Dépôt du rapport sur la gestion des permis et des certificats dans cinq municipalités : efficience et efficacité à améliorer
COMMUNIQUÉ DE PRESSE
Québec, le 21 mai 2020. – La Commission municipale du Québec publie son premier rapport d’audit de performance portant sur la gestion des permis et des certificats. Cet audit a été réalisé dans cinq municipalités réparties dans plusieurs régions du Québec : Stoneham-et-Tewkesbury, La Pêche, Hampstead, Otterburn Park et Saint-Honoré. Cet audit avait pour objectif d’évaluer si les municipalités auditées assurent le respect des exigences légales et réglementaires par des contrôles appropriés dans leur gestion des permis et certificats et si cette activité est réalisée avec efficience.
Les principaux éléments évalués lors de l’audit ont été l’information communiquée au citoyen, les activités de surveillance du territoire, d’analyse des demandes de permis et de certificats, d’inspections, de planification, d’organisation, d’évaluation de la performance ainsi que la reddition de comptes liées à la gestion des permis et des certificats.
Faits saillants
- Les actions pour soutenir le citoyen dans ses démarches d’obtention d’un permis ou d’un certificat et pour prévenir et détecter les infractions sont jugées insuffisantes;
- La notion de risque est peu prise en compte, ce qui empêche les municipalités de cibler les interventions de surveillance et d’inspection prioritaires;
- Les interventions dans le traitement des dossiers par les municipalités pourraient être de meilleure qualité si des procédures formelles encadraient les étapes relatives à la délivrance de permis et aux inspections;
- Un accent plus important devrait être mis sur la gestion de la performance : des cibles doivent être établies et des indicateurs suivis, en vue entre autres d’une meilleure reddition de compte au conseil municipal.
Cette évaluation indépendante et objective, dont le processus est encadré par des normes professionnelles, vise à susciter des changements durables et positifs dans les pratiques de gestion des municipalités auditées, mais aussi dans toutes les municipalités qui émettent des permis et des certificats.
Le rapport a été transmis à chacune des municipalités visées par l’audit. Sa publication initialement prévue en mars 2020 a été reportée, les municipalités auditées étant affairées par la gestion des impacts de la crise sanitaire de la COVID-19
Citation
« Je tiens à remercier les municipalités auditées. Il s’agissait d’une première expérience d’audit de performance pour elles. Elles ont bien collaboré à l’exercice, et adhèrent aux recommandations que nous formulons dans ce rapport. Certaines affirment avoir déjà débuté la mise en place d’actions pour améliorer leur gestion. Ces recommandations peuvent d’ailleurs être un levier pour l’ensemble des municipalités exerçant des activités liées à la gestion des permis et des certificats. »
Vicky Lizotte, CPA auditrice, CA, vice-présidente à la vérification de la Commission municipale du Québec
Suites de l’audit
- Les municipalités doivent élaborer un plan d’actions pour appliquer chacune des recommandations formulées;
- La Commission effectuera, dans les trois ans suivant le dépôt du rapport, un suivi des travaux pour évaluer le degré d’applications des recommandations.
Liens connexes
Consultez le rapport.
Pour connaître le déroulement d’un audit, consultez le Guide à l’intention des municipalités et des organismes municipaux audités et la capsule vidéo Comprendre l’audit municipal.
Pour mieux saisir la structure et le fonctionnement actuel du système municipal québécois, connaître des processus structurants pour les activités des municipalités qui ont un impact sur les services offerts aux citoyens, et enfin avoir un éclairage sur la situation financière des municipalités, consultez le Portrait des municipalités de moins de 100 000 habitants.
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Source : Isabelle Rivoal - Commission municipale du Québec
418 691-2014, poste 3997 - Isabelle.rivoal@cmq.gouv.qc.ca
À la suite des modifications apportées à l'immeuble, par exemple, une construction, un agrandissement ou un changement de propriétaire, la municipalité expédie un avis de modification du rôle au propriétaire ou à l'occupant inscrit au rôle d'évaluation. La municipalité informe ainsi le propriétaire ou l'occupant des changements qu'elle a apportés au rôle. On pourra notamment lire sur l'avis le nom du nouveau propriétaire ou la nouvelle valeur de l'immeuble à la suite d'une construction.
Le ministre de la Justice tient le Registre des commissaires à l’assermentation, dans lequel figure le nom des personnes qu’il a désignées pour faire prêter serment. Vous pouvez consulter le registre des commissaires à l'assermentation à l'adresse suivante : assermentation.justice.gouv.qc.ca
Services Québec offre le service d’assermentation dans plusieurs de ses bureaux. Pour plus d’information, vous pouvez consulter le site gouv.qc.ca/portail/quebec/servicesquebec
Il est obligatoire de vous faire assermenter, sinon votre demande sera incomplète.
La seule personne qui peut demander l’exemption des taxes municipales est celle qui paie les taxes directement à la municipalité.
Le compte de taxes de la municipalité doit être au nom de votre organisme. Si le compte de taxes est au nom d’une autre personne, vous ne pouvez pas demander d’exemption de taxes.
Activité ponctuelle qui permet de prévenir, d’identifier et parfois de corriger les situations de dépassement ou de mauvaise utilisation des ressources financières. Ce contrôle est appliqué principalement au moment de l’autorisation de la dépense et au moment de l’autorisation du paiement.
Crédits déterminés en soustrayant de l’ensemble des crédits votés les dépenses payées et à payer de même que les dépenses engagées.
