Votre navigateur Web (Explorer 11) n'est pas à jour.
Mettez à jour votre navigateur pour plus de sécurité et de rapidité et une meilleure expérience sur ce site.
Mettre à jour le navigateur
La Commission
3 décembre 2021
Vérification municipale

Comment élaborer un bon budget ?

Toutes les exigences et les saines pratiques à adopter

Rencontre avec Madame Vicky Lizotte, FCPA auditrice, FCA, vice-présidente à la Vérification à la Commission municipale du Québec

Le budget étant en quelque sorte le gouvernail d’une municipalité dans l’action, la vice-présidence à la vérification de la Commission municipale du Québec (CMQ) a trouvé pertinent d’aborder le sujet en décidant d’effectuer un audit de performance dans trois municipalités. En juin dernier, le rapport d’audit issu de ces travaux a été publié. La COMAQ a rencontré Vicky Lizotte, FCPA auditrice, FCA, pour discuter plus particulièrement des résultats de ses travaux à l’égard de l’étape de l’élaboration du budget.

Madame Lizotte, à la suite des travaux réalisés par votre vice-présidence à l’égard de l’étape de l’élaboration du budget municipal, pouvez-vous nous parler de l’importance de cette étape dans la gestion municipale ?

L’élaboration du budget, première phase du processus budgétaire, comprend la collecte de données, l’établissement des prévisions de revenus et de dépenses et la préparation du projet de budget. Ces étapes sont essentielles pour traduire, à travers le budget, la vision et les orientations du conseil municipal en déterminant les priorités financières de la municipalité pour l’année à venir. Le but ultime est d’offrir des services optimaux aux citoyens, tout en respectant leur capacité de payer.

Un budget établi avec rigueur devrait servir d’outil de suivi, de contrôle, de référence et de mesure de rendement. Plus particulièrement, de mauvaises prévisions budgétaires pourraient engendrer une mauvaise planification ou une priorisation inexacte des projets par des décisions à court terme, au cas par cas. Un processus budgétaire rigoureux favorise une allocation judicieuse des ressources, des interventions qui sont cohérentes avec la planification et l’atteinte des objectifs fixés.

Notons par ailleurs que l’accessibilité au quotidien à la direction générale, et au service des finances le cas échéant, n’est pas suffisante dans le cadre du processus budgétaire pour le conseil municipal. Ce dernier doit obtenir une reddition de comptes formelle lui permettant d’avoir une vision globale de la situation financière à des moments charnières, et pas seulement un suivi des opérations quotidiennes ou hebdomadaires. Cette reddition de comptes formelle permet, cela dit, de conserver une mémoire organisationnelle.

Que faut-il avoir en main pour élaborer le budget ?

Le budget constitue un document de gestion de première importance. Il doit tenir compte des données et hypothèses appropriées. Celles-ci doivent s’appuyer sur la planification de la municipalité. Par exemple, la planification stratégique et les politiques sont des outils dans lesquels la municipalité peut exprimer sa vision à moyen et à long terme et ses objectifs généraux, qui peuvent se traduire par des choix budgétaires concrets. Le programme triennal d’immobilisations (PTI) constitue un outil de planification obligatoire et indispensable devant aussi être intégré au processus d’élaboration du budget.

Toute municipalité, peu importe sa taille, devrait se doter d’outils tels que des lignes directrices qui précisent et traduisent les attentes du conseil. Une description des processus et des rôles et responsabilités, des échéanciers, une liste de contrôle des exigences législatives et réglementaires facilitent aussi la compréhension et la responsabilisation des intervenants, tout en favorisant la conformité du processus.

Enfin, en plus de l’implication des membres du conseil, une participation concrète et continue des responsables d’activité budgétaire lors de l’élaboration du budget est nécessaire puisqu’elle améliore leur compréhension du processus et facilite leur imputabilité en matière de gestion financière. Plus ils participent à l’élaboration du budget, plus ils seront sensibilisés aux enjeux liés au suivi budgétaire et à la nécessité de respecter les choix budgétaires.

Comment établir de bonnes prévisions budgétaires ?

