La gestion du déneigement
Auteure : Mme Isabelle Gravel, M.A.P., directrice en audit, à la Vice-présidence à la vérification de la Commission municipale du Québec
Le déneigement est, sans contredit, un service essentiel que les municipalités doivent offrir pour permettre la mobilité des personnes et le transport des biens tout en garantissant la sécurité des usagers. Pour y arriver, les municipalités doivent tenir compte des besoins et des attentes des citoyens, des particularités territoriales, des enjeux environnementaux, et ce, en assurant l’efficience et la pérennité du service. La gestion du déneigement requiert donc de se positionner et d’agir à différents niveaux.
La Vice-présidence à la vérification de la Commission a réalisé un audit de performance sur le sujet dont le rapport a été publié en mars 2022. Celui-ci concernait la municipalité de Cantley et les villes de Rivière-du-Loup et de Sainte-Agathe-des-Monts.
L’audit avait pour objectif de s’assurer que les municipalités planifient et mènent les activités de déneigement des voies publiques de manière efficiente et durable afin d’offrir les niveaux de service convenus quant à la mobilité et à la sécurité des citoyens.
Au-delà des observations, des constats et des recommandations que nous avons formulés aux municipalités auditées, cet article tente de présenter les principaux messages à retenir pour favoriser l’efficience et la pérennité du service de déneigement.
Composantes du processus de gestion du déneigement
SE DOTER D'UN ENCADREMENT CLAIR
Considérant la complexité grandissante du service de déneigement et l’importance des sommes engagées, il est devenu essentiel d’enchâsser ces opérations dans un cadre de gouvernance général pour :
- Définir et communiquer les rôles et responsabilités des parties prenantes, soit la direction générale, le service des travaux publics, les autres services de la municipalité, le conseil municipal et les citoyens;
- Établir les niveaux de service offert aux usagers et définir les priorités d’intervention pour les différentes voies (sécurité, délais d’intervention, état de surface, mobilité active);
- Se positionner sur sa volonté de diminuer les impacts de ses opérations de déneigement sur l’environnement et les changements climatiques, de favoriser la mobilité active;
- Optimiser les ressources, qu’elles soient humaines, matérielles ou financières, afin d’avoir des coûts de fonctionnement le plus bas possible tout en maintenant les niveaux de service définis;
Ces éléments se trouvent habituellement dans une politique de déneigement dûment approuvée par le conseil municipal, favorisant ainsi une plus grande transparence vis-à-vis des citoyens.
TROUVER DES MOYENS ADAPTÉS POUR OPÉRATIONNALISER
Sur la base des orientations convenues avec le conseil municipal quant aux niveaux de service à offrir, la municipalité, plus spécifiquement le service des travaux publics, identifie et propose les moyens pour opérationnaliser les travaux de déneigement. Concrètement, cela suppose de :
- Identifier et proposer le mode optimal selon lequel les travaux devraient être exécutés. Ils peuvent être réalisés en régie ou à contrat, et cela pour des portions des voies publiques ou pour des opérations spécifiques. Faire ou faire-faire;
- Mettre en place et documenter des mécanismes, comme l’attribution des responsabilités et des tâches au personnel, l’organisation et la tenue de rencontres en début de saison, la définition des parcours pour les différentes opérations, l’élaboration de stratégies d’intervention pour faire face à des événements climatiques variés;
- Favoriser le maintien et la mise à niveau de la qualification des employés municipaux, en leur permettant d’acquérir de nouvelles connaissances et de développer leurs compétences;
- Disposer d’un inventaire détaillé des véhicules et de la machinerie et avoir des données sur leur état et des données financières pour en assurer une saine gestion;
- Identifier et envisager tous les moyens possibles pour réduire l’usage de matériaux à épandre (sel et abrasifs) et s’assurer d’utiliser la bonne quantité du bon produit au bon moment.
CONTRÔLER LA QUALITÉ ET CONSIGNER L'INFORMATION
- S’assurer que la qualité réelle du service correspond à celle convenue dans une politique de déneigement ou à celle exigée dans les contrats avec les entrepreneurs, pour le niveau de service, les délais d’exécution et le respect des quantités de matériaux appliqués.
- Obtenir une information fiable en temps opportun pour faire un suivi des opérations et produire des indicateurs de gestion (ex. : coûts unitaires, respect des délais et du niveau de service), améliorer les performances opérationnelles ou ajuster les stratégies à long terme, comme le mode de réalisation.
