La gestion d’actifs, ça commence par une information de qualité
Auteure : Mme Vicky Lizotte, vice-présidente à la vérification à la Commission municipale du Québec
Les municipalités ont sous leur responsabilité plusieurs infrastructures essentielles, dont la valeur monétaire s’avère particulièrement importante, pour assurer des services de qualité à leurs citoyens. Citons, par exemple, leur réseau d’aqueduc, leur système de collecte et de
traitement des eaux usées, leurs routes et leurs bâtiments.
Mais qu’en est-il vraiment de l’information que les municipalités possèdent sur leurs infrastructures ?
C’est sur cet aspect que la Vice-présidence à la vérification de la CMQ s’est penchée dans le cadre d’un audit de performance portant sur l’information relative à la gestion d’actifs en immobilisations. Le rapport, publié en février 2021, concerne trois municipalités avec une population variant entre 2 000 et 5 000 habitants, soit Sainte-Claire, Weedon et Pohénégamook.
L’objectif était de s’assurer que les municipalités auditées disposaient de l’information essentielle sur leurs actifs en immobilisations et que celle-ci était fiable, accessible et utile pour une prise de décision éclairée. Concrètement, cela signifie avoir un inventaire de base, détenir des données physiques, d’état et financières en plus de connaître les risques concernant leurs actifs, ce qui implique d’avoir mis en place des mécanismes et des outils adaptés pour collecter, consigner et utiliser ces données.
Il a été constaté que les trois municipalités disposaient déjà de plusieurs données et de renseignements sur leurs actifs, mais qu’elles n’avaient pas d’approche globale pour les regrouper dans une base de données ou un registre. Aussi, elles n’avaient pas mis en place les conditions pour organiser et partager ces données afin qu’elles soient accessibles et exploitables par d’autres membres de l’équipe municipale et par les décideurs.
L’absence d’une démarche structurée de gestion d’actifs explique en partie pourquoi la responsabilité de collecter et de consigner les données n’a pas été attribuée de façon formelle. Cela explique également pourquoi des mécanismes de contrôle n’ont pas été mis en place pour s’assurer que l’information soit fiable et à jour.
Le risque encouru pour ces municipalités est la perte de la mémoire organisationnelle sur les infrastructures et l’équipement qu’elles possèdent. Les employés cumulant plusieurs années d’expérience ont une bonne connaissance des actifs et de leur état, mais le mouvement de personnel peut fragiliser cette connaissance si elle n’est pas consignée et organisée. De plus, lorsque les données comme celles sur l’état ne sont pas facilement ccessibles, il est dificile pour les gestionnaires d’avoir l’heure juste sur la performance des infrastructures, de planifier de manière éclairée, d’anticiper les problèmes de défaillance et de rendre compte aux élus.
Six recommandations ont été formulées aux municipalités auditées : regrouper et consigner les données existantes, puis les compléter en fonction de leurs besoins et de leurs priorités; élaborer et amorcer la mise en oeuvre d’une première politique de gestion d’actifs; choisir des outils appropriés pour consigner et exploiter les données. Un suivi sera effectué après trois ans pour évaluer le degré d’application des recommandations.
Soulignons que les trois municipalités ont accueilli favorablement le rapport et qu’elles ont adhéré à toutes les recommandations. Même si cela peut représenter un certain dé à court terme, la mise en place d’une démarche de gestion d’actifs les mènera à moyen et long terme à des pratiques optimales au bénéfice de la collectivité.
Consulter le rapport d’audit de performance ICI. cmq.gouv.qc.ca/rapports
Article publié dans le magazine Scribe, le magazine officiel de l'Association des directeurs municipaux du Québec (ADMQ), en mai 2021
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À la suite des modifications apportées à l'immeuble, par exemple, une construction, un agrandissement ou un changement de propriétaire, la municipalité expédie un avis de modification du rôle au propriétaire ou à l'occupant inscrit au rôle d'évaluation. La municipalité informe ainsi le propriétaire ou l'occupant des changements qu'elle a apportés au rôle. On pourra notamment lire sur l'avis le nom du nouveau propriétaire ou la nouvelle valeur de l'immeuble à la suite d'une construction.
Le ministre de la Justice tient le Registre des commissaires à l’assermentation, dans lequel figure le nom des personnes qu’il a désignées pour faire prêter serment. Vous pouvez consulter le registre des commissaires à l'assermentation à l'adresse suivante : assermentation.justice.gouv.qc.ca
Services Québec offre le service d’assermentation dans plusieurs de ses bureaux. Pour plus d’information, vous pouvez consulter le site gouv.qc.ca/portail/quebec/servicesquebec
Il est obligatoire de vous faire assermenter, sinon votre demande sera incomplète.
La seule personne qui peut demander l’exemption des taxes municipales est celle qui paie les taxes directement à la municipalité.
Le compte de taxes de la municipalité doit être au nom de votre organisme. Si le compte de taxes est au nom d’une autre personne, vous ne pouvez pas demander d’exemption de taxes.
Activité ponctuelle qui permet de prévenir, d’identifier et parfois de corriger les situations de dépassement ou de mauvaise utilisation des ressources financières. Ce contrôle est appliqué principalement au moment de l’autorisation de la dépense et au moment de l’autorisation du paiement.
Crédits déterminés en soustrayant de l’ensemble des crédits votés les dépenses payées et à payer de même que les dépenses engagées.
