Choix stratégiques
À la suite des modifications apportées à l'immeuble, par exemple, une construction, un agrandissement ou un changement de propriétaire, la municipalité expédie un avis de modification du rôle au propriétaire ou à l'occupant inscrit au rôle d'évaluation. La municipalité informe ainsi le propriétaire ou l'occupant des changements qu'elle a apportés au rôle. On pourra notamment lire sur l'avis le nom du nouveau propriétaire ou la nouvelle valeur de l'immeuble à la suite d'une construction.
Le ministre de la Justice tient le Registre des commissaires à l’assermentation, dans lequel figure le nom des personnes qu’il a désignées pour faire prêter serment. Vous pouvez consulter le registre des commissaires à l'assermentation à l'adresse suivante : assermentation.justice.gouv.qc.ca
Services Québec offre le service d’assermentation dans plusieurs de ses bureaux. Pour plus d’information, vous pouvez consulter le site gouv.qc.ca/portail/quebec/servicesquebec
Il est obligatoire de vous faire assermenter, sinon votre demande sera incomplète.
La seule personne qui peut demander l’exemption des taxes municipales est celle qui paie les taxes directement à la municipalité.
Le compte de taxes de la municipalité doit être au nom de votre organisme. Si le compte de taxes est au nom d’une autre personne, vous ne pouvez pas demander d’exemption de taxes.
Activité ponctuelle qui permet de prévenir, d’identifier et parfois de corriger les situations de dépassement ou de mauvaise utilisation des ressources financières. Ce contrôle est appliqué principalement au moment de l’autorisation de la dépense et au moment de l’autorisation du paiement.
Crédits déterminés en soustrayant de l’ensemble des crédits votés les dépenses payées et à payer de même que les dépenses engagées.
Est la date de délivrance de vos lettres patentes ou de votre acte constitutif. Cette information se trouve généralement sur la page titre ou la dernière page de vos premières lettres patentes ou de votre premier acte constitutif.
Procédure judiciaire utilisée par la Direction du contentieux et des enquêtes de la Commission, le Procureur général du Québec, la municipalité ou un citoyen pour saisir un juge de la Cour supérieure d’une demande visant à faire déclarer un élu municipal incapable provisoirement d’exercer toute fonction liée à sa charge.
Le formulaire doit être signé par un dirigeant de l'organisme.
Seul un dirigeant de l’organisme peut faire la déclaration sous serment prévue au formulaire.
On entend par dirigeant, un membre du conseil d'administration ou une personne occupant une fonction telle que : président, vice-président, secrétaire, trésorier, directeur ou directeur général.
L'immeuble est composé du terrain et des bâtiments qui s'y trouvent. Les personnes habilitées à faire prêter serment sont :
• Les commissaires à l'assermentation
• Les greffiers d'une cour de justice et leur adjoint
• Les avocats et les notaires
• Les maires, les greffiers ou les secrétaires-trésoriers de toutes les municipalités, mais uniquement dans les limites de leur municipalité
• Le secrétaire général, les secrétaires généraux adjoints et les secrétaires adjoints de l'Assemblée nationale
• Les juges de paix
Si vous recevez un compte de votre propriétaire, vous ne pouvez pas demander l’exemption. Ce compte n’est pas un vrai compte de taxes envoyé par la municipalité.
C’est souvent une condition du bail commercial que vous avez signé. La Commission ne peut pas vous exempter d’une condition prévue dans votre bail.
Un immeuble dont le propriétaire est l’État, le gouvernement du Canada, une institution religieuse, une municipalité, une commission scolaire, un collège, une université, un hôpital, un CLSC ou un autre établissement public est automatiquement exempté du paiement des taxes par la Loi sur la fiscalité municipale (article 204 de la LFM). Cependant si cet immeuble est occupé par un OBNL, l'immeuble redevient imposable et il est inscrit au nom de l’OBNL au rôle d’évaluation foncière de la municipalité. L'OBNL doit payer les taxes directement à la municipalité, comme s’il était propriétaire de l’immeuble. L’OBNL doit inscrire la date de son dernier bail. S’il n’y a pas de bail, l’OBNL doit inscrire la date où il a emménagé dans l’immeuble.
Vous devez être un organisme à but non lucratif (OBNL) pour demander une exemption de taxes à la Commission. L’OBNL est créé en application d’une loi. Il a sa propre existence en tant qu’organisme. Un individu ne peut pas demander d’exemption de taxes à la Commission.