GARDER DE BONNES RELATIONS AVEC LES CITOYENS ET LES USAGERS
Les citoyens ont un rôle actif à jouer au regard du déneigement. En effet, ils doivent bien comprendre les niveaux de service que leur municipalité s’est engagée à donner, les coûts qui y sont associés de même que la contribution qui est attendue de leur part. Une bonne communication, ça va dans les deux sens :
- Transmettre de l’information pour les sensibiliser à leurs responsabilités ainsi qu’à leur comportement sur la route. De plus, l’application des règlements municipaux vise à s’assurer que les usagers adoptent des comportements attendus de manière à ne pas entraver les travaux de déneigement;
- Permettre aux citoyens d’exprimer leurs besoins et leur niveau de satisfaction. Cela passe bien sûr par la possibilité de formuler des plaintes ou des requêtes, mais aussi par des consultations pour mesurer leur niveau de satisfaction.
DES CONSTATS IMPORTANTS
À l’égard de ces bonnes pratiques, l’audit a surtout permis de relever que les approches de gestion et les moyens pour opérationnaliser les travaux de déneigement sont très différents d’une municipalité à l’autre. L’absence de politique de déneigement, un faible arrimage entre les stratégies existantes concernant les enjeux environnementaux et sociaux et les pratiques de déneigement, le manque de consignation de l’information de gestion et le manque de procédures écrites font partie des principales causes qui peuvent à différents niveaux limiter l’efficience et la pérennité de ce service essentiel.
Pour aller plus loin, consulter le rapport d’audit de performance rendu public en mars 2022
Article publié dans le Scribe, le magazine officiel de l'Association des directeurs municipaux du Québec (ADMQ), en septembre 2022
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À la suite des modifications apportées à l'immeuble, par exemple, une construction, un agrandissement ou un changement de propriétaire, la municipalité expédie un avis de modification du rôle au propriétaire ou à l'occupant inscrit au rôle d'évaluation. La municipalité informe ainsi le propriétaire ou l'occupant des changements qu'elle a apportés au rôle. On pourra notamment lire sur l'avis le nom du nouveau propriétaire ou la nouvelle valeur de l'immeuble à la suite d'une construction.
Le ministre de la Justice tient le Registre des commissaires à l’assermentation, dans lequel figure le nom des personnes qu’il a désignées pour faire prêter serment. Vous pouvez consulter le registre des commissaires à l'assermentation à l'adresse suivante : assermentation.justice.gouv.qc.ca
Services Québec offre le service d’assermentation dans plusieurs de ses bureaux. Pour plus d’information, vous pouvez consulter le site gouv.qc.ca/portail/quebec/servicesquebec
Il est obligatoire de vous faire assermenter, sinon votre demande sera incomplète.
La seule personne qui peut demander l’exemption des taxes municipales est celle qui paie les taxes directement à la municipalité.
Le compte de taxes de la municipalité doit être au nom de votre organisme. Si le compte de taxes est au nom d’une autre personne, vous ne pouvez pas demander d’exemption de taxes.
Activité ponctuelle qui permet de prévenir, d’identifier et parfois de corriger les situations de dépassement ou de mauvaise utilisation des ressources financières. Ce contrôle est appliqué principalement au moment de l’autorisation de la dépense et au moment de l’autorisation du paiement.
Crédits déterminés en soustrayant de l’ensemble des crédits votés les dépenses payées et à payer de même que les dépenses engagées.
Est la date de délivrance de vos lettres patentes ou de votre acte constitutif. Cette information se trouve généralement sur la page titre ou la dernière page de vos premières lettres patentes ou de votre premier acte constitutif.
Procédure judiciaire utilisée par la Direction du contentieux et des enquêtes de la Commission, le Procureur général du Québec, la municipalité ou un citoyen pour saisir un juge de la Cour supérieure d’une demande visant à faire déclarer un élu municipal incapable provisoirement d’exercer toute fonction liée à sa charge.
Le formulaire doit être signé par un dirigeant de l'organisme.
Seul un dirigeant de l’organisme peut faire la déclaration sous serment prévue au formulaire.
On entend par dirigeant, un membre du conseil d'administration ou une personne occupant une fonction telle que : président, vice-président, secrétaire, trésorier, directeur ou directeur général.
