Traitement des divulgations : un processus rigoureux assorti de plusieurs filtres
La Commission municipale du Québec (CMQ) est récemment devenue le guichet unique du milieu municipal pour le traitement des divulgations d’actes répréhensibles à l’égard des municipalités et de celles se rapportant à des manquements déontologiques. L’importance de cette fonction a amené la CMQ à mettre en place un processus rigoureux et efficace assorti de plusieurs filtres.
Par Me Martin Lessard et Me Marie-Ève Poulin, de la Direction des enquêtes et des poursuites en intégrité municipale
Guichet unique et processus d'enquête unifié
Depuis le 1er avril 2022, toute personne peut divulguer en toute confidentialité des renseignements signalant un manquement déontologique de la part d’une personne élue ou un acte répréhensible commis ou sur le point de l’être à l’égard d’une municipalité, au sens de la Loi facilitant la divulgation des actes répréhensibles à l’égard des organismes publics. Ces divulgations sont reçues et traitées de manière confidentielle par la CMQ, par l’entremise de sa Direction des enquêtes et des poursuites en intégrité municipale (DEPIM). Reconnaissant qu’il était difficile pour un citoyen ou une citoyenne de distinguer entre un manquement déontologique et un acte répréhensible, le législateur a choisi la voie de la simplicité. Dorénavant, l’accent de la divulgation est mis sur les faits ainsi que les conduites reprochées, laissant à la DEPIM le soin de qualifier juridiquement la situation. Pour les divulgateurs, les témoins et les personnes visées, cette approche est avantageuse puisqu’il s’agit d’une seule et même démarche d’enquête. Les personnes ont l’occasion de s’exprimer sur tous les enjeux que peut soulever la divulgation, sans devoir compartimenter l’information ni la répéter à des organismes d’enquête distincts. Pour la DEPIM, le processus d’enquête unifié favorise la recherche de solutions adaptées.
Le traitement des divulgations
Le processus de traitement mis en place vise à permettre de juger du bien-fondé et du caractère avéré des divulgations qui sont faites. Les mécanismes prévus permettent aussi de le prémunir contre une instrumentalisation politique.
L’importance de ce rôle a amené la CMQ à instaurer des procédures rigoureuses et efficaces, tant avant que pendant une enquête. La très grande majorité des élus·es municipaux, des municipalités et des officières et officiers municipaux sont bien au fait des obligations éthiques et déontologiques applicables de même que des attentes du public en matière d’intégrité municipale. La rigueur et l’efficacité du processus d’enquête visent, notamment, à éviter d’affecter indûment la réputation des personnes concernées, élus·es, employés ou fournisseurs municipaux, encore davantage lorsque les allégations s’avèrent non fondées, vexatoires ou abusives. La rigueur et l’efficacité de ce processus ainsi que l’importance de ses filtres sont manifestes lorsqu’on analyse le cheminement des 1 460 divulgations traitées par la DEPIM en 2022-2023. Seulement 9 % d’entre elles ont mené à un rapport d’enquête en matière d’acte répréhensible (26), de citation déontologique (34) ou d’action en déclaration d’inhabilité (14), le tout en respectant dans 98 % des cas le délai que la CMQ se donne pour cible, soit 180 jours ou moins.
Premier filtre : la recevabilité
Après réception d’une divulgation, la DEPIM entreprend d’abord une analyse préliminaire de recevabilité, notamment pour s’assurer que la divulgation comporte suffisamment d’éléments pour amorcer une enquête et que les faits allégués relèvent de la compétence de la CMQ. La divulgation doit inclure des informations pertinentes de nature à démontrer un manquement déontologique ou un acte répréhensible. Pas question que le processus devienne une partie de pêche ! Si une divulgation paraît abusive, sans fondement ou de nature vexatoire, par exemple en faisant preuve de mauvaise foi, en étant exprimée malicieusement ou en se basant sur des motifs visant uniquement à nuire à une personne, elle sera jugée irrecevable dès cette étape et aucune enquête ne sera enclenchée par la DEPIM.
Dans le cadre de différends politiques, notamment, la DEPIM est consciente que l’on pourrait parfois vouloir l’instrumentaliser. À cet effet, il est important de rappeler que les divulgations concernant des décisions d’opportunité prises par les municipalités sont rejetées d’emblée. Par exemple, les divulgations qui remettent en question le bien-fondé d’un projet ou d’une réglementation municipale. Il en est de même pour celles qui concernent des conflits de nature politique qui sont au coeur de la garantie constitutionnelle de la liberté d’expression. Soulignons qu’une divulgation recevable ne signifie pas pour autant qu’elle est bien fondée et que les faits allégués sont pris comme avérés.