L’utilisation de données et d’hypothèses appropriées et étayées convenablement permet d’établir de bonnes prévisions pour une saine gestion financière. Pour se faire, les données et les hypothèses doivent notamment être adaptées à la situation de la municipalité et tenir compte de l’ensemble de l’information importante disponible.

Ainsi, la municipalité ne doit pas s’appuyer uniquement sur les données des années antérieures. Les prévisions devraient non seulement tenir compte des demandes des membres du conseil, mais également se fonder sur des données et des hypothèses suffisamment étayées de diverses sources, telles que les indexations prévues, les tendances du marché, les modifications législatives et réglementaires, les entretiens planifiés et les nouveaux projets. Les nouveautés doivent d’ailleurs faire l’objet d’une attention particulière puisqu’elles peuvent présenter un niveau d’incertitude plus élevé.

À cet effet, plus le niveau d’incertitude lié aux prévisions est élevé, plus il est judicieux de faire preuve de prudence dans l’établissement de celles-ci. Cependant, la marge de prudence ne doit pas être discrétionnaire, elle doit être encadrée, documentée et le conseil municipal devrait être informé de son importance.

Enfin, les hypothèses et les données utilisées devraient aussi être documentées pour que le raisonnement et les motifs sur lesquels elles se fondent soient clairs.

Afin de faciliter le suivi et le respect du budget, les prévisions doivent également être élaborées sur une base comparable à celle des états financiers, notamment en budgétisant les revenus d’investissement et l’amortissement.

Plus largement, en quoi consistaient vos travaux d’audit ?

Notre rapport porte sur l’ensemble des étapes du processus budgétaire qui devrait être réalisé par toutes les municipalités (voir le graphique ci-dessus). Il s’agit d’un audit de performance qui visait à s’assurer que le budget des municipalités auditées était élaboré selon un processus efficace et rigoureux. Il visait également à s’assurer que les suivis budgétaires et la reddition de comptes permettaient d’apprécier convenablement l’état des finances de ces municipalités.

Notre évaluation est basée sur les critères tels les lois et règlements en vigueur ainsi que sur les saines pratiques en matière de processus budgétaire, pratiques qui sont promues par des organisations reconnues du milieu municipal ou d’autres secteurs pertinents.

Je vous invite à consulter notre rapport afin d’en apprendre davantage sur les exigences légales et réglementaires et les saines pratiques à adopter pour optimiser votre processus budgétaire.

Article publié dans  CARREFOUR, le magazine officiel de la  Corporation des officiers municipaux agréés du Québec (COMAQ), à l'automne 2021.

Partager cet article
Ajouter un commentaire
Ajouter votre commentaire
Politique de respect

Tous les champs sont obligatoires, mais seuls ceux marqués d’un astérisque figureront sur cette page Web avec votre commentaire.
Envoyer
Politique de respect relative à l'ajout de commentaires sur le blogue de la CMQ

Les commentaires sont modérés selon la nétiquette décrite ci-dessous.
S’ils sont approuvés, ils seront publiés dans un délai d’environ 24 heures.
Le délai des réponses peut toutefois varier selon la teneur du propos, la quantité de demandes et la disponibilité des ressources.

  • Les propos haineux, racistes, xénophobes, homophobes, sexistes, ou disgracieux envers l’origine ethnique, l’appartenance à une religion ou à un groupe d’âge ne seront pas publiés.
  • Les échanges sur le blogue se déroulent en français. L’usage d’autres langues, à l’exception de quelques mots, est interdit.
  • Dans Internet, les majuscules équivalent aux cris et peuvent être interprétées comme de l’agressivité, ce qui est plutôt désagréable pour vos interlocuteurs. Votre message ne sera pas publié si vous écrivez en majuscules.
  • Le langage grossier, vulgaire, obscène ou malveillant est interdit; tous les commentaires rédigés sur ce ton ne seront pas publiés.
  • Le respect mutuel est de mise entre les utilisateurs. Ainsi, il est interdit d’injurier, menacer ou harceler un utilisateur. Vous pouvez exprimer votre désaccord avec une idée dans la courtoisie et le respect des autres.
  • L’envoi de messages à répétition nuit aux échanges et ne sera pas toléré.
  • L’échange d’arguments, de vues contradictoires est un élément clé d’un débat sain, mais ne doit pas prendre la forme d’un dialogue entre deux participants qui s’interpellent sans égard aux autres participants.
  • Nous nous réservons le droit de ne pas publier vos commentaires.
  • Nous nous réserverons le droit de fermer les commentaires pour un sujet donné, à tout moment, sans avertissement préalable.
  • Nous vous rappelons qu’en participant à ce blogue, vous nous autorisez à publier vos commentaires sur le blogue pour un temps indéterminé.
  • Nous nous réservons le droit de modifier ces règles de conduite (nétiquette) en tout temps, sans avertissement préalable.
Commentaires
Il n'y aucun commentaire à propos de cet article pour le moment.

