM). Cependant si cet immeuble est occupé par un OBNL, l'immeuble redevient imposable et il est inscrit au nom de l’OBNL au rôle d’évaluation foncière de la municipalité. L'OBNL doit payer les taxes directement à la municipalité, comme s’il était propriétaire de l’immeuble. L’OBNL doit inscrire la date de son dernier bail. S’il n’y a pas de bail, l’OBNL doit inscrire la date où il a emménagé dans l’immeuble.

Vous devez être un organisme à but non lucratif (OBNL) pour demander une exemption de taxes à la Commission. L’OBNL est créé en application d’une loi. Il a sa propre existence en tant qu’organisme. Un individu ne peut pas demander d’exemption de taxes à la Commission.

Les statuts constitutifs (lettres patentes ou autres) prouvent que l’OBNL a son existence propre. Ils prouvent aussi le but non lucratif. L’OBNL ne doit pas permettre aux membres de faire des profits (remise en argent, ristourne, avantage financier, gain en capital, etc.).

Le NEQ (numéro d’enregistrement au Registre des entreprises prouve que l’OBNL existe présentement. Un OBNL dont l'immatriculation est radiée au Registre des entreprises du Québec ne peut pas demander d'exemption de taxes.

Vous pouvez consulter gratuitement le Registre des entreprises du Québec pour vérifier l’existence de l’OBNL et la loi qui a permis sa création.

Une personne habile à voter est une personne majeure, de citoyenneté canadienne, qui n'est pas en curatelle, qui n'est pas frappée d'aucune incapacité de voter et qui remplit une des deux conditions suivantes :

- Est domiciliée sur le territoire de la municipalité depuis au moins six mois

ou

- Est depuis au moins 12 mois propriétaire d'un immeuble ou l'occupant d'un établissement d'entreprise situé sur le territoire de la municipalité

Un organisme à but non lucratif qui est titulaire d'un droit de propriété. Le propriétaire possède un document (généralement un acte de vente) qui constate la propriété de l'immeuble.

Ces documents prouvent que l’organisme est constitué en personne morale à but non lucratif. Les statuts constitutifs sont différents selon la loi qui régit l’organisme :

Les organismes à but non lucratif sont souvent constitués par lettres patentes sous la Partie III de la Loi sur les compagnies du Québec ou par certificat sous la Loi canadienne sur les organismes à but non lucratif.

Les coopératives sont constituées par des statuts de coopérative en vertu de la Loi sur les coopératives.

D'autres organismes sont constitués en vertu d'une loi privée, par exemple les Chevaliers de Colomb et la Société Saint-Vincent-de-Paul. Ces organismes ont un certificat attestant leur constitution.

Documents égarés ou détruits

Vous pouvez généralement en obtenir un exemplaire en vous adressant à l'autorité qui vous les a délivrés. Il s'agit dans la plupart des cas du Registre des entreprises du Québec.

Activité en continu qui permet d’être vigilant quant à l'utilisation des crédits disponibles. Cette activité est réalisée durant tout le cycle budgétaire et s'appuie sur l’existence de mécanismes d’analyse et de reddition de comptes.

Taxe imposée par une municipalité aux établissements d’entreprise. Le compte de taxes envoyé par un propriétaire au locataire qui doit assumer les taxes municipales en raison d’un bail commercial n’est pas une taxe d’affaires.

Taxes imposées par une municipalité à la personne au nom de qui l’unité d’évaluation est inscrite au rôle d’évaluation foncière.

Les taxes foncières et la taxe d’affaires sont des taxes municipales.