Quels réflexes adopter dans une relation d’affaires avec un organisme sans but lucratif (OSBL)?
Lorsqu’une municipalité constitue un OSBL, lui confie une activité ou un actif, ou lui accorde une aide sous forme d’argent, de biens ou de services, certains réflexes doivent être adoptés afin de veiller à ce que la relation d’affaires soit établie et exercée conformément à la loi et aux principes de saine gestion.
Par Mélanie Girard, directrice principale en audit, et Caroline Roberge, avocate
L’encadrement légal de la relation d’affaires
Les municipalités peuvent constituer des OSBL uniquement pour les fins expressément prévues par la loi, par exemple pour la promotion industrielle, commerciale ou touristique ainsi que l’organisation et la promotion d’activités culturelles et de loisirs.
Elles peuvent leur accorder des aides financières et leur confier des actifs et des activités dans les matières relevant de leurs compétences. Une aide peut également être octroyée dans certaines autres matières prévues à la Loi sur les compétences municipales, telle l’exploitation d’un établissement de santé. Par ailleurs, si l’OSBL exerce des activités commerciales ou industrielles, l’aide financière n’est autorisée que lorsqu’elle est expressément exemptée de l’application de la Loi sur l’interdiction de subventions municipales.
Les municipalités peuvent exercer un certain contrôle sur l’OSBL, tant au sein de son conseil d’administration que sur son financement, ce qui peut avoir une incidence sur les obligations légales applicables. Ces obligations visent à assujettir l’OSBL à un encadrement cohérent avec celui de la municipalité, étant donné le lien étroit qui existe entre eux.
Il est reconnu que la municipalité ne peut, par le biais d’un OSBL, s’arroger des pouvoirs dont elle ne dispose pas, ni accomplir indirectement ce que la loi ne lui permet pas de faire directement. Agir ainsi peut exposer tant la municipalité que les administrateurs de l’OSBL à de fâcheuses conséquences juridiques. Par exemple, la Ville de Pincourt et un fonctionnaire municipal administrateur d’un OSBL ont été reconnus solidairement responsables des dommages occasionnés par une mauvaise gestion de celui-ci1 . L’administrateur s’engage à titre personnel et doit agir avec diligence, honnêteté et loyauté dans l’intérêt de l’OSBL.
Un engagement mutuel à l’égard d’une saine gestion
La décision de faire affaire avec un OSBL devrait être prise en connaissance de cause et s’appuyer sur l’objectif de créer une valeur ajoutée pour la municipalité et la population. Lorsque la municipalité externalise la gestion d’une activité ou d’un actif, elle a tout intérêt à encadrer dans une entente écrite les termes d’un engagement mutuel avec l’OSBL à l’égard d’une saine gestion. L’entente devrait notamment énoncer de manière concrète ses objets et les rôles et responsabilités de chaque partie, définir des attentes qui incluent des résultats mesurables et des exigences à respecter par l’OSBL (par exemple : adoption d’un budget, audit des états financiers) et déterminer la reddition de comptes nécessaire pour mesurer l’atteinte de ces attentes. Les mécanismes de surveillance et de suivi du respect de l’entente sont au cœur des mesures d’encadrement nécessaires pour évaluer l’atteinte des résultats et la performance de l’OSBL. La responsabilité de suivre l’entente devrait être attribuée à une personne de l’administration municipale ayant l’autorité suffisante pour coordonner le suivi (par exemple: obtention de la reddition de comptes attendue de l’OSBL). Le suivi comprend notamment l’analyse de l’état des actifs en jeu, des finances de l’OSBL et de ses résultats par rapport aux attentes de la municipalité.
Article paru dans le numéro de mai 2025 du Scribe, le magazine de l'Association des directeurs municipaux du Québec (ADMQ).
Références
1. Pincourt (Ville de) c. Construction Cogerex ltée, 2013 QCCA 1773 et Construction Cogerex ltée c. Paquette, 2009 QCCS5449.
2. Rapport particulier concernant certains organismes municipaux, février2025; Rapport d’enquête concernant la Ville de Shawinigan, novembre2024.
3. Rapport d’audit de performance, Encadrement lié aux ententes conclues avec des organismes sans but lucratif, février2025
À la suite des modifications apportées à l'immeuble, par exemple, une construction, un agrandissement ou un changement de propriétaire, la municipalité expédie un avis de modification du rôle au propriétaire ou à l'occupant inscrit au rôle d'évaluation. La municipalité informe ainsi le propriétaire ou l'occupant des changements qu'elle a apportés au rôle. On pourra notamment lire sur l'avis le nom du nouveau propriétaire ou la nouvelle valeur de l'immeuble à la suite d'une construction.
Le ministre de la Justice tient le Registre des commissaires à l’assermentation, dans lequel figure le nom des personnes qu’il a désignées pour faire prêter serment. Vous pouvez consulter le registre des commissaires à l'assermentation à l'adresse suivante : assermentation.justice.gouv.qc.ca
Services Québec offre le service d’assermentation dans plusieurs de ses bureaux. Pour plus d’information, vous pouvez consulter le site gouv.qc.ca/portail/quebec/servicesquebec
Il est obligatoire de vous faire assermenter, sinon votre demande sera incomplète.
La seule personne qui peut demander l’exemption des taxes municipales est celle qui paie les taxes directement à la municipalité.
Le compte de taxes de la municipalité doit être au nom de votre organisme. Si le compte de taxes est au nom d’une autre personne, vous ne pouvez pas demander d’exemption de taxes.
Activité ponctuelle qui permet de prévenir, d’identifier et parfois de corriger les situations de dépassement ou de mauvaise utilisation des ressources financières. Ce contrôle est appliqué principalement au moment de l’autorisation de la dépense et au moment de l’autorisation du paiement.
