Les mécanismes nécessaires pour l’utilisation adéquate d’une carte de crédit
L’interdiction pour les membres du conseil municipal d’utiliser une carte de crédit pour engager une dépense au nom d’une municipalité a été discutée à maintes reprises par la Commission municipale1. Cependant, lorsqu’il est permis de déléguer le pouvoir d’autoriser une dépense à un fonctionnaire ou à un employé2, quels sont les mécanismes à adopter pour assurer une saine gestion des fonds publics?
Par Me Dave Tremblay, conseiller stratégique et adjoint exécutif au directeur, Direction des enquêtes et des poursuites en intégrité municipale et Me Joanie Lemonde, avocate, Direction des enquêtes et des poursuites en intégrité muncipale
Cette question mérite notre attention puisque l’utilisation de cartes de crédit par l’administration municipale est chose courante. Dans ces circonstances, il importe d’encadrer et de contrôler les dépenses effectuées par ce mode de paiement convivial, certes, mais qui ne constitue pas pour autant un chèque en blanc.
Il s’agit du sujet traité par la Direction des enquêtes et des poursuites en intégrité municipale (DEPIM) dans un rapport publié récemment à la suite d’une enquête concernant la Ville de Beauharnois3. La DEPIM a constaté qu’il n’existait aucune règle, politique ou directive encadrant le type de dépense pouvant être autorisée par l’utilisation de la carte de crédit et qu’aucun mécanisme de contrôle interne ne permettait à la Ville d’intervenir en cas d’abus. De plus, certains membres du conseil ignoraient des dépenses effectuées puisqu’ils n’avaient aucun moyen de les surveiller, celles-ci n’ayant pas fait l’objet d’un rapport détaillé au conseil.
Dans ce dossier, la DEPIM n’a pas conclu qu’un acte répréhensible avait été commis à l’égard de la Ville de Beauharnois. Cependant, certaines dépenses ont été remises en question par les médias, notamment celles concernant l’achat d’animaux de compagnie, des frais de repas au restaurant et des frais d’hébergement. Il n’appartient pas à la DEPIM de juger de l’opportunité des dépenses effectuées, mais il importe que les membres du conseil soient informés correctement des dépenses autorisées qui doivent faire l’objet d’un « rapport » transmis au conseil à « la première séance ordinaire tenue après l’expiration d’un délai de 25 jours suivant l’autorisation ». À notre avis, ce rapport devrait être suffisamment détaillé pour permettre aux élus de connaître la nature réelle de la dépense, puisque ceux-ci sont imputables auprès de la population lorsqu’il est question de la gestion des deniers publics
Il convient de souligner que c’est le manque de contrôle et de surveillance des dépenses effectuées par carte de crédit qui peut mener à un abus de fonds publics. Pour éviter qu’une telle situation se produise, la DEPIM recommande notamment aux municipalités de modifier leur règlement concernant la délégation du pouvoir d’autoriser des dépenses. La loi permet non seulement de limiter le champ de compétence auquel s’applique la délégation, mais aussi d’ajouter « les autres conditions auxquelles est faite la délégation». Il est donc conseillé de baliser le type de dépense admissible. De plus, il est indiqué de mettre en place un mécanisme de contrôle via une politique ou une directive interne visant à détecter les abus possibles.
En conclusion, l’utilisation d’une carte de crédit dans le contexte municipal nécessite une grande prudence ainsi qu’un encadrement adéquat pour assurer une saine gestion des fonds publics
Article paru dans le numéro de septembre 2025 du Scribe, le magazine de l'Association des directeurs municipaux du Québec (ADMQ).
Références
1. Direction des enquêtes et des poursuites en intégrité municipale c. Gaétan Guindon, 2024 CanLII39512 (QC CMNQ), et Joanie LEMONDE et Lucie TRITZ, Qu’en est-il des dépenses par carte de crédit?, publié dans le numéro de septembre 2024 de Quorum, le magazine de la Fédération québécoise des municipalités.
2. Loi sur les cités et villes, RLRQ, c.C-19, art.477.2, et Code municipal, RLRQ, c.C-27.1, art.961.1.
3. Commission municipale du Québec (Direction des enquêtes et des poursuites en intégrité municipale), Conclusions et recommandations à la suite d’une divulgation d’actes répréhensibles à l’égard de la Ville de Beauharnois, mai 2025.
À la suite des modifications apportées à l'immeuble, par exemple, une construction, un agrandissement ou un changement de propriétaire, la municipalité expédie un avis de modification du rôle au propriétaire ou à l'occupant inscrit au rôle d'évaluation. La municipalité informe ainsi le propriétaire ou l'occupant des changements qu'elle a apportés au rôle. On pourra notamment lire sur l'avis le nom du nouveau propriétaire ou la nouvelle valeur de l'immeuble à la suite d'une construction.
Le ministre de la Justice tient le Registre des commissaires à l’assermentation, dans lequel figure le nom des personnes qu’il a désignées pour faire prêter serment. Vous pouvez consulter le registre des commissaires à l'assermentation à l'adresse suivante : assermentation.justice.gouv.qc.ca
Services Québec offre le service d’assermentation dans plusieurs de ses bureaux. Pour plus d’information, vous pouvez consulter le site gouv.qc.ca/portail/quebec/servicesquebec
Il est obligatoire de vous faire assermenter, sinon votre demande sera incomplète.
La seule personne qui peut demander l’exemption des taxes municipales est celle qui paie les taxes directement à la municipalité.
Le compte de taxes de la municipalité doit être au nom de votre organisme. Si le compte de taxes est au nom d’une autre personne, vous ne pouvez pas demander d’exemption de taxes.
