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COVID-19 : Informations sur nos services

Déclaration de services aux citoyens

Notre mission

À titre d’organisme indépendant voué au domaine municipal, la Commission municipale du Québec (Commission) contribue à améliorer la gouvernance, la gestion et la confiance des citoyens envers leurs institutions.  

Notre vision

La Commission se veut un organisme performant, dynamique et moderne qui est reconnu pour la pertinence et le caractère significatif de ses interventions dans le domaine municipal.  

Nos valeurs

Sept valeurs communes ont été choisies pour guider les actions de la Commission et de son personnel :

  • Indépendance  - Le personnel est libre de toute influence et de tout intérêt qui pourraient affecter l’exercice de son jugement et sa neutralité.
  • Intégrité - Le personnel agit de façon juste et honnête, avec rigueur, en évitant toute situation potentielle de conflit d’intérêts.
  • Impartialité - Le personnel fait preuve de neutralité et d’objectivité et prend ses décisions en accordant à tous un traitement équitable.
  • Respect - Le personnel manifeste de la considération à l’égard de toute personne avec qui il interagit. Il fait preuve de courtoisie, d’écoute et de discrétion dans l’exercice de ses fonctions.
  • Transparence - Le personnel agit en respectant le droit des personnes à une information de qualité, juste et complète.
  • Cohérence - Le personnel exerce ses fonctions en s’assurant d’harmoniser ses intentions, ses actions et ses décisions.
  • Excellence - Le personnel se démarque par la recherche constante de qualité dans toutes ses actions. Il s’assure que ses services et ses pratiques sont exemplaires.

Nos services aux citoyens

Les principaux services que nous offrons aux citoyens*  sont l’examen et le traitement des :

  • renseignements que vous nous divulguez concernant un manquement allégué d’un élu municipal au code d’éthique et déontologie qui lui est applicable;
  • plaintes relatives à des représailles dont vous croyez être victime pour le motif de nous avoir communiqué de tels renseignements; 
  • demandes aux fins d’exemptions des taxes foncières ou d’affaires si vous êtes un organisme à but non lucratif;
  • demandes de renseignements relatives aux services ou aux compétences de la Commission.

* En vertu de la Loi sur l’administration publique, les services aux citoyens comprennent les services offerts à la population et aux entreprises (incluant les organismes à but non lucratif).

Nos objectifs

Engagement 1 : Offrir à tous les citoyens un accès équitable aux services offerts par la Commission 

Accessibilité

Vous pouvez accéder aux services de la Commission en tout temps par le biais de notre site Internet. Il vous est également possible de joindre la Commission par téléphone, par courrier électronique, par la poste, par télécopieur ou en personne, à nos bureaux de Québec et de Montréal. 

Les heures d’ouverture sont de 8 h 30 à 12 h 00 et de 13 h 00 à 16 h 30. Toutefois, en conformité avec les mesures du gouvernement du Québec visant à contrer la propagation de la COVID-19 tout en protégeant la santé des citoyens et de son personnel, la Commission a restreint l’accès du public à ses bureaux. Néanmoins, les activités de la Commission se poursuivent grâce à divers outils de communication permettant le travail à distance de ses employés et la tenue d’audiences à distance par les juges administratifs.

Tout en privilégiant le recours aux moyens technologiques, lorsque nécessaire, les audiences et les enquêtes que nous effectuons sont tenues dans toutes les régions du Québec, dans le respect des protocoles sanitaires relatifs à la COVID-19. Le calendrier des audiences, incluant l’horaire et le lieu de celles-ci, est publié de façon hebdomadaire, sur le site Internet de la Commission. 

Nous travaillons également à améliorer de façon continue le site Internet de la Commission et son contenu afin qu’ils soient facilement accessibles aux personnes en situation de handicap.

 

Engagement 2 : Offrir un service à la clientèle d'excellence 

Accueil et comportement du personnel

En toute circonstance, le personnel de la Commission fait preuve d’écoute active, de respect et de courtoisie.
Il répond avec diligence lorsque vous faites appel à ses services. Ainsi, il veille à :

  • retourner votre appel dans un délai d’un jour ouvrable;
  • accuser réception de votre demande de renseignements écrite dans un délai de deux jours ouvrables, à l’exception des demandes reçues aux fins d’exemptions des taxes foncières ou d’affaires;
  • traiter votre demande de renseignements dans un délai de cinq jours ouvrables.

