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Déclaration de services aux citoyens

Notre mission

À titre d’organisme indépendant voué au domaine municipal, la Commission municipale du Québec (Commission) contribue à améliorer la gouvernance, la gestion et la confiance des citoyens envers leurs institutions.  

Notre vision

La Commission se veut un organisme performant, dynamique et moderne qui est reconnu pour la pertinence et le caractère significatif de ses interventions dans le domaine municipal.  

Nos valeurs

Sept valeurs communes ont été choisies pour guider les actions de la Commission et de son personnel :

  • Indépendance  - Le personnel est libre de toute influence et de tout intérêt qui pourraient affecter l’exercice de son jugement et sa neutralité.
  • Intégrité - Le personnel agit de façon juste et honnête, avec rigueur, en évitant toute situation potentielle de conflit d’intérêts.
  • Impartialité - Le personnel fait preuve de neutralité et d’objectivité et prend ses décisions en accordant à tous un traitement équitable.
  • Respect - Le personnel manifeste de la considération à l’égard de toute personne avec qui il interagit. Il fait preuve de courtoisie, d’écoute et de discrétion dans l’exercice de ses fonctions.
  • Transparence - Le personnel agit en respectant le droit des personnes à une information de qualité, juste et complète.
  • Cohérence - Le personnel exerce ses fonctions en s’assurant d’harmoniser ses intentions, ses actions et ses décisions.
  • Excellence - Le personnel se démarque par la recherche constante de qualité dans toutes ses actions. Il s’assure que ses services et ses pratiques sont exemplaires.

Notre offre de services

La Commission offre des services aux municipalités quant à l’amélioration de la gouvernance et de la gestion municipale par l’exercice de ses diverses compétences, tant administratives que juridictionnelles et ce, au bénéfice des citoyennes et des citoyens. 

La Commission offre aussi des services aux organismes sans but lucratif (OBNL) qui présentent une demande d’exemption de taxes municipales ainsi qu’aux formateurs et aux conseillers en éthique qui sollicitent une autorisation d’agir à ce titre.    

De plus, la Commission assume le traitement des divulgations et mène des enquêtes relatives aux manquements à l’éthique d’un élu municipal ou concernant un acte répréhensible à l’égard d’un organisme municipal. La Commission examine également les plaintes en cas de représailles. 

Nos engagements sur la qualité des services

La Commission s'engage à assurer :

  • Des services respectueux
  • Des services accessibles qui tiennent compte des besoins particuliers de la clientèle
  • Des démarches simples pour l’obtention d’un service 
  • Une assistance en cas de besoin 
  • Des services diligents
  • Des informations utiles 
  • Un traitement rigoureux selon les règles applicables 
  • La confidentialité des renseignements personnels et confidentiels 

Engagements :

  • Mesurer la qualité des services par la tenue de sondages sur la satisfaction de la clientèle
  • Mesurer la qualité des services par le traitement des plaintes

  

 

Nos engagements sur les normes de services

RENSEIGNEMENTS ET ACCESSIBILITÉ DE NOS SERVICES

Vous pouvez accéder aux services de la Commission en tout temps par le biais de notre site Internet. Il vous est également possible de joindre la Commission par téléphone, par courrier électronique, par la poste. Nos coordonnées sont présentées dans la section « Nous joindre ».

Les audiences et les enquêtes que nous effectuons sont tenues dans toutes les régions du Québec. La Commission est aussi en mesure de tenir ces dernières à distance en mode virtuel. Le calendrier des audiences, incluant l’horaire et le lieu de celles-ci, est publié de façon hebdomadaire, sur le site Internet de la Commission.

Engagements : 

  • Répondre dans un délai de deux jours ouvrables à une demande d’information générale formulée sur le site Internet de la Commission 
  • Rendre accessible par un moyen technologique la participation aux consultations publiques menées par la Commission
  • Assurer la webdiffusion des audiences de la Commission

 

EXEMPTION DE TAXES MUNICIPALES

La Commission municipale du Québec peut accorder une reconnaissance aux fins d’exemption des taxes municipales à certains organismes à but non lucratif (OBNL). Lorsqu'un organisme bénéficie d'une telle reconnaissance, la Commission doit après 9 ans (taxes foncières) ou 5 ans (taxe d'affaires) réviser la reconnaissance.

Engagements : 

  • Simplifier le processus de demandes de reconnaissance aux fins d’exemption de taxes effectuées par les OBNL 
  • Rendre une décision dans les 60 jours suivant la désignation d’un juge administratif ou dans les 60 jours suivant la tenue d’une audience, lorsque celle-ci est requise

 

DIVULGATIONS ET ENQUÊTES EN MATIÈRE D'INTÉGRITÉ MUNICIPALE

Toute personne qui a des motifs raisonnables de croire qu’un acte répréhensible a été commis ou est sur le point de l’être ou qui a de l’information concernant un manquement déontologique peut divulguer les renseignements à la Commission.