Est la date de délivrance de vos lettres patentes ou de votre acte constitutif. Cette information se trouve généralement sur la page titre ou la dernière page de vos premières lettres patentes ou de votre premier acte constitutif.
Procédure judiciaire utilisée par la Direction du contentieux et des enquêtes de la Commission, le Procureur général du Québec, la municipalité ou un citoyen pour saisir un juge de la Cour supérieure d’une demande visant à faire déclarer un élu municipal incapable provisoirement d’exercer toute fonction liée à sa charge.
Le formulaire doit être signé par un dirigeant de l'organisme.
Seul un dirigeant de l’organisme peut faire la déclaration sous serment prévue au formulaire.
On entend par dirigeant, un membre du conseil d'administration ou une personne occupant une fonction telle que : président, vice-président, secrétaire, trésorier, directeur ou directeur général.
L'immeuble est composé du terrain et des bâtiments qui s'y trouvent. Les personnes habilitées à faire prêter serment sont :
• Les commissaires à l'assermentation
• Les greffiers d'une cour de justice et leur adjoint
• Les avocats et les notaires
• Les maires, les greffiers ou les secrétaires-trésoriers de toutes les municipalités, mais uniquement dans les limites de leur municipalité
• Le secrétaire général, les secrétaires généraux adjoints et les secrétaires adjoints de l'Assemblée nationale
• Les juges de paix
Si vous recevez un compte de votre propriétaire, vous ne pouvez pas demander l’exemption. Ce compte n’est pas un vrai compte de taxes envoyé par la municipalité.
C’est souvent une condition du bail commercial que vous avez signé. La Commission ne peut pas vous exempter d’une condition prévue dans votre bail.
Un immeuble dont le propriétaire est l’État, le gouvernement du Canada, une institution religieuse, une municipalité, une commission scolaire, un collège, une université, un hôpital, un CLSC ou un autre établissement public est automatiquement exempté du paiement des taxes par la Loi sur la fiscalité municipale (article 204 de la LFM). Cependant si cet immeuble est occupé par un OBNL, l'immeuble redevient imposable et il est inscrit au nom de l’OBNL au rôle d’évaluation foncière de la municipalité. L'OBNL doit payer les taxes directement à la municipalité, comme s’il était propriétaire de l’immeuble. L’OBNL doit inscrire la date de son dernier bail. S’il n’y a pas de bail, l’OBNL doit inscrire la date où il a emménagé dans l’immeuble.
Vous devez être un organisme à but non lucratif (OBNL) pour demander une exemption de taxes à la Commission. L’OBNL est créé en application d’une loi. Il a sa propre existence en tant qu’organisme. Un individu ne peut pas demander d’exemption de taxes à la Commission.
Les statuts constitutifs (lettres patentes ou autres) prouvent que l’OBNL a son existence propre. Ils prouvent aussi le but non lucratif. L’OBNL ne doit pas permettre aux membres de faire des profits (remise en argent, ristourne, avantage financier, gain en capital, etc.).
Le NEQ (numéro d’enregistrement au Registre des entreprises prouve que l’OBNL existe présentement. Un OBNL dont l'immatriculation est radiée au Registre des entreprises du Québec ne peut pas demander d'exemption de taxes.
Vous pouvez consulter gratuitement le Registre des entreprises du Québec pour vérifier l’existence de l’OBNL et la loi qui a permis sa création.
Une personne habile à voter est une personne majeure, de citoyenneté canadienne, qui n'est pas en curatelle, qui n'est pas frappée d'aucune incapacité de voter et qui remplit une des deux conditions suivantes :
- Est domiciliée sur le territoire de la municipalité depuis au moins six mois
ou
- Est depuis au moins 12 mois propriétaire d'un immeuble ou l'occupant d'un établissement d'entreprise situé sur le territoire de la municipalité
Un organisme à but non lucratif qui est titulaire d'un droit de propriété. Le propriétaire possède un document (généralement un acte de vente) qui constate la propriété de l'immeuble.
Ces documents prouvent que l’organisme est constitué en personne morale à but non lucratif. Les statuts constitutifs sont différents selon la loi qui régit l’organisme :
Les organismes à but non lucratif sont souvent constitués par lettres patentes sous la Partie III de la Loi sur les compagnies du Québec ou par certificat sous la Loi canadienne sur les organismes à but non lucratif.
Les coopératives sont constituées par des statuts de coopérative en vertu de la Loi sur les coopératives.
D'autres organismes sont constitués en vertu d'une loi privée, par exemple les Chevaliers de Colomb et la Société Saint-Vincent-de-Paul. Ces organismes ont un certificat attestant leur constitution.
Documents égarés ou détruits
Vous pouvez généralement en obtenir un exemplaire en vous adressant à l'autorité qui vous les a délivrés. Il s'agit dans la plupart des cas du Registre des entreprises du Québec.
Activité en continu qui permet d’être vigilant quant à l'utilisation des crédits disponibles. Cette activité est réalisée durant tout le cycle budgétaire et s'appuie sur l’existence de mécanismes d’analyse et de reddition de comptes.
Taxe imposée par une municipalité aux établissements d’entreprise. Le compte de taxes envoyé par un propriétaire au locataire qui doit assumer les taxes municipales en raison d’un bail commercial n’est pas une taxe d’affaires.
Taxes imposées par une municipalité à la personne au nom de qui l’unité d’évaluation est inscrite au rôle d’évaluation foncière.
Les taxes foncières et la taxe d’affaires sont des taxes municipales.