Toute information qui vous sera communiquée verbalement ou par écrit sera claire, précise et fiable.   

 

  Engagement 3 : Faire preuve de rigueur et d'équité dans le traitement des dossiers de demandes en éthique et déontologie et en exemption de taxes ou d'affaires

Traitement des demandes en éthique et déontologie et en exemptions de taxes

Votre demande sera évaluée par du personnel qualifié, et ce, avec rigueur, impartialité et équité en tenant compte des règles établies par la loi et la jurisprudence. Lorsque complète et recevable, votre demande est traitée dans un délai raisonnable*.  

* Conformément aux orientations en matière de procédure de la Commission. Ces orientations sont accessibles sur le site Internet de la Commission, ICI.  

 

Renseignements que vous nous divulguez concernant un manquement allégué d’un élu municipal en vertu du code d’éthique et déontologie qui lui est applicable
Nous accusons réception automatiquement des divulgations faites par le formulaire en ligne ou dans un délai de 5 jours ouvrables si la divulgation est faite autrement, sous réserve que l’identité du divulgateur soit connue et que ses coordonnées soient disponibles.
Nous rendons publiques les conclusions de notre enquête administrative lorsque votre divulgation de renseignements mène à la citation* de l’élu visé devant la section juridictionnelle de la Commission.
Nous rendons une décision dans les 90 jours suivant une audience ou dans les 120 jours si le juge administratif conclut que l’élu municipal a commis un manquement et qu’une audience sur sanction est nécessaire et procédons à sa publication sur notre site Internet.

 

* Moyen utilisé par la Direction du contentieux et des enquêtes de la Commission pour saisir un juge administratif des manquements reprochés à un élu municipal. La citation indique les articles du Code d’éthique et de déontologie applicables dans les circonstances.

 

 

Plaintes relatives à des représailles dont vous croyez être victime en raison d’une divulgation de renseignements que vous nous avez transmis
Nous entamons le traitement de votre plainte dans un délai de deux jours ouvrables.

 

Demandes aux fins d’exemptions des taxes foncières ou d’affaires pour les organismes à but non lucratif 
Nous entamons le traitement de votre demande en dix jours ouvrables.
Nous rendons une décision dans les 60 jours suivant la désignation d’un juge administratif ou dans les 60 jours suivant la tenue d’une audience, lorsque celle-ci est requise.

 

Engagement 4 : Offrir des services de qualité, axés sur les besoins des citoyens

Qualité de nos services

Vous pouvez en tout temps nous transmettre une plainte* , un commentaire ou une suggestion au sujet de la qualité de notre prestation de services par le biais du formulaire en ligne disponible sur notre site Internet. Nous nous engageons à accuser réception de votre plainte dans un délai de deux jours ouvrables et à effectuer son traitement dans un délai de vingt jours ouvrables. 

Si vous n’êtes pas satisfait du traitement de votre plainte, il vous est possible de contacter le Protecteur du citoyen à l’adresse suivante : www.protecteurducitoyen.qc.ca

Dans un souci constant de simplification de nos approches et d’amélioration de la qualité de nos services, il est possible que nous vous transmettions un sondage portant sur votre satisfaction à l’égard d’un service reçu. Nous vous encourageons à y répondre. Ces informations nous permettront d’ajuster nos façons de faire en fonction de vos attentes et de vos besoins.   

* Votre plainte ne peut pas concerner une décision rendue par la Commission et celle-ci sera traitée en conformité avec la Politique de gestion des plaintes et des commentaires de la Commission. Cette politique est disponible sur le site Internet de la Commission ICI.

 

Engagement 5 : Assurer la protection des renseignements personnels des citoyens

Confidentialité et protection des renseignements personnels 

Nous veillons à la protection des renseignements personnels et confidentiels que vous nous confiez et qui sont protégés par la loi, notamment ceux ayant une incidence sur l’administration de la justice et la sécurité du public.