Deuxième filtre : l'enquête administrative
C’est durant l’enquête administrative que les éléments de preuve contradictoires apparaissent, révélant ainsi la véracité et le bien-fondé des allégations. L’objectif de l’enquête administrative de la DEPIM s’articule autour de la recherche de la vérité. Il est donc primordial que l’ensemble des personnes rencontrées collaborent au processus d’enquête. La loi prévoit d’ailleurs des infractions pénales assorties d’amendes dans le cas contraire. Quant à la personne mise en cause comme étant l’auteure présumée de l’acte répréhensible ou du manquement déontologique, elle a toujours l’occasion de présenter sa version des faits et de faire valoir son point de vue sur les éléments problématiques allégués. Ceux-ci sont nécessairement pris en compte dans le traitement d’un dossier.
Conclusion
Assurément, les actions des élues et élus, des employées et employés et des fournisseurs municipaux font l’objet d’une préoccupation accrue du public, et les attentes de la population à cet égard sont élevées. Le fort volume de dénonciations que reçoit la CMQ en témoigne. Aussi légitime soit-elle, cette préoccupation s’accompagne de la mise en place d’un processus rigoureux et efficace, assorti de plusieurs filtres, afin de permettre de juger du bien-fondé et du caractère avéré des divulgations qui sont faites, tout en permettant des interventions ciblées les plus durables possible sur la saine gestion municipale.
Article publié dans le numéro de septembre 2023 de Quorum, le magazine de la Fédération québécoise des municipalités (FQM).
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À la suite des modifications apportées à l'immeuble, par exemple, une construction, un agrandissement ou un changement de propriétaire, la municipalité expédie un avis de modification du rôle au propriétaire ou à l'occupant inscrit au rôle d'évaluation. La municipalité informe ainsi le propriétaire ou l'occupant des changements qu'elle a apportés au rôle. On pourra notamment lire sur l'avis le nom du nouveau propriétaire ou la nouvelle valeur de l'immeuble à la suite d'une construction.
Le ministre de la Justice tient le Registre des commissaires à l’assermentation, dans lequel figure le nom des personnes qu’il a désignées pour faire prêter serment. Vous pouvez consulter le registre des commissaires à l'assermentation à l'adresse suivante : assermentation.justice.gouv.qc.ca
Services Québec offre le service d’assermentation dans plusieurs de ses bureaux. Pour plus d’information, vous pouvez consulter le site gouv.qc.ca/portail/quebec/servicesquebec
Il est obligatoire de vous faire assermenter, sinon votre demande sera incomplète.
La seule personne qui peut demander l’exemption des taxes municipales est celle qui paie les taxes directement à la municipalité.
Le compte de taxes de la municipalité doit être au nom de votre organisme. Si le compte de taxes est au nom d’une autre personne, vous ne pouvez pas demander d’exemption de taxes.
Activité ponctuelle qui permet de prévenir, d’identifier et parfois de corriger les situations de dépassement ou de mauvaise utilisation des ressources financières. Ce contrôle est appliqué principalement au moment de l’autorisation de la dépense et au moment de l’autorisation du paiement.
Crédits déterminés en soustrayant de l’ensemble des crédits votés les dépenses payées et à payer de même que les dépenses engagées.
Est la date de délivrance de vos lettres patentes ou de votre acte constitutif. Cette information se trouve généralement sur la page titre ou la dernière page de vos premières lettres patentes ou de votre premier acte constitutif.
Procédure judiciaire utilisée par la Direction du contentieux et des enquêtes de la Commission, le Procureur général du Québec, la municipalité ou un citoyen pour saisir un juge de la Cour supérieure d’une demande visant à faire déclarer un élu municipal incapable provisoirement d’exercer toute fonction liée à sa charge.
Le formulaire doit être signé par un dirigeant de l'organisme.
Seul un dirigeant de l’organisme peut faire la déclaration sous serment prévue au formulaire.
On entend par dirigeant, un membre du conseil d'administration ou une personne occupant une fonction telle que : président, vice-président, secrétaire, trésorier, directeur ou directeur général.
