Que ressort-il des deux audits d'envergure sur l'adoption du budget et PTI ?
.jpg)
Auteure : Mme Maud Déry, directrice principale de l'expertise et du soutien stratégique en audit de la Vice-présidence à la vérification à la Commission municipale du Québec
En novembre 2021, la Commission municipale du Québec a publié deux rapports d’audit de conformité réalisés auprès de 1 074 municipalités. Sauf exception, ce groupe représente l’ensemble des municipalités de moins de 100 000 habitants qui entrent dans son champ de compétence. Ces audits ont porté sur l’adoption du budget municipal 2021 et sur l’adoption du programme triennal d’immobilisations 2021-2023. Les résultats ont démontré une réelle opportunité d’amélioration pour plusieurs centaines de municipalités du Québec.
Il est exceptionnel que des audits soient réalisés auprès d’un aussi grand nombre d’organismes. Cet exercice a, entre autres, permis d’obtenir une vue d’ensemble des pratiques actuelles exercées au sein de l’ensemble des municipalités de moins de 100 000 habitants relativement au respect des exigences légales applicables à l’adoption du budget et du programme triennal d’immobilisations (PTI).
L’objectif ultime de ces audits était de permettre aux municipalités d’identifier leurs propres lacunes et d’apporter les correctifs nécessaires puisque le respect des exigences légales accroît inévitablement la saine gouvernance de la municipalité et favorise, à l’égard des citoyens, la transparence des décisions qui sont prises.
Le budget municipal est un pilier important d’une bonne gestion municipale et il permet une allocation judicieuse des ressources de la municipalité en prévoyant des revenus au moins égaux aux dépenses prévues pour l’année. Le PTI est quant à lui une planification des travaux en immobilisations à réaliser au cours des trois prochaines années. Il doit également prévoir le montant et le mode de financement de ces dépenses. Il constitue l’un des éléments importants du plan de développement local.
QUELLES SONT LES EXIGENCES LÉGALES GÉNÉRALES ?
- Publication d’un avis public donné au moins 8 jours avant la séance du conseil
- Adoption par le conseil à la date prescrite
- Budget: au cours de la période du 15 novembre au 31 décembre;
- PTI: au plus tard le 31 décembre.
- Adoption en séance exclusive
Les délibérations du conseil et la période de questions doivent porter exclusivement sur le budget et la PTI.
SAVIEZ-VOUS QUE ?
Lors d'une année d'élection générale, seule la date limite de l'adoption du budget peut être prolongée jusqu'au 31 janvier de l'année suivante. Chaque année, le PTI doit être adopté, au plus tard, le 31 décembre.
Il est important de souligner que l’adoption du PTI est obligatoire pour toutes les municipalités. Il n’y a pas d’exception dans la loi, par exemple pour les municipalités de plus petite taille. Bien que ces dernières disposent habituellement de moins d’immobilisations que les municipalités plus peuplées, une planification demeure essentielle puisque toute municipalité détient des infrastructures minimales à entretenir comme des routes ou un hôtel de ville.
« Disposer d’une information fiable sur les actifs est un préalable pour la prise de décision et pour la planification financière à moyen et long terme, ce qui inclut l’entretien préventif, l’exploitation et les investissements. »
Extrait du rapport d’audit de performance portant sur l’information relative à la gestion d’actifs en immobilisations, publié en février 2021 par la Commission municipale.
LES PRINCIPAUX CONSTATS
Certains constats prédominants ont été faits lors de la compilation des résultats obtenus à la suite de la réalisation de ces audits.
La procédure d’adoption du budget et du PTI débute par la publication d’un avis public avant la séance du conseil. Outre le fait que certaines municipalités n’ont pas donné cet avis public ou ne l’ont pas donné dans le délai prescrit, la majorité des municipalités auditées ont respecté cette exigence. Cependant, il faut retenir que l’objet de la séance doit être clairement mentionné dans l’avis public et que le premier jour d’affichage ou de publication d’un tel avis public ne doit pas être compté pour établir le délai de 8 jours. Cette exigence est importante afin d’informer convenablement et en temps opportun les citoyens, comme souhaité par le législateur.
La principale non-conformité observée dans le cadre de ces audits d’envergure est que le budget et le PTI n’ont pas été adoptés lors d’une séance exclusive du conseil municipal. Le budget et le PTI peuvent être adoptés lors de la même séance du conseil ou ils peuvent être adoptés lors de 2 séances distinctes. Peu importe l’option retenue, il est important qu’aucun autre sujet ne soit traité en même temps que ces adoptions. C’est-à-dire que les délibérations du conseil et la période de question ne peuvent porter que sur le budget ou le PTI. Une séance exclusive permet notamment aux membres du conseil et aux citoyens d’avoir les échanges requis et le temps nécessaire pour débattre de ce point névralgique pour la municipalité sans se laisser distraire par d’autres sujets.