Votre collaboration

En vue de vous répondre promptement, il est essentiel que vous nous fournissiez tous les renseignements et documents demandés, dans les délais prescrits. Nous comptons également sur vous pour nous communiquer dès que possible tout fait nouveau pouvant avoir une incidence sur le traitement de votre demande.

Suivi de notre déclaration

Nous rendons compte du respect des engagements de la présente Déclaration dans notre rapport annuel de gestion. 

Révision de notre déclaration

La présente Déclaration est revue périodiquement dans le cadre de nos processus annuels d’évaluation et de planification en vigueur. 

Date d’entrée en vigueur : 1er avril 2020

À la suite des modifications apportées à l'immeuble, par exemple, une construction, un agrandissement ou un changement de propriétaire, la municipalité expédie un avis de modification du rôle au propriétaire ou à l'occupant inscrit au rôle d'évaluation. La municipalité informe ainsi le propriétaire ou l'occupant des changements qu'elle a apportés au rôle. On pourra notamment lire sur l'avis le nom du nouveau propriétaire ou la nouvelle valeur de l'immeuble à la suite d'une construction.

Moyen utilisé par la Direction du contentieux et des enquêtes pour saisir un juge administratif de la Commission des manquements reprochés à un élu municipal et qui enclenche le processus juridictionnel. La citation allègue sommairement les manquements et indique les articles du code d’éthique et de déontologie qui s’y rapportent.

Le ministre de la Justice tient le Registre des commissaires à l’assermentation, dans lequel figure le nom des personnes qu’il a désignées pour faire prêter serment. Vous pouvez consulter le registre des commissaires à l'assermentation à l'adresse suivante : assermentation.justice.gouv.qc.ca

Services Québec offre le service d’assermentation dans plusieurs de ses bureaux. Pour plus d’information, vous pouvez consulter le site gouv.qc.ca/portail/quebec/servicesquebec

Il est obligatoire de vous faire assermenter, sinon votre demande sera incomplète.

La seule personne qui peut demander l’exemption des taxes municipales est celle qui paie les taxes directement à la municipalité.

Le compte de taxes de la municipalité doit être au nom de votre organisme. Si le compte de taxes est au nom d’une autre personne, vous ne pouvez pas demander d’exemption de taxes.

Est la date de délivrance de vos lettres patentes ou de votre acte constitutif. Cette information se trouve généralement sur la page titre ou la dernière page de vos premières lettres patentes ou de votre premier acte constitutif. 

Procédure judiciaire utilisée par la Direction du contentieux et des enquêtes de la Commission, le Procureur général du Québec, la municipalité ou un citoyen pour saisir un juge de la Cour supérieure d’une demande visant à faire déclarer un élu municipal incapable provisoirement d’exercer toute fonction liée à sa charge.

Le formulaire doit être signé par un dirigeant de l'organisme.

Seul un dirigeant de l’organisme peut faire la déclaration sous serment prévue au formulaire.

On entend par dirigeant, un membre du conseil d'administration ou une personne occupant une fonction telle que : président, vice-président, secrétaire, trésorier, directeur ou directeur général.

Communication de renseignements soutenant qu’un élu municipal a contrevenu aux obligations prévues à son code d’éthique et de déontologie.

L'immeuble est composé du terrain et des bâtiments qui s'y trouvent. Les personnes habilitées à faire prêter serment sont :
•    Les commissaires à l'assermentation
•    Les greffiers d'une cour de justice et leur adjoint
•    Les avocats et les notaires
•    Les maires, les greffiers ou les secrétaires-trésoriers de toutes les municipalités, mais uniquement dans les limites de leur municipalité
•    Le secrétaire général, les secrétaires généraux adjoints et les secrétaires adjoints de l'Assemblée nationale
•    Les juges de paix

Action en déclaration d’inhabilité : Procédure judiciaire utilisée par la Direction du contentieux et des enquêtes de la Commission, le Procureur général du Québec, la municipalité ou un citoyen pour saisir un juge de la Cour supérieure d’une demande visant à faire déclarer inhabile un élu municipal.

Si vous recevez un compte de votre propriétaire, vous ne pouvez pas demander l’exemption. Ce compte n’est pas un vrai compte de taxes envoyé par la municipalité.