L'immeuble est composé du terrain et des bâtiments qui s'y trouvent. Les personnes habilitées à faire prêter serment sont :
• Les commissaires à l'assermentation
• Les greffiers d'une cour de justice et leur adjoint
• Les avocats et les notaires
• Les maires, les greffiers ou les secrétaires-trésoriers de toutes les municipalités, mais uniquement dans les limites de leur municipalité
• Le secrétaire général, les secrétaires généraux adjoints et les secrétaires adjoints de l'Assemblée nationale
• Les juges de paix
Si vous recevez un compte de votre propriétaire, vous ne pouvez pas demander l’exemption. Ce compte n’est pas un vrai compte de taxes envoyé par la municipalité.
C’est souvent une condition du bail commercial que vous avez signé. La Commission ne peut pas vous exempter d’une condition prévue dans votre bail.
Un immeuble dont le propriétaire est l’État, le gouvernement du Canada, une institution religieuse, une municipalité, une commission scolaire, un collège, une université, un hôpital, un CLSC ou un autre établissement public est automatiquement exempté du paiement des taxes par la Loi sur la fiscalité municipale (article 204 de la LFM). Cependant si cet immeuble est occupé par un OBNL, l'immeuble redevient imposable et il est inscrit au nom de l’OBNL au rôle d’évaluation foncière de la municipalité. L'OBNL doit payer les taxes directement à la municipalité, comme s’il était propriétaire de l’immeuble. L’OBNL doit inscrire la date de son dernier bail. S’il n’y a pas de bail, l’OBNL doit inscrire la date où il a emménagé dans l’immeuble.
Vous devez être un organisme à but non lucratif (OBNL) pour demander une exemption de taxes à la Commission. L’OBNL est créé en application d’une loi. Il a sa propre existence en tant qu’organisme. Un individu ne peut pas demander d’exemption de taxes à la Commission.
Les statuts constitutifs (lettres patentes ou autres) prouvent que l’OBNL a son existence propre. Ils prouvent aussi le but non lucratif. L’OBNL ne doit pas permettre aux membres de faire des profits (remise en argent, ristourne, avantage financier, gain en capital, etc.).
Le NEQ (numéro d’enregistrement au Registre des entreprises prouve que l’OBNL existe présentement. Un OBNL dont l'immatriculation est radiée au Registre des entreprises du Québec ne peut pas demander d'exemption de taxes.
Vous pouvez consulter gratuitement le Registre des entreprises du Québec pour vérifier l’existence de l’OBNL et la loi qui a permis sa création.
Une personne habile à voter est une personne majeure, de citoyenneté canadienne, qui n'est pas en curatelle, qui n'est pas frappée d'aucune incapacité de voter et qui remplit une des deux conditions suivantes :
- Est domiciliée sur le territoire de la municipalité depuis au moins six mois
ou
- Est depuis au moins 12 mois propriétaire d'un immeuble ou l'occupant d'un établissement d'entreprise situé sur le territoire de la municipalité
Un organisme à but non lucratif qui est titulaire d'un droit de propriété. Le propriétaire possède un document (généralement un acte de vente) qui constate la propriété de l'immeuble.
Ces documents prouvent que l’organisme est constitué en personne morale à but non lucratif. Les statuts constitutifs sont différents selon la loi qui régit l’organisme :
Les organismes à but non lucratif sont souvent constitués par lettres patentes sous la Partie III de la Loi sur les compagnies du Québec ou par certificat sous la Loi canadienne sur les organismes à but non lucratif.
Les coopératives sont constituées par des statuts de coopérative en vertu de la Loi sur les coopératives.
D'autres organismes sont constitués en vertu d'une loi privée, par exemple les Chevaliers de Colomb et la Société Saint-Vincent-de-Paul. Ces organismes ont un certificat attestant leur constitution.
Documents égarés ou détruits
Vous pouvez généralement en obtenir un exemplaire en vous adressant à l'autorité qui vous les a délivrés. Il s'agit dans la plupart des cas du Registre des entreprises du Québec.
Activité en continu qui permet d’être vigilant quant à l'utilisation des crédits disponibles. Cette activité est réalisée durant tout le cycle budgétaire et s'appuie sur l’existence de mécanismes d’analyse et de reddition de comptes.
Taxe imposée par une municipalité aux établissements d’entreprise. Le compte de taxes envoyé par un propriétaire au locataire qui doit assumer les taxes municipales en raison d’un bail commercial n’est pas une taxe d’affaires.
Taxes imposées par une municipalité à la personne au nom de qui l’unité d’évaluation est inscrite au rôle d’évaluation foncière.
Les taxes foncières et la taxe d’affaires sont des taxes municipales.