À la suite des modifications apportées à l'immeuble, par exemple, une construction, un agrandissement ou un changement de propriétaire, la municipalité expédie un avis de modification du rôle au propriétaire ou à l'occupant inscrit au rôle d'évaluation. La municipalité informe ainsi le propriétaire ou l'occupant des changements qu'elle a apportés au rôle. On pourra notamment lire sur l'avis le nom du nouveau propriétaire ou la nouvelle valeur de l'immeuble à la suite d'une construction.

Le ministre de la Justice tient le Registre des commissaires à l’assermentation, dans lequel figure le nom des personnes qu’il a désignées pour faire prêter serment. Vous pouvez consulter le registre des commissaires à l'assermentation à l'adresse suivante : assermentation.justice.gouv.qc.ca

Services Québec offre le service d’assermentation dans plusieurs de ses bureaux. Pour plus d’information, vous pouvez consulter le site gouv.qc.ca/portail/quebec/servicesquebec

Il est obligatoire de vous faire assermenter, sinon votre demande sera incomplète.

La seule personne qui peut demander l’exemption des taxes municipales est celle qui paie les taxes directement à la municipalité.

Le compte de taxes de la municipalité doit être au nom de votre organisme. Si le compte de taxes est au nom d’une autre personne, vous ne pouvez pas demander d’exemption de taxes.

Activité ponctuelle qui permet de prévenir, d’identifier et parfois de corriger les situations de dépassement ou de mauvaise utilisation des ressources financières. Ce contrôle est appliqué principalement au moment de l’autorisation de la dépense et au moment de l’autorisation du paiement.

Crédits déterminés en soustrayant de l’ensemble des crédits votés les dépenses payées et à payer de même que les dépenses engagées.

Est la date de délivrance de vos lettres patentes ou de votre acte constitutif. Cette information se trouve généralement sur la page titre ou la dernière page de vos premières lettres patentes ou de votre premier acte constitutif. 

Procédure judiciaire utilisée par la Direction du contentieux et des enquêtes de la Commission, le Procureur général du Québec, la municipalité ou un citoyen pour saisir un juge de la Cour supérieure d’une demande visant à faire déclarer un élu municipal incapable provisoirement d’exercer toute fonction liée à sa charge.

Le formulaire doit être signé par un dirigeant de l'organisme.

Seul un dirigeant de l’organisme peut faire la déclaration sous serment prévue au formulaire.

On entend par dirigeant, un membre du conseil d'administration ou une personne occupant une fonction telle que : président, vice-président, secrétaire, trésorier, directeur ou directeur général.

L'immeuble est composé du terrain et des bâtiments qui s'y trouvent. Les personnes habilitées à faire prêter serment sont :
•    Les commissaires à l'assermentation
•    Les greffiers d'une cour de justice et leur adjoint
•    Les avocats et les notaires
•    Les maires, les greffiers ou les secrétaires-trésoriers de toutes les municipalités, mais uniquement dans les limites de leur municipalité
•    Le secrétaire général, les secrétaires généraux adjoints et les secrétaires adjoints de l'Assemblée nationale
•    Les juges de paix

Si vous recevez un compte de votre propriétaire, vous ne pouvez pas demander l’exemption. Ce compte n’est pas un vrai compte de taxes envoyé par la municipalité.

