Comment se déroule un audit réalisé par la CMQ ?
Auteure : Vicky Lizotte, FCPA auditrice, FCA, vice-présidente à la vérification de la Commission municipale du Québec
La Commission municipale du Québec (la Commission), par l’entremise de sa Vice-présidence à la vérification, a maintenant la nouvelle responsabilité de réaliser des audits (vérifications) dans les municipalités de moins de 100 000 habitants et dans certains organismes municipaux.
Il s’agit d’un mandat à deux volets : l’un concerne l’audit de la conformité aux lois, règlements, politiques ou directives et l’autre, l’audit de performance. Cette dernière, aussi appelée vérification d’optimisation des ressources, comporte certaines particularités qui s’appliquent aux villes de 10 000 habitants et plus. Cet article vise notamment à expliquer comment se déroule un audit dans une municipalité.
Tout d’abord, qu’est-ce qu’un audit et quel est son impact sur les municipalités?
Les audits de conformité ou de performance sont des évaluations indépendantes et objectives qui visent à susciter des changements durables et positifs dans le fonctionnement des municipalités et des organismes municipaux, et ce, au bénéfice des citoyens. Ils s’inscrivent dans une perspective d’amélioration continue et contribuent à la saine gestion des fonds publics par les municipalités. L’audit de performance, en mettant l’accent sur les saines pratiques de gestion, vise par ailleurs à optimiser la gestion des activités.
Comment choisissons-nous les sujets et les municipalités à auditer?
Nous choisissons les sujets en fonction des répercussions escomptées sur la qualité des services aux citoyens dans une perspective de développement de l’autonomie municipale. Toutes les activités de la municipalité peuvent faire l’objet d’un audit par la Commission. Quant au choix des municipalités, nous choisissons celles ayant un potentiel significatif de progrès au regard de certaines de ses activités. Les audits peuvent être réalisés simultanément pour plusieurs municipalités sur un thème particulier. Par exemple, nous effectuons actuellement un mandat d’audit de performance sur la gestion des permis et des certificats dans cinq municipalités du Québec.
« Aucune vérification ne mettra en cause le bien-fondé des politiques et des objectifs de la municipalité. Ne pas confondre l’audit avec l’enquête ou la tutelle, ni encore l’administration provisoire, la médiation ou l’accompagnement.»
Quel est le niveau d’effort que les municipalités doivent investir lors d’un audit?
Un audit demande de la disponibilité de la part des municipalités. Nous rencontrons, entre autres, le directeur général à quelques reprises et lui demandons de nous transmettre diverses informations. Toutefois, les gains retirés par les municipalités, en termes d’amélioration continue, justifient cet investissement de temps et de ressources. À noter que l’audit réalisé par la Commission n’entraîne aucuns frais pour la municipalité.
Étapes d'un audit
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Comment se déroule un audit?
Un audit est réalisé en six étapes : Avant de transmettre une lettre à la municipalité annonçant l’audit, nous en informons d’abord le directeur général. Nous le rencontrons par la suite afin d’expliquer le déroulement du mandat et obtenir les informations nécessaires pour commencer nos travaux. -
En quoi consiste l’étude préliminaire?
Cette étape permet d’acquérir une connaissance de la municipalité à l’égard du sujet d’audit par des entrevues et des demandes d’information. Nous produisons alors un rapport d’étude préliminaire qui sera transmis à la municipalité et qui demeure confidentiel. -
Et ensuite?
L’équipe approfondit les éléments présentés dans le rapport d’étude préliminaire par des rencontres, des analyses de documents, des consultations de bases de données ou de l’observation d’activités. Il y a donc une interaction plus étroite entre l’équipe d’audit et le personnel de la municipalité. Nous présentons nos principaux constats et conclusions à la municipalité pour nous assurer d’une compréhension juste et complète. -
Quel type d’information contient un rapport d’audit?
Le rapport contient les constats, les conclusions et les recommandations qui découlent de nos travaux. Ces dernières vont permettre à la municipalité d’agir sur les causes des lacunes décelées. -
Est-ce que le rapport d’audit est public?
Une fois que la municipalité a formulé ses commentaires, ceux-ci sont intégrés au rapport final. Ce dernier est transmis au maire et aux membres du conseil municipal par l’intermédiaire du directeur général de la municipalité et au ministre des Affaires municipales et de l’Habitation. Il sera rendu public sur le site Web de la Commission. Par la suite, le rapport officiel d’audit devra être déposé lors de la séance suivante du conseil municipal. -
Est-ce qu’il y a une suite une fois le rapport d’audit publié?