Crédits déterminés en soustrayant de l’ensemble des crédits votés les dépenses payées et à payer de même que les dépenses engagées.
Est la date de délivrance de vos lettres patentes ou de votre acte constitutif. Cette information se trouve généralement sur la page titre ou la dernière page de vos premières lettres patentes ou de votre premier acte constitutif.
Procédure judiciaire utilisée par la Direction du contentieux et des enquêtes de la Commission, le Procureur général du Québec, la municipalité ou un citoyen pour saisir un juge de la Cour supérieure d’une demande visant à faire déclarer un élu municipal incapable provisoirement d’exercer toute fonction liée à sa charge.
Le formulaire doit être signé par un dirigeant de l'organisme.
Seul un dirigeant de l’organisme peut faire la déclaration sous serment prévue au formulaire.
On entend par dirigeant, un membre du conseil d'administration ou une personne occupant une fonction telle que : président, vice-président, secrétaire, trésorier, directeur ou directeur général.
L'immeuble est composé du terrain et des bâtiments qui s'y trouvent. Les personnes habilitées à faire prêter serment sont :
• Les commissaires à l'assermentation
• Les greffiers d'une cour de justice et leur adjoint
• Les avocats et les notaires
• Les maires, les greffiers ou les secrétaires-trésoriers de toutes les municipalités, mais uniquement dans les limites de leur municipalité
• Le secrétaire général, les secrétaires généraux adjoints et les secrétaires adjoints de l'Assemblée nationale
• Les juges de paix
Si vous recevez un compte de votre propriétaire, vous ne pouvez pas demander l’exemption. Ce compte n’est pas un vrai compte de taxes envoyé par la municipalité.
C’est souvent une condition du bail commercial que vous avez signé. La Commission ne peut pas vous exempter d’une condition prévue dans votre bail.
Un immeuble dont le propriétaire est l’État, le gouvernement du Canada, une institution religieuse, une municipalité, une commission scolaire, un collège, une université, un hôpital, un CLSC ou un autre établissement public est automatiquement exempté du paiement des taxes par la Loi sur la fiscalité municipale (article 204 de la LFM). Cependant si cet immeuble est occupé par un OBNL, l'immeuble redevient imposable et il est inscrit au nom de l’OBNL au rôle d’évaluation foncière de la municipalité. L'OBNL doit payer les taxes directement à la municipalité, comme s’il était propriétaire de l’immeuble. L’OBNL doit inscrire la date de son dernier bail. S’il n’y a pas de bail, l’OBNL doit inscrire la date où il a emménagé dans l’immeuble.
Vous devez être un organisme à but non lucratif (OBNL) pour demander une exemption de taxes à la Commission. L’OBNL est créé en application d’une loi. Il a sa propre existence en tant qu’organisme. Un individu ne peut pas demander d’exemption de taxes à la Commission.
Les statuts constitutifs (lettres patentes ou autres) prouvent que l’OBNL a son existence propre. Ils prouvent aussi le but non lucratif. L’OBNL ne doit pas permettre aux membres de faire des profits (remise en argent, ristourne, avantage financier, gain en capital, etc.).
Le NEQ (numéro d’enregistrement au Registre des entreprises prouve que l’OBNL existe présentement. Un OBNL dont l'immatriculation est radiée au Registre des entreprises du Québec ne peut pas demander d'exemption de taxes.
Vous pouvez consulter gratuitement le Registre des entreprises du Québec pour vérifier l’existence de l’OBNL et la loi qui a permis sa création.
Une personne habile à voter est une personne majeure, de citoyenneté canadienne, qui n'est pas en curatelle, qui n'est pas frappée d'aucune incapacité de voter et qui remplit une des deux conditions suivantes :
- Est domiciliée sur le territoire de la municipalité depuis au moins six mois
ou
- Est depuis au moins 12 mois propriétaire d'un immeuble ou l'occupant d'un établissement d'entreprise situé sur le territoire de la municipalité
Un organisme à but non lucratif qui est titulaire d'un droit de propriété. Le propriétaire possède un document (généralement un acte de vente) qui constate la propriété de l'immeuble.
Ces documents prouvent que l’organisme est constitué en personne morale à but non lucratif. Les statuts constitutifs sont différents selon la loi qui régit l’organisme :
Les organismes à but non lucratif sont souvent constitués par lettres patentes sous la Partie III de la Loi sur les compagnies du Québec ou par certificat sous la Loi canadienne sur les organismes à but non lucratif.
Les coopératives sont constituées par des statuts de coopérative en vertu de la Loi sur les coopératives.
D'autres organismes sont constitués en vertu d'une loi privée, par exemple les Chevaliers de Colomb et la Société Saint-Vincent-de-Paul. Ces organismes ont un certificat attestant leur constitution.
Documents égarés ou détruits
Vous pouvez généralement en obtenir un exemplaire en vous adressant à l'autorité qui vous les a délivrés. Il s'agit dans la plupart des cas du Registre des entreprises du Québec.
Activité en continu qui permet d’être vigilant quant à l'utilisation des crédits disponibles. Cette activité est réalisée durant tout le cycle budgétaire et s'appuie sur l’existence de mécanismes d’analyse et de reddition de comptes.
Taxe imposée par une municipalité aux établissements d’entreprise. Le compte de taxes envoyé par un propriétaire au locataire qui doit assumer les taxes municipales en raison d’un bail commercial n’est pas une taxe d’affaires.
Taxes imposées par une municipalité à la personne au nom de qui l’unité d’évaluation est inscrite au rôle d’évaluation foncière.
Les taxes foncières et la taxe d’affaires sont des taxes municipales.