L'immeuble est composé du terrain et des bâtiments qui s'y trouvent. Les personnes habilitées à faire prêter serment sont :
• Les commissaires à l'assermentation
• Les greffiers d'une cour de justice et leur adjoint
• Les avocats et les notaires
• Les maires, les greffiers ou les secrétaires-trésoriers de toutes les municipalités, mais uniquement dans les limites de leur municipalité
• Le secrétaire général, les secrétaires généraux adjoints et les secrétaires adjoints de l'Assemblée nationale
• Les juges de paix
Si vous recevez un compte de votre propriétaire, vous ne pouvez pas demander l’exemption. Ce compte n’est pas un vrai compte de taxes envoyé par la municipalité.
C’est souvent une condition du bail commercial que vous avez signé. La Commission ne peut pas vous exempter d’une condition prévue dans votre bail.
Un immeuble dont le propriétaire est l’État, le gouvernement du Canada, une institution religieuse, une municipalité, une commission scolaire, un collège, une université, un hôpital, un CLSC ou un autre établissement public est automatiquement exempté du paiement des taxes par la Loi sur la fiscalité municipale (article 204 de la LFM). Cependant si cet immeuble est occupé par un OBNL, l'immeuble redevient imposable et il est inscrit au nom de l’OBNL au rôle d’évaluation foncière de la municipalité. L'OBNL doit payer les taxes directement à la municipalité, comme s’il était propriétaire de l’immeuble. L’OBNL doit inscrire la date de son dernier bail. S’il n’y a pas de bail, l’OBNL doit inscrire la date où il a emménagé dans l’immeuble.
Vous devez être un organisme à but non lucratif (OBNL) pour demander une exemption de taxes à la Commission. L’OBNL est créé en application d’une loi. Il a sa propre existence en tant qu’organisme. Un individu ne peut pas demander d’exemption de taxes à la Commission.
Les statuts constitutifs (lettres patentes ou autres) prouvent que l’OBNL a son existence propre. Ils prouvent aussi le but non lucratif. L’OBNL ne doit pas permettre aux membres de faire des profits (remise en argent, ristourne, avantage financier, gain en capital, etc.).
Le NEQ (numéro d’enregistrement au Registre des entreprises prouve que l’OBNL existe présentement. Un OBNL dont l'immatriculation est radiée au Registre des entreprises du Québec ne peut pas demander d'exemption de taxes.
Vous pouvez consulter gratuitement le Registre des entreprises du Québec pour vérifier l’existence de l’OBNL et la loi qui a permis sa création.
Une personne habile à voter est une personne majeure, de citoyenneté canadienne, qui n'est pas en curatelle, qui n'est pas frappée d'aucune incapacité de voter et qui remplit une des deux conditions suivantes :
- Est domiciliée sur le territoire de la municipalité depuis au moins six mois
ou
- Est depuis au moins 12 mois propriétaire d'un immeuble ou l'occupant d'un établissement d'entreprise situé sur le territoire de la municipalité
Un organisme à but non lucratif qui est titulaire d'un droit de propriété. Le propriétaire possède un document (généralement un acte de vente) qui constate la propriété de l'immeuble.
Ces documents prouvent que l’organisme est constitué en personne morale à but non lucratif. Les statuts constitutifs sont différents selon la loi qui régit l’organisme :
Les organismes à but non lucratif sont souvent constitués par lettres patentes sous la Partie III de la Loi sur les compagnies du Québec ou par certificat sous la Loi canadienne sur les organismes à but non lucratif.
Les coopératives sont constituées par des statuts de coopérative en vertu de la Loi sur les coopératives.
D'autres organismes sont constitués en vertu d'une loi privée, par exemple les Chevaliers de Colomb et la Société Saint-Vincent-de-Paul. Ces organismes ont un certificat attestant leur constitution.
Documents égarés ou détruits
Vous pouvez généralement en obtenir un exemplaire en vous adressant à l'autorité qui vous les a délivrés. Il s'agit dans la plupart des cas du Registre des entreprises du Québec.
Activité en continu qui permet d’être vigilant quant à l'utilisation des crédits disponibles. Cette activité est réalisée durant tout le cycle budgétaire et s'appuie sur l’existence de mécanismes d’analyse et de reddition de comptes.
Taxe imposée par une municipalité aux établissements d’entreprise. Le compte de taxes envoyé par un propriétaire au locataire qui doit assumer les taxes municipales en raison d’un bail commercial n’est pas une taxe d’affaires.
Taxes imposées par une municipalité à la personne au nom de qui l’unité d’évaluation est inscrite au rôle d’évaluation foncière.
Les taxes foncières et la taxe d’affaires sont des taxes municipales.