La raison principale expliquant les non-conformités relatives à l’exclusivité de la séance est que le règlement de taxation a été adopté en même temps que le budget ou le PTI. Bien que le budget et le règlement de taxation sont étroitement liés l’un à l’autre, l’exigence d’adopter le budget et le PTI lors d’une séance exclusive ne prévoit aucune exception pour le règlement de taxation. Ce dernier doit être adopté lors d’une autre séance du conseil (consulter le Muni-Express du MAMH N° 11 du 10 juillet 2018).
Ces rapports d’audit, conjugués aux actions mises en œuvre par les municipalités, permettront certainement d’améliorer le respect de l’encadrement légal applicable à la procédure d’adoption du budget et du PTI et, par le fait même, d’accroître une saine gouvernance municipale.
Pour consulter nos rapports, visitez le site Web de la Commission : https://www.cmq.gouv.qc.ca/rapports
Consulter le Guide à l’intention des municipalités et organismes municipaux audités.
Article publié dans le CARREFOUR, le magazine officiel de la COMAQ, au printemps 2022 et dans QUORUM, le magazine officiel de la FQM, en mars 2022
Les commentaires sont modérés selon la nétiquette décrite ci-dessous.
S’ils sont approuvés, ils seront publiés dans un délai d’environ 24 heures.
Le délai des réponses peut toutefois varier selon la teneur du propos, la quantité de demandes et la disponibilité des ressources.
- Les propos haineux, racistes, xénophobes, homophobes, sexistes, ou disgracieux envers l’origine ethnique, l’appartenance à une religion ou à un groupe d’âge ne seront pas publiés.
- Les échanges sur le blogue se déroulent en français. L’usage d’autres langues, à l’exception de quelques mots, est interdit.
- Dans Internet, les majuscules équivalent aux cris et peuvent être interprétées comme de l’agressivité, ce qui est plutôt désagréable pour vos interlocuteurs. Votre message ne sera pas publié si vous écrivez en majuscules.
- Le langage grossier, vulgaire, obscène ou malveillant est interdit; tous les commentaires rédigés sur ce ton ne seront pas publiés.
- Le respect mutuel est de mise entre les utilisateurs. Ainsi, il est interdit d’injurier, menacer ou harceler un utilisateur. Vous pouvez exprimer votre désaccord avec une idée dans la courtoisie et le respect des autres.
- L’envoi de messages à répétition nuit aux échanges et ne sera pas toléré.
- L’échange d’arguments, de vues contradictoires est un élément clé d’un débat sain, mais ne doit pas prendre la forme d’un dialogue entre deux participants qui s’interpellent sans égard aux autres participants.
- Nous nous réservons le droit de ne pas publier vos commentaires.
- Nous nous réserverons le droit de fermer les commentaires pour un sujet donné, à tout moment, sans avertissement préalable.
- Nous vous rappelons qu’en participant à ce blogue, vous nous autorisez à publier vos commentaires sur le blogue pour un temps indéterminé.
- Nous nous réservons le droit de modifier ces règles de conduite (nétiquette) en tout temps, sans avertissement préalable.
À la suite des modifications apportées à l'immeuble, par exemple, une construction, un agrandissement ou un changement de propriétaire, la municipalité expédie un avis de modification du rôle au propriétaire ou à l'occupant inscrit au rôle d'évaluation. La municipalité informe ainsi le propriétaire ou l'occupant des changements qu'elle a apportés au rôle. On pourra notamment lire sur l'avis le nom du nouveau propriétaire ou la nouvelle valeur de l'immeuble à la suite d'une construction.
Le ministre de la Justice tient le Registre des commissaires à l’assermentation, dans lequel figure le nom des personnes qu’il a désignées pour faire prêter serment. Vous pouvez consulter le registre des commissaires à l'assermentation à l'adresse suivante : assermentation.justice.gouv.qc.ca
Services Québec offre le service d’assermentation dans plusieurs de ses bureaux. Pour plus d’information, vous pouvez consulter le site gouv.qc.ca/portail/quebec/servicesquebec
Il est obligatoire de vous faire assermenter, sinon votre demande sera incomplète.
La seule personne qui peut demander l’exemption des taxes municipales est celle qui paie les taxes directement à la municipalité.
Le compte de taxes de la municipalité doit être au nom de votre organisme. Si le compte de taxes est au nom d’une autre personne, vous ne pouvez pas demander d’exemption de taxes.
Activité ponctuelle qui permet de prévenir, d’identifier et parfois de corriger les situations de dépassement ou de mauvaise utilisation des ressources financières. Ce contrôle est appliqué principalement au moment de l’autorisation de la dépense et au moment de l’autorisation du paiement.
Crédits déterminés en soustrayant de l’ensemble des crédits votés les dépenses payées et à payer de même que les dépenses engagées.
Est la date de délivrance de vos lettres patentes ou de votre acte constitutif. Cette information se trouve généralement sur la page titre ou la dernière page de vos premières lettres patentes ou de votre premier acte constitutif.
Procédure judiciaire utilisée par la Direction du contentieux et des enquêtes de la Commission, le Procureur général du Québec, la municipalité ou un citoyen pour saisir un juge de la Cour supérieure d’une demande visant à faire déclarer un élu municipal incapable provisoirement d’exercer toute fonction liée à sa charge.