C’est souvent une condition du bail commercial que vous avez signé. La Commission ne peut pas vous exempter d’une condition prévue dans votre bail.

Tout acte posé par un élu municipal qui contrevient aux règles déontologiques prévues dans le code d’éthique et de déontologie applicable aux élus de la municipalité

Un immeuble dont le propriétaire est l’État, le gouvernement du Canada, une institution religieuse, une municipalité, une commission scolaire, un collège, une université, un hôpital, un CLSC ou un autre établissement public est automatiquement exempté du paiement des taxes par la Loi sur la fiscalité municipale (article 204 de la LFM). Cependant si cet immeuble est occupé par un OBNL, l'immeuble redevient imposable et il est inscrit au nom de l’OBNL au rôle d’évaluation foncière de la municipalité. L'OBNL doit payer les taxes directement à la municipalité, comme s’il était propriétaire de l’immeuble. L’OBNL doit inscrire la date de son dernier bail. S’il n’y a pas de bail, l’OBNL doit inscrire la date où il a emménagé dans l’immeuble.

Vous devez être un organisme à but non lucratif (OBNL) pour demander une exemption de taxes à la Commission. L’OBNL est créé en application d’une loi. Il a sa propre existence en tant qu’organisme. Un individu ne peut pas demander d’exemption de taxes à la Commission.

Les statuts constitutifs (lettres patentes ou autres) prouvent que l’OBNL a son existence propre. Ils prouvent aussi le but non lucratif. L’OBNL ne doit pas permettre aux membres de faire des profits (remise en argent, ristourne, avantage financier, gain en capital, etc.).

Le NEQ (numéro d’enregistrement au Registre des entreprises prouve que l’OBNL existe présentement. Un OBNL dont l'immatriculation est radiée au Registre des entreprises du Québec ne peut pas demander d'exemption de taxes.

Vous pouvez consulter gratuitement le Registre des entreprises pour vérifier l’existence de l’OBNL et la loi qui a permis sa création.

Une personne habile à voter est une personne majeure, de citoyenneté canadienne, qui n'est pas en curatelle, qui n'est pas frappée d'aucune incapacité de voter et qui remplit une des deux conditions suivantes :

- Est domiciliée sur le territoire de la municipalité depuis au moins six mois

ou

- Est depuis au moins 12 mois propriétaire d'un immeuble ou l'occupant d'un établissement d'entreprise situé sur le territoire de la municipalité

Un organisme à but non lucratif qui est titulaire d'un droit de propriété. Le propriétaire possède un document (généralement un acte de vente) qui constate la propriété de l'immeuble.

Toute mesure préjudiciable exercée contre une personne pour le motif qu’elle a, de bonne foi, fait une divulgation, collaboré à une recherche de renseignements ou à une enquête menée par la Commission.

Ces documents prouvent que l’organisme est constitué en personne morale à but non lucratif. Les statuts constitutifs sont différents selon la loi qui régit l’organisme :

Les organismes à but non lucratif sont souvent constitués par lettres patentes sous la Partie III de la Loi sur les compagnies du Québec ou par certificat sous la Loi canadienne sur les organismes à but non lucratif.

Les coopératives sont constituées par des statuts de coopérative en vertu de la Loi sur les coopératives.

D'autres organismes sont constitués en vertu d'une loi privée, par exemple les Chevaliers de Colomb et la Société Saint-Vincent-de-Paul. Ces organismes ont un certificat attestant leur constitution.

Documents égarés ou détruits

Vous pouvez généralement en obtenir un exemplaire en vous adressant à l'autorité qui vous les a délivrés. Il s'agit dans la plupart des cas du Registre des entreprises du Québec.

Taxe imposée par une municipalité aux établissements d’entreprise. Le compte de taxes envoyé par un propriétaire au locataire qui doit assumer les taxes municipales en raison d’un bail commercial n’est pas une taxe d’affaires.

Taxes imposées par une municipalité à la personne au nom de qui l’unité d’évaluation est inscrite au rôle d’évaluation foncière.

Les taxes foncières et la taxe d’affaires sont des taxes municipales.