Activité ponctuelle qui permet de prévenir, d’identifier et parfois de corriger les situations de dépassement ou de mauvaise utilisation des ressources financières. Ce contrôle est appliqué principalement au moment de l’autorisation de la dépense et au moment de l’autorisation du paiement.
Crédits déterminés en soustrayant de l’ensemble des crédits votés les dépenses payées et à payer de même que les dépenses engagées.
Est la date de délivrance de vos lettres patentes ou de votre acte constitutif. Cette information se trouve généralement sur la page titre ou la dernière page de vos premières lettres patentes ou de votre premier acte constitutif.
Procédure judiciaire utilisée par la Direction du contentieux et des enquêtes de la Commission, le Procureur général du Québec, la municipalité ou un citoyen pour saisir un juge de la Cour supérieure d’une demande visant à faire déclarer un élu municipal incapable provisoirement d’exercer toute fonction liée à sa charge.
Le formulaire doit être signé par un dirigeant de l'organisme.
Seul un dirigeant de l’organisme peut faire la déclaration sous serment prévue au formulaire.
On entend par dirigeant, un membre du conseil d'administration ou une personne occupant une fonction telle que : président, vice-président, secrétaire, trésorier, directeur ou directeur général.
L'immeuble est composé du terrain et des bâtiments qui s'y trouvent. Les personnes habilitées à faire prêter serment sont :
• Les commissaires à l'assermentation
• Les greffiers d'une cour de justice et leur adjoint
• Les avocats et les notaires
• Les maires, les greffiers ou les secrétaires-trésoriers de toutes les municipalités, mais uniquement dans les limites de leur municipalité
• Le secrétaire général, les secrétaires généraux adjoints et les secrétaires adjoints de l'Assemblée nationale
• Les juges de paix
Si vous recevez un compte de votre propriétaire, vous ne pouvez pas demander l’exemption. Ce compte n’est pas un vrai compte de taxes envoyé par la municipalité.
C’est souvent une condition du bail commercial que vous avez signé. La Commission ne peut pas vous exempter d’une condition prévue dans votre bail.
Un immeuble dont le propriétaire est l’État, le gouvernement du Canada, une institution religieuse, une municipalité, une commission scolaire, un collège, une université, un hôpital, un CLSC ou un autre établissement public est automatiquement exempté du paiement des taxes par la Loi sur la fiscalité municipale (article 204 de la LFM). Cependant si cet immeuble est occupé par un OBNL, l'immeuble redevient imposable et il est inscrit au nom de l’OBNL au rôle d’évaluation foncière de la municipalité. L'OBNL doit payer les taxes directement à la municipalité, comme s’il était propriétaire de l’immeuble. L’OBNL doit inscrire la date de son dernier bail. S’il n’y a pas de bail, l’OBNL doit inscrire la date où il a emménagé dans l’immeuble.
Vous devez être un organisme à but non lucratif (OBNL) pour demander une exemption de taxes à la Commission. L’OBNL est créé en application d’une loi. Il a sa propre existence en tant qu’organisme. Un individu ne peut pas demander d’exemption de taxes à la Commission.
Les statuts constitutifs (lettres patentes ou autres) prouvent que l’OBNL a son existence propre. Ils prouvent aussi le but non lucratif. L’OBNL ne doit pas permettre aux membres de faire des profits (remise en argent, ristourne, avantage financier, gain en capital, etc.).
Le NEQ (numéro d’enregistrement au Registre des entreprises prouve que l’OBNL existe présentement. Un OBNL dont l'immatriculation est radiée au Registre des entreprises du Québec ne peut pas demander d'exemption de taxes.
Vous pouvez consulter gratuitement le Registre des entreprises du Québec pour vérifier l’existence de l’OBNL et la loi qui a permis sa création.
Une personne habile à voter est une personne majeure, de citoyenneté canadienne, qui n'est pas en curatelle, qui n'est pas frappée d'aucune incapacité de voter et qui remplit une des deux conditions suivantes :
- Est domiciliée sur le territoire de la municipalité depuis au moins six mois
ou
- Est depuis au moins 12 mois propriétaire d'un immeuble ou l'occupant d'un établissement d'entreprise situé sur le territoire de la municipalité
Un organisme à but non lucratif qui est titulaire d'un droit de propriété. Le propriétaire possède un document (généralement un acte de vente) qui constate la propriété de l'immeuble.
Ces documents prouvent que l’organisme est constitué en personne morale à but non lucratif. Les statuts constitutifs sont différents selon la loi qui régit l’organisme :
Les organismes à but non lucratif sont souvent constitués par lettres patentes sous la Partie III de la Loi sur les compagnies du Québec ou par certificat sous la Loi canadienne sur les organismes à but non lucratif.
Les coopératives sont constituées par des statuts de coopérative en vertu de la Loi sur les coopératives.
D'autres organismes sont constitués en vertu d'une loi privée, par exemple les Chevaliers de Colomb et la Société Saint-Vincent-de-Paul. Ces organismes ont un certificat attestant leur constitution.
Documents égarés ou détruits
Vous pouvez généralement en obtenir un exemplaire en vous adressant à l'autorité qui vous les a délivrés. Il s'agit dans la plupart des cas du Registre des entreprises du Québec.
Activité en continu qui permet d’être vigilant quant à l'utilisation des crédits disponibles. Cette activité est réalisée durant tout le cycle budgétaire et s'appuie sur l’existence de mécanismes d’analyse et de reddition de comptes.
Taxe imposée par une municipalité aux établissements d’entreprise. Le compte de taxes envoyé par un propriétaire au locataire qui doit assumer les taxes municipales en raison d’un bail commercial n’est pas une taxe d’affaires.
Taxes imposées par une municipalité à la personne au nom de qui l’unité d’évaluation est inscrite au rôle d’évaluation foncière.
Les taxes foncières et la taxe d’affaires sont des taxes municipales.