La municipalité est alors invitée à produire, dans un délai de trois mois, un plan d’action portant sur l’application de chacune des recommandations formulées. Ce plan, dont le gabarit est fourni par la Commission, fera l’objet d’une appréciation par l’équipe d’audit. -
Y-a-t-il un suivi par la suite?
Dans un délai de trois ans suivant la publication du rapport, nous effectuons un suivi pour nous assurer que les recommandations formulées ont été appliquées et que les mesures prises ont permis de corriger les lacunes observées. Les résultats de ce suivi font aussi l’objet d’un rapport.
Par qui sont réalisés les audits?
Nos audits sont réalisés par des équipes multidisciplinaires ayant de l’expertise dans des domaines variés tels que l’audit, la comptabilité, l’aménagement du territoire, l’urbanisme, le développement durable, l’économie, l’administration, le droit ou l’ingénierie.
Est-ce que les recommandations seront utiles et applicables?
Nous sommes sensibles à la grande diversité des municipalités, de leurs ressources et de leurs priorités. Nous portons donc une attention particulière à formuler des recommandations pertinentes et réalistes. C’est ainsi que nous souhaitons contribuer à une saine gouvernance du monde municipal.
Nous vous invitons à télécharger notre document de référence intitulé Guide à l’intention des municipalités et des organismes municipaux audités.
Article publié dans le Scribe, le magazine officiel de l'Association des directeurs municipaux du Québec (ADMQ), en novembre 2019 (version numérique)
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S’ils sont approuvés, ils seront publiés dans un délai d’environ 24 heures.
Le délai des réponses peut toutefois varier selon la teneur du propos, la quantité de demandes et la disponibilité des ressources.
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À la suite des modifications apportées à l'immeuble, par exemple, une construction, un agrandissement ou un changement de propriétaire, la municipalité expédie un avis de modification du rôle au propriétaire ou à l'occupant inscrit au rôle d'évaluation. La municipalité informe ainsi le propriétaire ou l'occupant des changements qu'elle a apportés au rôle. On pourra notamment lire sur l'avis le nom du nouveau propriétaire ou la nouvelle valeur de l'immeuble à la suite d'une construction.
Le ministre de la Justice tient le Registre des commissaires à l’assermentation, dans lequel figure le nom des personnes qu’il a désignées pour faire prêter serment. Vous pouvez consulter le registre des commissaires à l'assermentation à l'adresse suivante : assermentation.justice.gouv.qc.ca
Services Québec offre le service d’assermentation dans plusieurs de ses bureaux. Pour plus d’information, vous pouvez consulter le site gouv.qc.ca/portail/quebec/servicesquebec
Il est obligatoire de vous faire assermenter, sinon votre demande sera incomplète.
La seule personne qui peut demander l’exemption des taxes municipales est celle qui paie les taxes directement à la municipalité.
Le compte de taxes de la municipalité doit être au nom de votre organisme. Si le compte de taxes est au nom d’une autre personne, vous ne pouvez pas demander d’exemption de taxes.
Activité ponctuelle qui permet de prévenir, d’identifier et parfois de corriger les situations de dépassement ou de mauvaise utilisation des ressources financières. Ce contrôle est appliqué principalement au moment de l’autorisation de la dépense et au moment de l’autorisation du paiement.
Crédits déterminés en soustrayant de l’ensemble des crédits votés les dépenses payées et à payer de même que les dépenses engagées.
Est la date de délivrance de vos lettres patentes ou de votre acte constitutif. Cette information se trouve généralement sur la page titre ou la dernière page de vos premières lettres patentes ou de votre premier acte constitutif.
Procédure judiciaire utilisée par la Direction du contentieux et des enquêtes de la Commission, le Procureur général du Québec, la municipalité ou un citoyen pour saisir un juge de la Cour supérieure d’une demande visant à faire déclarer un élu municipal incapable provisoirement d’exercer toute fonction liée à sa charge.
Le formulaire doit être signé par un dirigeant de l'organisme.
Seul un dirigeant de l’organisme peut faire la déclaration sous serment prévue au formulaire.
On entend par dirigeant, un membre du conseil d'administration ou une personne occupant une fonction telle que : président, vice-président, secrétaire, trésorier, directeur ou directeur général.
