La gestion de la relève et de la formation du personnel : des incontournables dans la gestion des ressources humaines
Pour être en mesure d’offrir des services de qualité adaptés aux besoins de leurs citoyennes et citoyens, les municipalités doivent pouvoir compter sur du personnel qualifié, compétent et parfois multidisciplinaire. La gestion de la relève et la gestion de la formation du personnel municipal deviennent alors des moyens efficaces, voire essentiels, pour s’assurer du bon fonctionnement de la municipalité.
En avril 2025, la Commission municipale du Québec a publié un rapport d’audit sur la gestion de la relève et de la formation du personnel dans trois municipalités de plus de 10 000 habitants.
Par Étienne Piedboeuf, directeur en audit
Gestion de la relève
La gestion de la relève est un processus en continu intégré dans la planification des ressources humaines. C’est une démarche qui vise à identifier les secteurs de vulnérabilité, pour ainsi mettre en place des actions au moment opportun pour éviter ou réduire les risques de rupture de services.
Le processus de gestion de relève débute généralement par une vue d’ensemble des ressources humaines de la municipalité. Ensuite, l’identification des postes clés dans chaque direction permet aux gestionnaires de déterminer les compétences essentielles au bon fonctionnement et au maintien des services et les enjeux de relève qui y sont associés. Un poste clé est un poste stratégique ou à haute vulnérabilité qui exerce une influence déterminante sur les activités opérationnelles ou les objectifs de l’organisation et pour lequel il peut y avoir des enjeux de dotation.
Une fois cet exercice fait, l’intégration d’actions en matière de gestion de la relève dans un outil de planification, comme un plan de gestion de la relève, permet aux différents intervenants impliqués d’avoir une vision claire de leurs rôles et responsabilités respectifs afin de mieux coordonner leurs actions.
Gestion de la formation
La formation est un autre pilier incontournable en matière de ressources humaines. Elle comprend toutes les activités d’apprentissage ayant pour objet l’amélioration des compétences. Elle représente non seulement un moyen de développement des compétences indispensable pour l’adaptation aux changements technologiques et organisationnels, mais également un facteur de motivation et de rétention du personnel.
La détermination des besoins de formation constitue une étape clé du processus et permet d’identifier les compétences prioritaires à développer. Pour ce faire, divers mécanismes existent et peuvent être utilisés, tels que des évaluations de rendement, des sondages et des discussions.
Le processus de gestion de la formation se complète par des mesures de suivi, comme un registre de formation permettant de suivre les efforts déployés, mais également par des mécanismes de suivi et de contrôle budgétaires permettant de suivre l’utilisation des sommes allouées à la formation et d’entreprendre des actions correctives au besoin.
Sondage
En complément à l’audit et afin d’avoir une meilleure compréhension de la gestion de la relève et de la formation du personnel dans le monde municipal, un sondage a été réalisé auprès des municipalités de moins de 10 000 habitants. Les résultats illustrent les principaux enjeux et défis rencontrés par les municipalités ainsi que les principales actions mises en place pour y faire face. Ils soulignent notamment que :
- Bien qu’une majorité des municipalités répondantes aient mentionné avoir identifié leurs postes clés et que plus de la moitié prévoyaient des départs à la retraite à court et à moyen terme, il en demeure que très peu d’entre elles ont identifié des candidates et candidats potentiels pour occuper ces postes en cas de départ éventuel.
- Plus de la moitié des municipalités de moins de 5 000 habitants considèrent ne pas avoir investi suffisamment en formation au cours des trois dernières années. À l’inverse, pour les municipalités dont la population se situe entre 5 000 et 9 999 habitants, plus de 70 % d’entre elles considèrent avoir investi suffisamment.
Les résultats du sondage sont disponibles en annexe du rapport d’audit.
Article paru dans le numéro de juillet 2025 de Carrefour, la revue de la Corporation des officiers municipaux agréés du Québec (COMAQ).
À la suite des modifications apportées à l'immeuble, par exemple, une construction, un agrandissement ou un changement de propriétaire, la municipalité expédie un avis de modification du rôle au propriétaire ou à l'occupant inscrit au rôle d'évaluation. La municipalité informe ainsi le propriétaire ou l'occupant des changements qu'elle a apportés au rôle. On pourra notamment lire sur l'avis le nom du nouveau propriétaire ou la nouvelle valeur de l'immeuble à la suite d'une construction.
Le ministre de la Justice tient le Registre des commissaires à l’assermentation, dans lequel figure le nom des personnes qu’il a désignées pour faire prêter serment. Vous pouvez consulter le registre des commissaires à l'assermentation à l'adresse suivante : assermentation.justice.gouv.qc.ca
Services Québec offre le service d’assermentation dans plusieurs de ses bureaux. Pour plus d’information, vous pouvez consulter le site gouv.qc.ca/portail/quebec/servicesquebec
Il est obligatoire de vous faire assermenter, sinon votre demande sera incomplète.
La seule personne qui peut demander l’exemption des taxes municipales est celle qui paie les taxes directement à la municipalité.
Le compte de taxes de la municipalité doit être au nom de votre organisme. Si le compte de taxes est au nom d’une autre personne, vous ne pouvez pas demander d’exemption de taxes.
Activité ponctuelle qui permet de prévenir, d’identifier et parfois de corriger les situations de dépassement ou de mauvaise utilisation des ressources financières. Ce contrôle est appliqué principalement au moment de l’autorisation de la dépense et au moment de l’autorisation du paiement.
Crédits déterminés en soustrayant de l’ensemble des crédits votés les dépenses payées et à payer de même que les dépenses engagées.