Les statuts constitutifs (lettres patentes ou autres) prouvent que l’OBNL a son existence propre. Ils prouvent aussi le but non lucratif. L’OBNL ne doit pas permettre aux membres de faire des profits (remise en argent, ristourne, avantage financier, gain en capital, etc.).
Le NEQ (numéro d’enregistrement au Registre des entreprises prouve que l’OBNL existe présentement. Un OBNL dont l'immatriculation est radiée au Registre des entreprises du Québec ne peut pas demander d'exemption de taxes.
Vous pouvez consulter gratuitement le Registre des entreprises du Québec pour vérifier l’existence de l’OBNL et la loi qui a permis sa création.
Une personne habile à voter est une personne majeure, de citoyenneté canadienne, qui n'est pas en curatelle, qui n'est pas frappée d'aucune incapacité de voter et qui remplit une des deux conditions suivantes :
- Est domiciliée sur le territoire de la municipalité depuis au moins six mois
ou
- Est depuis au moins 12 mois propriétaire d'un immeuble ou l'occupant d'un établissement d'entreprise situé sur le territoire de la municipalité
Un organisme à but non lucratif qui est titulaire d'un droit de propriété. Le propriétaire possède un document (généralement un acte de vente) qui constate la propriété de l'immeuble.
Ces documents prouvent que l’organisme est constitué en personne morale à but non lucratif. Les statuts constitutifs sont différents selon la loi qui régit l’organisme :
Les organismes à but non lucratif sont souvent constitués par lettres patentes sous la Partie III de la Loi sur les compagnies du Québec ou par certificat sous la Loi canadienne sur les organismes à but non lucratif.
Les coopératives sont constituées par des statuts de coopérative en vertu de la Loi sur les coopératives.
D'autres organismes sont constitués en vertu d'une loi privée, par exemple les Chevaliers de Colomb et la Société Saint-Vincent-de-Paul. Ces organismes ont un certificat attestant leur constitution.
Documents égarés ou détruits
Vous pouvez généralement en obtenir un exemplaire en vous adressant à l'autorité qui vous les a délivrés. Il s'agit dans la plupart des cas du Registre des entreprises du Québec.
Activité en continu qui permet d’être vigilant quant à l'utilisation des crédits disponibles. Cette activité est réalisée durant tout le cycle budgétaire et s'appuie sur l’existence de mécanismes d’analyse et de reddition de comptes.
Taxe imposée par une municipalité aux établissements d’entreprise. Le compte de taxes envoyé par un propriétaire au locataire qui doit assumer les taxes municipales en raison d’un bail commercial n’est pas une taxe d’affaires.
Taxes imposées par une municipalité à la personne au nom de qui l’unité d’évaluation est inscrite au rôle d’évaluation foncière.
Les taxes foncières et la taxe d’affaires sont des taxes municipales.
La Commission entend poursuivre ses actions dans une perspective de continuité tout en actualisant ses enjeux, ses orientations et ses objectifs. Par les nouveaux objectifs choisis pour ce plan stratégique, la Commission veut accroître l’impact de ses actions et produire davantage de résultats tangibles pour les municipalités et les citoyens.
De plus, l’analyse de l’environnement et du contexte dans lequel la Commission évolue a permis de dresser la liste de différents facteurs sur lesquels la Commission peut agir, ceux qui peuvent avoir un effet sur la réalisation de sa mission, ainsi que les opportunités lui permettant de se surpasser.
Ainsi, pour concrétiser sa vision, la Commission concentrera ses efforts sur trois principaux enjeux au cours des cinq années visées par la présente planification stratégique :
- La crédibilité et l’influence de la Commission
- La performance de la Commission
- La transformation de la Commission
Enjeu stratégique 1 : La crédibilité et l’influence de la Commission
Les municipalités assument de façon autonome de plus en plus de responsabilités dans de nombreux domaines. Les moyens dont elles disposent sont très variables en raison de la grande diversité de ressources observée entre les municipalités. En contrepartie, les citoyens s’attendent à une gestion rigoureuse et intègre des fonds publics. La Commission veut maximiser les effets positifs de ses actions et devenir un agent de changement reconnu dans le monde municipal. Les résultats des travaux de la Commission en ce domaine contribueront donc de façon positive à améliorer la performance des administrations municipales dans l’exercice de leurs responsabilités.