L'immeuble est composé du terrain et des bâtiments qui s'y trouvent. Les personnes habilitées à faire prêter serment sont :
• Les commissaires à l'assermentation
• Les greffiers d'une cour de justice et leur adjoint
• Les avocats et les notaires
• Les maires, les greffiers ou les secrétaires-trésoriers de toutes les municipalités, mais uniquement dans les limites de leur municipalité
• Le secrétaire général, les secrétaires généraux adjoints et les secrétaires adjoints de l'Assemblée nationale
• Les juges de paix
Si vous recevez un compte de votre propriétaire, vous ne pouvez pas demander l’exemption. Ce compte n’est pas un vrai compte de taxes envoyé par la municipalité.
C’est souvent une condition du bail commercial que vous avez signé. La Commission ne peut pas vous exempter d’une condition prévue dans votre bail.
Un immeuble dont le propriétaire est l’État, le gouvernement du Canada, une institution religieuse, une municipalité, une commission scolaire, un collège, une université, un hôpital, un CLSC ou un autre établissement public est automatiquement exempté du paiement des taxes par la Loi sur la fiscalité municipale (article 204 de la LFM). Cependant si cet immeuble est occupé par un OBNL, l'immeuble redevient imposable et il est inscrit au nom de l’OBNL au rôle d’évaluation foncière de la municipalité. L'OBNL doit payer les taxes directement à la municipalité, comme s’il était propriétaire de l’immeuble. L’OBNL doit inscrire la date de son dernier bail. S’il n’y a pas de bail, l’OBNL doit inscrire la date où il a emménagé dans l’immeuble.
Vous devez être un organisme à but non lucratif (OBNL) pour demander une exemption de taxes à la Commission. L’OBNL est créé en application d’une loi. Il a sa propre existence en tant qu’organisme. Un individu ne peut pas demander d’exemption de taxes à la Commission.
Les statuts constitutifs (lettres patentes ou autres) prouvent que l’OBNL a son existence propre. Ils prouvent aussi le but non lucratif. L’OBNL ne doit pas permettre aux membres de faire des profits (remise en argent, ristourne, avantage financier, gain en capital, etc.).
Le NEQ (numéro d’enregistrement au Registre des entreprises prouve que l’OBNL existe présentement. Un OBNL dont l'immatriculation est radiée au Registre des entreprises du Québec ne peut pas demander d'exemption de taxes.
Vous pouvez consulter gratuitement le Registre des entreprises du Québec pour vérifier l’existence de l’OBNL et la loi qui a permis sa création.
Une personne habile à voter est une personne majeure, de citoyenneté canadienne, qui n'est pas en curatelle, qui n'est pas frappée d'aucune incapacité de voter et qui remplit une des deux conditions suivantes :
- Est domiciliée sur le territoire de la municipalité depuis au moins six mois
ou
- Est depuis au moins 12 mois propriétaire d'un immeuble ou l'occupant d'un établissement d'entreprise situé sur le territoire de la municipalité
Un organisme à but non lucratif qui est titulaire d'un droit de propriété. Le propriétaire possède un document (généralement un acte de vente) qui constate la propriété de l'immeuble.
Ces documents prouvent que l’organisme est constitué en personne morale à but non lucratif. Les statuts constitutifs sont différents selon la loi qui régit l’organisme :
Les organismes à but non lucratif sont souvent constitués par lettres patentes sous la Partie III de la Loi sur les compagnies du Québec ou par certificat sous la Loi canadienne sur les organismes à but non lucratif.
Les coopératives sont constituées par des statuts de coopérative en vertu de la Loi sur les coopératives.
D'autres organismes sont constitués en vertu d'une loi privée, par exemple les Chevaliers de Colomb et la Société Saint-Vincent-de-Paul. Ces organismes ont un certificat attestant leur constitution.
Documents égarés ou détruits
Vous pouvez généralement en obtenir un exemplaire en vous adressant à l'autorité qui vous les a délivrés. Il s'agit dans la plupart des cas du Registre des entreprises du Québec.
Activité en continu qui permet d’être vigilant quant à l'utilisation des crédits disponibles. Cette activité est réalisée durant tout le cycle budgétaire et s'appuie sur l’existence de mécanismes d’analyse et de reddition de comptes.
Taxe imposée par une municipalité aux établissements d’entreprise. Le compte de taxes envoyé par un propriétaire au locataire qui doit assumer les taxes municipales en raison d’un bail commercial n’est pas une taxe d’affaires.
Taxes imposées par une municipalité à la personne au nom de qui l’unité d’évaluation est inscrite au rôle d’évaluation foncière.
Les taxes foncières et la taxe d’affaires sont des taxes municipales.