Est la date de délivrance de vos lettres patentes ou de votre acte constitutif. Cette information se trouve généralement sur la page titre ou la dernière page de vos premières lettres patentes ou de votre premier acte constitutif.
Procédure judiciaire utilisée par la Direction du contentieux et des enquêtes de la Commission, le Procureur général du Québec, la municipalité ou un citoyen pour saisir un juge de la Cour supérieure d’une demande visant à faire déclarer un élu municipal incapable provisoirement d’exercer toute fonction liée à sa charge.
Le formulaire doit être signé par un dirigeant de l'organisme.
Seul un dirigeant de l’organisme peut faire la déclaration sous serment prévue au formulaire.
On entend par dirigeant, un membre du conseil d'administration ou une personne occupant une fonction telle que : président, vice-président, secrétaire, trésorier, directeur ou directeur général.
L'immeuble est composé du terrain et des bâtiments qui s'y trouvent. Les personnes habilitées à faire prêter serment sont :
• Les commissaires à l'assermentation
• Les greffiers d'une cour de justice et leur adjoint
• Les avocats et les notaires
• Les maires, les greffiers ou les secrétaires-trésoriers de toutes les municipalités, mais uniquement dans les limites de leur municipalité
• Le secrétaire général, les secrétaires généraux adjoints et les secrétaires adjoints de l'Assemblée nationale
• Les juges de paix
Si vous recevez un compte de votre propriétaire, vous ne pouvez pas demander l’exemption. Ce compte n’est pas un vrai compte de taxes envoyé par la municipalité.
C’est souvent une condition du bail commercial que vous avez signé. La Commission ne peut pas vous exempter d’une condition prévue dans votre bail.
Un immeuble dont le propriétaire est l’État, le gouvernement du Canada, une institution religieuse, une municipalité, une commission scolaire, un collège, une université, un hôpital, un CLSC ou un autre établissement public est automatiquement exempté du paiement des taxes par la Loi sur la fiscalité municipale (article 204 de la LFM). Cependant si cet immeuble est occupé par un OBNL, l'immeuble redevient imposable et il est inscrit au nom de l’OBNL au rôle d’évaluation foncière de la municipalité. L'OBNL doit payer les taxes directement à la municipalité, comme s’il était propriétaire de l’immeuble. L’OBNL doit inscrire la date de son dernier bail. S’il n’y a pas de bail, l’OBNL doit inscrire la date où il a emménagé dans l’immeuble.
Vous devez être un organisme à but non lucratif (OBNL) pour demander une exemption de taxes à la Commission. L’OBNL est créé en application d’une loi. Il a sa propre existence en tant qu’organisme. Un individu ne peut pas demander d’exemption de taxes à la Commission.
Les statuts constitutifs (lettres patentes ou autres) prouvent que l’OBNL a son existence propre. Ils prouvent aussi le but non lucratif. L’OBNL ne doit pas permettre aux membres de faire des profits (remise en argent, ristourne, avantage financier, gain en capital, etc.).
Le NEQ (numéro d’enregistrement au Registre des entreprises prouve que l’OBNL existe présentement. Un OBNL dont l'immatriculation est radiée au Registre des entreprises du Québec ne peut pas demander d'exemption de taxes.
Vous pouvez consulter gratuitement le Registre des entreprises du Québec pour vérifier l’existence de l’OBNL et la loi qui a permis sa création.
Une personne habile à voter est une personne majeure, de citoyenneté canadienne, qui n'est pas en curatelle, qui n'est pas frappée d'aucune incapacité de voter et qui remplit une des deux conditions suivantes :
- Est domiciliée sur le territoire de la municipalité depuis au moins six mois
ou
- Est depuis au moins 12 mois propriétaire d'un immeuble ou l'occupant d'un établissement d'entreprise situé sur le territoire de la municipalité
Un organisme à but non lucratif qui est titulaire d'un droit de propriété. Le propriétaire possède un document (généralement un acte de vente) qui constate la propriété de l'immeuble.
Ces documents prouvent que l’organisme est constitué en personne morale à but non lucratif. Les statuts constitutifs sont différents selon la loi qui régit l’organisme :
Les organismes à but non lucratif sont souvent constitués par lettres patentes sous la Partie III de la Loi sur les compagnies du Québec ou par certificat sous la Loi canadienne sur les organismes à but non lucratif.
Les coopératives sont constituées par des statuts de coopérative en vertu de la Loi sur les coopératives.
D'autres organismes sont constitués en vertu d'une loi privée, par exemple les Chevaliers de Colomb et la Société Saint-Vincent-de-Paul. Ces organismes ont un certificat attestant leur constitution.
Documents égarés ou détruits
Vous pouvez généralement en obtenir un exemplaire en vous adressant à l'autorité qui vous les a délivrés. Il s'agit dans la plupart des cas du Registre des entreprises du Québec.
Activité en continu qui permet d’être vigilant quant à l'utilisation des crédits disponibles. Cette activité est réalisée durant tout le cycle budgétaire et s'appuie sur l’existence de mécanismes d’analyse et de reddition de comptes.
Taxe imposée par une municipalité aux établissements d’entreprise. Le compte de taxes envoyé par un propriétaire au locataire qui doit assumer les taxes municipales en raison d’un bail commercial n’est pas une taxe d’affaires.
Taxes imposées par une municipalité à la personne au nom de qui l’unité d’évaluation est inscrite au rôle d’évaluation foncière.
Les taxes foncières et la taxe d’affaires sont des taxes municipales.