Le formulaire doit être signé par un dirigeant de l'organisme.
Seul un dirigeant de l’organisme peut faire la déclaration sous serment prévue au formulaire.
On entend par dirigeant, un membre du conseil d'administration ou une personne occupant une fonction telle que : président, vice-président, secrétaire, trésorier, directeur ou directeur général.
L'immeuble est composé du terrain et des bâtiments qui s'y trouvent. Les personnes habilitées à faire prêter serment sont :
• Les commissaires à l'assermentation
• Les greffiers d'une cour de justice et leur adjoint
• Les avocats et les notaires
• Les maires, les greffiers ou les secrétaires-trésoriers de toutes les municipalités, mais uniquement dans les limites de leur municipalité
• Le secrétaire général, les secrétaires généraux adjoints et les secrétaires adjoints de l'Assemblée nationale
• Les juges de paix
Si vous recevez un compte de votre propriétaire, vous ne pouvez pas demander l’exemption. Ce compte n’est pas un vrai compte de taxes envoyé par la municipalité.
C’est souvent une condition du bail commercial que vous avez signé. La Commission ne peut pas vous exempter d’une condition prévue dans votre bail.
Un immeuble dont le propriétaire est l’État, le gouvernement du Canada, une institution religieuse, une municipalité, une commission scolaire, un collège, une université, un hôpital, un CLSC ou un autre établissement public est automatiquement exempté du paiement des taxes par la Loi sur la fiscalité municipale (article 204 de la LFM). Cependant si cet immeuble est occupé par un OBNL, l'immeuble redevient imposable et il est inscrit au nom de l’OBNL au rôle d’évaluation foncière de la municipalité. L'OBNL doit payer les taxes directement à la municipalité, comme s’il était propriétaire de l’immeuble. L’OBNL doit inscrire la date de son dernier bail. S’il n’y a pas de bail, l’OBNL doit inscrire la date où il a emménagé dans l’immeuble.
Vous devez être un organisme à but non lucratif (OBNL) pour demander une exemption de taxes à la Commission. L’OBNL est créé en application d’une loi. Il a sa propre existence en tant qu’organisme. Un individu ne peut pas demander d’exemption de taxes à la Commission.
Les statuts constitutifs (lettres patentes ou autres) prouvent que l’OBNL a son existence propre. Ils prouvent aussi le but non lucratif. L’OBNL ne doit pas permettre aux membres de faire des profits (remise en argent, ristourne, avantage financier, gain en capital, etc.).
Le NEQ (numéro d’enregistrement au Registre des entreprises prouve que l’OBNL existe présentement. Un OBNL dont l'immatriculation est radiée au Registre des entreprises du Québec ne peut pas demander d'exemption de taxes.
Vous pouvez consulter gratuitement le Registre des entreprises du Québec pour vérifier l’existence de l’OBNL et la loi qui a permis sa création.
Une personne habile à voter est une personne majeure, de citoyenneté canadienne, qui n'est pas en curatelle, qui n'est pas frappée d'aucune incapacité de voter et qui remplit une des deux conditions suivantes :
- Est domiciliée sur le territoire de la municipalité depuis au moins six mois
ou
- Est depuis au moins 12 mois propriétaire d'un immeuble ou l'occupant d'un établissement d'entreprise situé sur le territoire de la municipalité
Un organisme à but non lucratif qui est titulaire d'un droit de propriété. Le propriétaire possède un document (généralement un acte de vente) qui constate la propriété de l'immeuble.
Ces documents prouvent que l’organisme est constitué en personne morale à but non lucratif. Les statuts constitutifs sont différents selon la loi qui régit l’organisme :
Les organismes à but non lucratif sont souvent constitués par lettres patentes sous la Partie III de la Loi sur les compagnies du Québec ou par certificat sous la Loi canadienne sur les organismes à but non lucratif.
Les coopératives sont constituées par des statuts de coopérative en vertu de la Loi sur les coopératives.
D'autres organismes sont constitués en vertu d'une loi privée, par exemple les Chevaliers de Colomb et la Société Saint-Vincent-de-Paul. Ces organismes ont un certificat attestant leur constitution.
Documents égarés ou détruits
Vous pouvez généralement en obtenir un exemplaire en vous adressant à l'autorité qui vous les a délivrés. Il s'agit dans la plupart des cas du Registre des entreprises du Québec.
Activité en continu qui permet d’être vigilant quant à l'utilisation des crédits disponibles. Cette activité est réalisée durant tout le cycle budgétaire et s'appuie sur l’existence de mécanismes d’analyse et de reddition de comptes.
Taxe imposée par une municipalité aux établissements d’entreprise. Le compte de taxes envoyé par un propriétaire au locataire qui doit assumer les taxes municipales en raison d’un bail commercial n’est pas une taxe d’affaires.
Taxes imposées par une municipalité à la personne au nom de qui l’unité d’évaluation est inscrite au rôle d’évaluation foncière.
Les taxes foncières et la taxe d’affaires sont des taxes municipales.