Orientation 1 : Maximiser l’impact et l’influence des interventions de la Commission
La Commission déploiera divers moyens pour faire connaître son rôle auprès tant du monde municipal que des citoyens. La Commission entend cibler les interventions ayant une valeur ajoutée importante pour les municipalités et les citoyens. Elle vise ainsi à influencer de façon positive et durable la gouvernance et le fonctionnement des municipalités. De façon régulière, elle s’assurera auprès des municipalités que les effets escomptés sont observés.
Objectif 1.1 : Réaliser des audits structurants pour les municipalités1
Les nouvelles responsabilités de la Commission en matière de vérification municipale lui ont été dévolues en 2018 et la première année a été consacrée, en partie, à la mise en place de l’organisation nécessaire à la réalisation des audits. Les premiers travaux ont débuté dès 2019. Deux rapports seront produits au cours de la première année du plan stratégique. Le nombre de rapports augmentera au cours des années subséquentes.
La Commission entend mesurer l’impact de ses audits selon divers moyens. Certains effets positifs se feront sentir chez les municipalités auditées au cours de la réalisation des audits ainsi qu’à la suite de la publication des rapports. La qualité des travaux d’audit qu’elle réalisera et des communications qu’elle saura établir et maintenir avec les municipalités est d’une grande importance. Soulignons que l’impact des audits repose en partie sur le degré d’adhésion aux recommandations formulées par la Commission et à la mise en œuvre de celles-ci par les municipalités. Ainsi, la Commission mesurera le taux d’adhésion et le pourcentage de recommandations mises en œuvre par les municipalités auditées. De plus, en ciblant des audits concernant des sujets d’intérêt structurants pour les municipalités, la Commission vise à améliorer durablement leurs pratiques. Elle s’assurera aussi que les municipalités considèrent que l’audit réalisé apporte une valeur ajoutée à leurs pratiques de gestion.
1Le terme inclut les municipalités locales, les MRC et les organismes municipaux visés par le mandat d’audit de la Commission.
Objectif 1.2 : Rehausser les pratiques en matière de gouvernance municipale
La Commission souhaite non seulement apporter des améliorations durables par rapport aux activités des municipalités auditées, mais également produire des effets positifs à l’égard de la gouvernance et du fonctionnement de l’ensemble des municipalités. La Commission apporte donc un soin et une attention particulière au choix des sujets d’audit afin qu’ils soient susceptibles d’avoir un impact sur bon nombre de municipalités. Pour ce faire, un processus de planification rigoureux axé sur les risques est fait. Il sera réévalué régulièrement afin de tenir compte de l’évolution du monde municipal et de maximiser la valeur ajoutée des travaux d’audit. Le choix des projets d’audit se fait notamment en fonction du degré d’incidence sur la qualité des services aux citoyens et sur la gestion des domaines d’activité qui favorisent le développement de l’autonomie municipale. Lors de la parution des rapports d’audit, la Commission partagera ses conclusions avec l’ensemble du monde municipal afin de maximiser les retombées des rapports.
Outre une large diffusion des rapports d’audit, la Commission mènera des activités de sensibilisation ciblées en fonction des problématiques récurrentes observées lors de l’exercice de ses différentes compétences. Ces activités lui permettront d’agir en amont de ces problèmes et ainsi d’en réduire l’incidence. La Commission entend donc mesurer le pourcentage de municipalités qui considèrent que les rapports d’audit publiés apportent une valeur ajoutée aux pratiques municipales. De plus, elle s’assurera que les municipalités sont satisfaites des activités de sensibilisation qu’elle tiendra.
Objectif 1.3 : Promouvoir les actions de la Commission
La communication des retombées positives des travaux de la Commission constitue un moyen d’augmenter son influence. Une refonte intégrale du site Web est ciblée au cours de la première année du plan stratégique. Plus ergonomique et accessible, le site répondra aux besoins de tous les utilisateurs en leur donnant la possibilité de trouver une information juste et fiable, et ce, le plus rapidement possible. Cette vitrine d’information permet à la Commission de promouvoir la qualité et la valeur de ses interventions comme tribunal administratif, médiateur, enquêteur, arbitre, conseiller et vérificateur. Dans une volonté d’efficience et de transparence, la Commission présente aux citoyens et aux acteurs du monde municipal tout ce pour quoi elle a été mandatée. Dans cette perspective, elle souhaite augmenter l’achalandage de son site Web.