Engagements : 

  • Consulter des représentants du milieu municipal en tenant compte de la diversité des communautés locales dans le but d’améliorer les services en ligne pour déposer une divulgation
  • Concevoir des outils d’accompagnement soutenant la divulgation en ligne 

 

FORMATION EN ÉTHIQUE

La Commission est responsable de fixer le contenu minimal des formations en éthique et déontologie que doivent obligatoirement suivre les élus municipaux et le personnel des cabinets politiques, le cas échéant. De plus, seuls les formateurs qui détiennent une autorisation de la Commission pour agir comme formateur peuvent dispenser la formation obligatoire prévue à l’article 15 de la Loi sur l’éthique et la déontologie en matière municipale. La Commission a aussi la responsabilité de déterminer les critères de compétence et d’expérience pour qu’un avocat ou un notaire soit inscrit sur la liste des conseillers à l’éthique.

Engagement : 

  • Lorsque la demande d’autorisation d’agir à titre de formateur en éthique ou de conseiller en éthique ou bien la demande de reconnaissance du contenu d’une formation est complète, délivrer les attestations et autorisations dans un délai de 30 jours

 

VÉRIFICATION MUNICIPALE

La Commission réalise des audits de conformité et des audits de performance auprès de certaines municipalités et des organismes municipaux. Ces audits sont des évaluations indépendantes et objectives qui visent à susciter des changements durables et positifs dans le fonctionnement de ces organisations, et ce, au bénéfice des citoyens.  

Engagements : 

  • Réaliser des missions d’audit avec professionnalisme et objectivité dans une approche de collaboration avec les municipalités auditées
  • Faciliter l’appropriation des rapports d’audit et l’identification d’actions permettant l’amélioration des pratiques de gestion municipale

Votre collaboration

En vue de vous répondre promptement, il est essentiel que vous nous fournissiez tous les renseignements et documents demandés, dans les délais prescrits. Nous comptons également sur vous pour nous communiquer dès que possible tout fait nouveau pouvant avoir une incidence sur le traitement de votre demande.

Plaintes

Vous pouvez en tout temps nous transmettre une plainte, un commentaire ou une suggestion au sujet de la qualité de notre prestation de services par le biais du formulaire en ligne disponible sur notre site Internet. 

Si vous n’êtes pas satisfait du traitement que nous avons accordé à votre plainte, ou si vous ne souhaitez pas porter plainte à la Commission, vous pouvez communiquer avec le Protecteur du citoyen au moyen du lien suivant : www.protecteurducitoyen.qc.ca.

Engagement : 

  • Donner suite aux plaintes recevables1 dans un délai de 20 jours

Suivi de notre Déclaration

Nous rendons compte du respect des engagements de la présente Déclaration dans notre rapport annuel de gestion. 

Révision de notre Déclaration

La Déclaration est revue périodiquement dans le cadre de nos processus annuels d’évaluation et de planification. Elle entre en vigueur le 1er avril 2023. 
 

1 Une plainte est recevable lorsqu’elle concerne une insatisfaction à l’égard d’un service reçu de la Commission et qu’elle ne vise pas la contestation d’une décision rendue par la Commission.

À la suite des modifications apportées à l'immeuble, par exemple, une construction, un agrandissement ou un changement de propriétaire, la municipalité expédie un avis de modification du rôle au propriétaire ou à l'occupant inscrit au rôle d'évaluation. La municipalité informe ainsi le propriétaire ou l'occupant des changements qu'elle a apportés au rôle. On pourra notamment lire sur l'avis le nom du nouveau propriétaire ou la nouvelle valeur de l'immeuble à la suite d'une construction.

Le ministre de la Justice tient le Registre des commissaires à l’assermentation, dans lequel figure le nom des personnes qu’il a désignées pour faire prêter serment. Vous pouvez consulter le registre des commissaires à l'assermentation à l'adresse suivante : assermentation.justice.gouv.qc.ca

Services Québec offre le service d’assermentation dans plusieurs de ses bureaux. Pour plus d’information, vous pouvez consulter le site gouv.qc.ca/portail/quebec/servicesquebec

Il est obligatoire de vous faire assermenter, sinon votre demande sera incomplète.

La seule personne qui peut demander l’exemption des taxes municipales est celle qui paie les taxes directement à la municipalité.

Le compte de taxes de la municipalité doit être au nom de votre organisme. Si le compte de taxes est au nom d’une autre personne, vous ne pouvez pas demander d’exemption de taxes.

Activité ponctuelle qui permet de prévenir, d’identifier et parfois de corriger les situations de dépassement ou de mauvaise utilisation des ressources financières. Ce contrôle est appliqué principalement au moment de l’autorisation de la dépense et au moment de l’autorisation du paiement.

Crédits déterminés en soustrayant de l’ensemble des crédits votés les dépenses payées et à payer de même que les dépenses engagées.

Est la date de délivrance de vos lettres patentes ou de votre acte constitutif. Cette information se trouve généralement sur la page titre ou la dernière page de vos premières lettres patentes ou de votre premier acte constitutif. 

Procédure judiciaire utilisée par la Direction du contentieux et des enquêtes de la Commission, le Procureur général du Québec, la municipalité ou un citoyen pour saisir un juge de la Cour supérieure d’une demande visant à faire déclarer un élu municipal incapable provisoirement d’exercer toute fonction liée à sa charge.