Est la date de délivrance de vos lettres patentes ou de votre acte constitutif. Cette information se trouve généralement sur la page titre ou la dernière page de vos premières lettres patentes ou de votre premier acte constitutif.
Procédure judiciaire utilisée par la Direction du contentieux et des enquêtes de la Commission, le Procureur général du Québec, la municipalité ou un citoyen pour saisir un juge de la Cour supérieure d’une demande visant à faire déclarer un élu municipal incapable provisoirement d’exercer toute fonction liée à sa charge.
Le formulaire doit être signé par un dirigeant de l'organisme.
Seul un dirigeant de l’organisme peut faire la déclaration sous serment prévue au formulaire.
On entend par dirigeant, un membre du conseil d'administration ou une personne occupant une fonction telle que : président, vice-président, secrétaire, trésorier, directeur ou directeur général.
L'immeuble est composé du terrain et des bâtiments qui s'y trouvent. Les personnes habilitées à faire prêter serment sont :
• Les commissaires à l'assermentation
• Les greffiers d'une cour de justice et leur adjoint
• Les avocats et les notaires
• Les maires, les greffiers ou les secrétaires-trésoriers de toutes les municipalités, mais uniquement dans les limites de leur municipalité
• Le secrétaire général, les secrétaires généraux adjoints et les secrétaires adjoints de l'Assemblée nationale
• Les juges de paix
Si vous recevez un compte de votre propriétaire, vous ne pouvez pas demander l’exemption. Ce compte n’est pas un vrai compte de taxes envoyé par la municipalité.
C’est souvent une condition du bail commercial que vous avez signé. La Commission ne peut pas vous exempter d’une condition prévue dans votre bail.
Un immeuble dont le propriétaire est l’État, le gouvernement du Canada, une institution religieuse, une municipalité, une commission scolaire, un collège, une université, un hôpital, un CLSC ou un autre établissement public est automatiquement exempté du paiement des taxes par la Loi sur la fiscalité municipale (article 204 de la LFM). Cependant si cet immeuble est occupé par un OBNL, l'immeuble redevient imposable et il est inscrit au nom de l’OBNL au rôle d’évaluation foncière de la municipalité. L'OBNL doit payer les taxes directement à la municipalité, comme s’il était propriétaire de l’immeuble. L’OBNL doit inscrire la date de son dernier bail. S’il n’y a pas de bail, l’OBNL doit inscrire la date où il a emménagé dans l’immeuble.
Vous devez être un organisme à but non lucratif (OBNL) pour demander une exemption de taxes à la Commission. L’OBNL est créé en application d’une loi. Il a sa propre existence en tant qu’organisme. Un individu ne peut pas demander d’exemption de taxes à la Commission.
Les statuts constitutifs (lettres patentes ou autres) prouvent que l’OBNL a son existence propre. Ils prouvent aussi le but non lucratif. L’OBNL ne doit pas permettre aux membres de faire des profits (remise en argent, ristourne, avantage financier, gain en capital, etc.).
Le NEQ (numéro d’enregistrement au Registre des entreprises prouve que l’OBNL existe présentement. Un OBNL dont l'immatriculation est radiée au Registre des entreprises du Québec ne peut pas demander d'exemption de taxes.
Vous pouvez consulter gratuitement le Registre des entreprises du Québec pour vérifier l’existence de l’OBNL et la loi qui a permis sa création.
Une personne habile à voter est une personne majeure, de citoyenneté canadienne, qui n'est pas en curatelle, qui n'est pas frappée d'aucune incapacité de voter et qui remplit une des deux conditions suivantes :
- Est domiciliée sur le territoire de la municipalité depuis au moins six mois
ou
- Est depuis au moins 12 mois propriétaire d'un immeuble ou l'occupant d'un établissement d'entreprise situé sur le territoire de la municipalité
Un organisme à but non lucratif qui est titulaire d'un droit de propriété. Le propriétaire possède un document (généralement un acte de vente) qui constate la propriété de l'immeuble.
Ces documents prouvent que l’organisme est constitué en personne morale à but non lucratif. Les statuts constitutifs sont différents selon la loi qui régit l’organisme :
Les organismes à but non lucratif sont souvent constitués par lettres patentes sous la Partie III de la Loi sur les compagnies du Québec ou par certificat sous la Loi canadienne sur les organismes à but non lucratif.
Les coopératives sont constituées par des statuts de coopérative en vertu de la Loi sur les coopératives.
D'autres organismes sont constitués en vertu d'une loi privée, par exemple les Chevaliers de Colomb et la Société Saint-Vincent-de-Paul. Ces organismes ont un certificat attestant leur constitution.
Documents égarés ou détruits
Vous pouvez généralement en obtenir un exemplaire en vous adressant à l'autorité qui vous les a délivrés. Il s'agit dans la plupart des cas du Registre des entreprises du Québec.
Activité en continu qui permet d’être vigilant quant à l'utilisation des crédits disponibles. Cette activité est réalisée durant tout le cycle budgétaire et s'appuie sur l’existence de mécanismes d’analyse et de reddition de comptes.
Taxe imposée par une municipalité aux établissements d’entreprise. Le compte de taxes envoyé par un propriétaire au locataire qui doit assumer les taxes municipales en raison d’un bail commercial n’est pas une taxe d’affaires.
Taxes imposées par une municipalité à la personne au nom de qui l’unité d’évaluation est inscrite au rôle d’évaluation foncière.
Les taxes foncières et la taxe d’affaires sont des taxes municipales.