C’est souvent une condition du bail commercial que vous avez signé. La Commission ne peut pas vous exempter d’une condition prévue dans votre bail.

Un immeuble dont le propriétaire est l’État, le gouvernement du Canada, une institution religieuse, une municipalité, une commission scolaire, un collège, une université, un hôpital, un CLSC ou un autre établissement public est automatiquement exempté du paiement des taxes par la Loi sur la fiscalité municipale (article 204 de la LFM). Cependant si cet immeuble est occupé par un OBNL, l'immeuble redevient imposable et il est inscrit au nom de l’OBNL au rôle d’évaluation foncière de la municipalité. L'OBNL doit payer les taxes directement à la municipalité, comme s’il était propriétaire de l’immeuble. L’OBNL doit inscrire la date de son dernier bail. S’il n’y a pas de bail, l’OBNL doit inscrire la date où il a emménagé dans l’immeuble.

Vous devez être un organisme à but non lucratif (OBNL) pour demander une exemption de taxes à la Commission. L’OBNL est créé en application d’une loi. Il a sa propre existence en tant qu’organisme. Un individu ne peut pas demander d’exemption de taxes à la Commission.

Les statuts constitutifs (lettres patentes ou autres) prouvent que l’OBNL a son existence propre. Ils prouvent aussi le but non lucratif. L’OBNL ne doit pas permettre aux membres de faire des profits (remise en argent, ristourne, avantage financier, gain en capital, etc.).

Le NEQ (numéro d’enregistrement au Registre des entreprises prouve que l’OBNL existe présentement. Un OBNL dont l'immatriculation est radiée au Registre des entreprises du Québec ne peut pas demander d'exemption de taxes.

Vous pouvez consulter gratuitement le Registre des entreprises du Québec pour vérifier l’existence de l’OBNL et la loi qui a permis sa création.

Une personne habile à voter est une personne majeure, de citoyenneté canadienne, qui n'est pas en curatelle, qui n'est pas frappée d'aucune incapacité de voter et qui remplit une des deux conditions suivantes :

- Est domiciliée sur le territoire de la municipalité depuis au moins six mois

ou

- Est depuis au moins 12 mois propriétaire d'un immeuble ou l'occupant d'un établissement d'entreprise situé sur le territoire de la municipalité

Un organisme à but non lucratif qui est titulaire d'un droit de propriété. Le propriétaire possède un document (généralement un acte de vente) qui constate la propriété de l'immeuble.

Ces documents prouvent que l’organisme est constitué en personne morale à but non lucratif. Les statuts constitutifs sont différents selon la loi qui régit l’organisme :

Les organismes à but non lucratif sont souvent constitués par lettres patentes sous la Partie III de la Loi sur les compagnies du Québec ou par certificat sous la Loi canadienne sur les organismes à but non lucratif.

Les coopératives sont constituées par des statuts de coopérative en vertu de la Loi sur les coopératives.

D'autres organismes sont constitués en vertu d'une loi privée, par exemple les Chevaliers de Colomb et la Société Saint-Vincent-de-Paul. Ces organismes ont un certificat attestant leur constitution.

Documents égarés ou détruits

Vous pouvez généralement en obtenir un exemplaire en vous adressant à l'autorité qui vous les a délivrés. Il s'agit dans la plupart des cas du Registre des entreprises du Québec.

Activité en continu qui permet d’être vigilant quant à l'utilisation des crédits disponibles. Cette activité est réalisée durant tout le cycle budgétaire et s'appuie sur l’existence de mécanismes d’analyse et de reddition de comptes.

Taxe imposée par une municipalité aux établissements d’entreprise. Le compte de taxes envoyé par un propriétaire au locataire qui doit assumer les taxes municipales en raison d’un bail commercial n’est pas une taxe d’affaires.

Taxes imposées par une municipalité à la personne au nom de qui l’unité d’évaluation est inscrite au rôle d’évaluation foncière.

Les taxes foncières et la taxe d’affaires sont des taxes municipales.