Objectif 1.4 : Favoriser les modes alternatifs de résolution des différends
La Commission s’efforce d’utiliser les moyens les plus modernes et les plus efficaces pour assumer son rôle de tribunal, améliorer l’accès à la justice, réduire les délais de traitement des recours et améliorer la satisfaction des municipalités qui la sollicitent dans un contexte conflictuel. À cet effet, elle favorise l’utilisation de la médiation comme mode alternatif de résolution des conflits. La Commission entend proposer la médiation chaque fois que la nature du recours le permet.
Enjeu stratégique 2 : La performance de la Commission
La Commission s’est engagée à servir les citoyens et le monde municipal de façon optimale. Tout en tenant compte de la période de transformation importante de ses responsabilités et de son organisation, la Commission souhaite être une organisation performante et moderne. Elle maintient ses objectifs quant à l’amélioration de son efficience et l’augmentation de sa capacité organisationnelle.
Orientation 2 : Accroître la performance de la Commission
Comme nous l’avons déjà mentionné, la Commission anticipe une augmentation importante de ses activités, notamment en matière d’éthique et de déontologie municipale et en demandes d’exemption de taxes. Malgré cela, la Commission s’engage à maintenir ou à réduire ses délais de traitement dans un objectif d’améliorer l’accès et la qualité des services aux citoyens.
Objectif 2.1 : Optimiser les délais de traitement
En matière d’éthique et de déontologie, les assouplissements apportés au processus de divulgation des manquements aux codes d’éthique et de déontologie des élus municipaux ont entraîné une hausse substantielle du nombre de divulgations reçues. Malgré cette hausse marquée, la Commission se fixe la cible ambitieuse de compléter le traitement administratif des divulgations en 180 jours ou moins, et ce, dans 75 à 80 % des cas.
L’augmentation prévue du nombre de divulgations peut avoir également un impact sur le processus juridictionnel en déontologie municipale. En effet, au terme de son enquête administrative, si la Direction du contentieux et des enquêtes de la Commission est d’avis que les renseignements en sa possession le justifient, une citation est signifiée à l’élu. Le processus juridictionnel débute alors. La Commission entend donc fournir les efforts nécessaires afin de maintenir ses délais pour rendre une décision relativement à la majorité de ses dossiers, et ce, dès qu’une citation est signifiée.
De même, au cours de la période couverte par le plan stratégique, le nombre de renouvellements des demandes d’exemption de taxes augmentera de façon importante. Néanmoins, au bénéfice des citoyens, la Commission prend l’engagement de réduire ses délais de traitement.
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Objectif 2.2 : Faire évoluer l’offre de services en ligne de la Commission
La Commission entend répondre aux orientations gouvernementales en matière d’amélioration de l’accessibilité à la justice et de transformation numérique. Faire appel aux nouvelles technologies permet à la fois d’offrir des services publics plus faciles d’utilisation pour les citoyens et d’améliorer la performance des organisations. En tirant le plein potentiel des technologies émergentes, la Commission améliore son efficience et se rapproche des citoyens en leur offrant des services en ligne conviviaux que ceux-ci peuvent utiliser au moment où cela leur convient. La Commission entend donc augmenter les échanges en ligne pour ses activités juridictionnelles.
Enjeu stratégique 3 : La transformation de la Commission
Afin d’exercer ses nouvelles responsabilités, la Commission adapte et transforme son organisation. La Commission compte en premier lieu sur l’expertise et les compétences de son personnel. Elle s’engage à créer un milieu de travail mobilisateur afin de lui permettre de déployer tout son potentiel.
Orientation 3 : Développer une culture organisationnelle forte et mobilisatrice
Dans ce contexte de transformation et avec une ferme volonté de mieux répondre aux besoins et aux attentes des clients, la Commission mise sur le travail collaboratif, le sens de l’initiative et la créativité de son personnel.
Objectif 3.1 : Offrir un milieu de travail collaboratif
Concrètement, cette volonté se réalise par la mise en place de pratiques de gestion qui favorisent les remises en question et la recherche de solutions innovantes. Pour ce faire, la Commission entreprendra des projets faisant appel à la collaboration et à la mise en commun des connaissances et de l’expertise de l’ensemble des équipes afin d’atteindre un objectif commun.
Par cet objectif, la Commission entend se doter de moyens de partage et d’innovation. En valorisant ses ressources intellectuelles et l’art de travailler ensemble, elle vise à créer un milieu de travail plus attractif et mobilisateur.