Le formulaire doit être signé par un dirigeant de l'organisme.

Seul un dirigeant de l’organisme peut faire la déclaration sous serment prévue au formulaire.

On entend par dirigeant, un membre du conseil d'administration ou une personne occupant une fonction telle que : président, vice-président, secrétaire, trésorier, directeur ou directeur général.

L'immeuble est composé du terrain et des bâtiments qui s'y trouvent. Les personnes habilitées à faire prêter serment sont :
•    Les commissaires à l'assermentation
•    Les greffiers d'une cour de justice et leur adjoint
•    Les avocats et les notaires
•    Les maires, les greffiers ou les secrétaires-trésoriers de toutes les municipalités, mais uniquement dans les limites de leur municipalité
•    Le secrétaire général, les secrétaires généraux adjoints et les secrétaires adjoints de l'Assemblée nationale
•    Les juges de paix

Si vous recevez un compte de votre propriétaire, vous ne pouvez pas demander l’exemption. Ce compte n’est pas un vrai compte de taxes envoyé par la municipalité.

C’est souvent une condition du bail commercial que vous avez signé. La Commission ne peut pas vous exempter d’une condition prévue dans votre bail.

Un immeuble dont le propriétaire est l’État, le gouvernement du Canada, une institution religieuse, une municipalité, une commission scolaire, un collège, une université, un hôpital, un CLSC ou un autre établissement public est automatiquement exempté du paiement des taxes par la Loi sur la fiscalité municipale (article 204 de la LFM). Cependant si cet immeuble est occupé par un OBNL, l'immeuble redevient imposable et il est inscrit au nom de l’OBNL au rôle d’évaluation foncière de la municipalité. L'OBNL doit payer les taxes directement à la municipalité, comme s’il était propriétaire de l’immeuble. L’OBNL doit inscrire la date de son dernier bail. S’il n’y a pas de bail, l’OBNL doit inscrire la date où il a emménagé dans l’immeuble.

Vous devez être un organisme à but non lucratif (OBNL) pour demander une exemption de taxes à la Commission. L’OBNL est créé en application d’une loi. Il a sa propre existence en tant qu’organisme. Un individu ne peut pas demander d’exemption de taxes à la Commission.

Les statuts constitutifs (lettres patentes ou autres) prouvent que l’OBNL a son existence propre. Ils prouvent aussi le but non lucratif. L’OBNL ne doit pas permettre aux membres de faire des profits (remise en argent, ristourne, avantage financier, gain en capital, etc.).

Le NEQ (numéro d’enregistrement au Registre des entreprises prouve que l’OBNL existe présentement. Un OBNL dont l'immatriculation est radiée au Registre des entreprises du Québec ne peut pas demander d'exemption de taxes.

Vous pouvez consulter gratuitement le Registre des entreprises du Québec pour vérifier l’existence de l’OBNL et la loi qui a permis sa création.

Une personne habile à voter est une personne majeure, de citoyenneté canadienne, qui n'est pas en curatelle, qui n'est pas frappée d'aucune incapacité de voter et qui remplit une des deux conditions suivantes :

- Est domiciliée sur le territoire de la municipalité depuis au moins six mois

ou

- Est depuis au moins 12 mois propriétaire d'un immeuble ou l'occupant d'un établissement d'entreprise situé sur le territoire de la municipalité

Un organisme à but non lucratif qui est titulaire d'un droit de propriété. Le propriétaire possède un document (généralement un acte de vente) qui constate la propriété de l'immeuble.

Ces documents prouvent que l’organisme est constitué en personne morale à but non lucratif. Les statuts constitutifs sont différents selon la loi qui régit l’organisme :

Les organismes à but non lucratif sont souvent constitués par lettres patentes sous la Partie III de la Loi sur les compagnies du Québec ou par certificat sous la Loi canadienne sur les organismes à but non lucratif.

Les coopératives sont constituées par des statuts de coopérative en vertu de la Loi sur les coopératives.

D'autres organismes sont constitués en vertu d'une loi privée, par exemple les Chevaliers de Colomb et la Société Saint-Vincent-de-Paul. Ces organismes ont un certificat attestant leur constitution.

Documents égarés ou détruits

Vous pouvez généralement en obtenir un exemplaire en vous adressant à l'autorité qui vous les a délivrés. Il s'agit dans la plupart des cas du Registre des entreprises du Québec.

Activité en continu qui permet d’être vigilant quant à l'utilisation des crédits disponibles. Cette activité est réalisée durant tout le cycle budgétaire et s'appuie sur l’existence de mécanismes d’analyse et de reddition de comptes.

Taxe imposée par une municipalité aux établissements d’entreprise. Le compte de taxes envoyé par un propriétaire au locataire qui doit assumer les taxes municipales en raison d’un bail commercial n’est pas une taxe d’affaires.

Taxes imposées par une municipalité à la personne au nom de qui l’unité d’évaluation est inscrite au rôle d’évaluation foncière.

Les taxes foncières et la taxe d’affaires sont des taxes municipales.