Vérification des municipalités et organismes municipaux
Auteure : Vicky Lizotte, FCPA auditrice, FCA, vice-présidente à la vérification de la Commission municipale du Québec
Le 1er août 2018, j’ai débuté mes fonctions à titre de vice-présidente à la vérification au sein de la Commission municipale du Québec (CMQ). Ma nomination découle de la Loi modifiant diverses dispositions législatives concernant le domaine municipal et la Société d’habitation du Québec, précédemment connue sous le nom projet de loi 155 et sanctionnée en avril dernier.
Notre mandat de vérification (audit) comporte deux volets
1. L’audit de la conformité a pour but de s’assurer que les activités et les opérations d’une municipalité ou d’un organisme sont conformes aux lois, aux règlements, aux politiques et aux directives qui leur sont applicables.
2. L’audit de performance, aussi appelé vérification de l’optimisation des ressources ou audit de gestion, vise à mesurer si la municipalité ou l’organisme municipal remplit sa mission en utilisant les ressources disponibles avec efficience, efficacité et économie, et ce, en tenant compte de la conformité aux lois, aux règlements, aux politiques et aux directives applicables.
Il est important de souligner que nous ne pouvons pas remettre en cause le bien-fondé des politiques et des objectifs des municipalités et des organismes municipaux audités. Notre champ de compétence varie selon le type d’audit réalisé, comme présenté dans le tableau disponible en page suivante.
« Une approche de collaboration et de respect ainsi qu’une communication continue sont des facteurs clés de succès, lesquels représenteront notre façon de travailler auprès de vous. »
1. Un organisme est notamment lié s’il fait partie de son périmètre comptable, si plus de 50 % de ses administrateurs sont nommés par la municipalité ou la MRC ou si plus de 50 % des parts ou actions votantes en circulation sont détenues par la municipalité ou un délégataire de celle-ci.
2. Il s’agit d’un choix irrévocable.
Nous pouvons également procéder à l’audit de l’utilisation d’une aide octroyée à un bénéficiaire par une municipalité ou un organisme municipal.
Déroulement d’un audit et publication des rapports
Depuis mon arrivée, je veille à la mise en place d’une équipe multidisciplinaire pour réaliser les mandats d’audit, lesquels seront sous la responsabilité d’un directeur en audit de performance. Ces travaux sont encadrés par des normes canadiennes de certification publiées par CPA Canada.
Au début 2019, je publierai un guide à l’intention des municipalités et des organismes municipaux qui fera état des principales étapes du déroulement d’un audit. Une approche de collaboration et de respect ainsi qu’une communication continue sont des facteurs clés de succès, lesquels représenteront notre façon de travailler auprès de vous.
À la suite de nos travaux, et après validation auprès des municipalités et des organismes municipaux concernés, notre rapport fera état de nos constats et des recommandations formulées. Il pourra aussi faire part de bonnes pratiques significatives observées.
Ce dernier doit être publié au plus tard le 30 septembre de chaque année et doit présenter les résultats de nos travaux relatifs à l’exercice financier se terminant le 31 décembre précédent. Comme prévu par la loi, le premier rapport d’audit doit être déposé au plus tard le 30 septembre 2020. Par ailleurs, les rapports seront rendus publics sur le site Internet de la CMQ et également transmis au ministre des Affaires municipales et de l’Habitation.
Je vous invite à consulter le site internet de la CMQ pour obtenir davantage d’information. La mise à jour des contenus du site se fera de façon continue.
En terminant, l’objectif ultime de nos audits ;est de contribuer à une saine gestion municipale, et ce, au bénéfice des citoyens.
Article publié dans le Sablier, volume 25, numéro 2, en décembre 2018, le magazine officiel de l'Association des directeurs généraux des municipalités du Québec (ADGMQ)
Les commentaires sont modérés selon la nétiquette décrite ci-dessous.
S’ils sont approuvés, ils seront publiés dans un délai d’environ 24 heures.
Le délai des réponses peut toutefois varier selon la teneur du propos, la quantité de demandes et la disponibilité des ressources.
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À la suite des modifications apportées à l'immeuble, par exemple, une construction, un agrandissement ou un changement de propriétaire, la municipalité expédie un avis de modification du rôle au propriétaire ou à l'occupant inscrit au rôle d'évaluation. La municipalité informe ainsi le propriétaire ou l'occupant des changements qu'elle a apportés au rôle. On pourra notamment lire sur l'avis le nom du nouveau propriétaire ou la nouvelle valeur de l'immeuble à la suite d'une construction.
Le ministre de la Justice tient le Registre des commissaires à l’assermentation, dans lequel figure le nom des personnes qu’il a désignées pour faire prêter serment. Vous pouvez consulter le registre des commissaires à l'assermentation à l'adresse suivante : assermentation.justice.gouv.qc.ca
Services Québec offre le service d’assermentation dans plusieurs de ses bureaux. Pour plus d’information, vous pouvez consulter le site gouv.qc.ca/portail/quebec/servicesquebec
Il est obligatoire de vous faire assermenter, sinon votre demande sera incomplète.
La seule personne qui peut demander l’exemption des taxes municipales est celle qui paie les taxes directement à la municipalité.
Le compte de taxes de la municipalité doit être au nom de votre organisme. Si le compte de taxes est au nom d’une autre personne, vous ne pouvez pas demander d’exemption de taxes.
Activité ponctuelle qui permet de prévenir, d’identifier et parfois de corriger les situations de dépassement ou de mauvaise utilisation des ressources financières. Ce contrôle est appliqué principalement au moment de l’autorisation de la dépense et au moment de l’autorisation du paiement.
Crédits déterminés en soustrayant de l’ensemble des crédits votés les dépenses payées et à payer de même que les dépenses engagées.
Est la date de délivrance de vos lettres patentes ou de votre acte constitutif. Cette information se trouve généralement sur la page titre ou la dernière page de vos premières lettres patentes ou de votre premier acte constitutif.
Procédure judiciaire utilisée par la Direction du contentieux et des enquêtes de la Commission, le Procureur général du Québec, la municipalité ou un citoyen pour saisir un juge de la Cour supérieure d’une demande visant à faire déclarer un élu municipal incapable provisoirement d’exercer toute fonction liée à sa charge.
Le formulaire doit être signé par un dirigeant de l'organisme.
Seul un dirigeant de l’organisme peut faire la déclaration sous serment prévue au formulaire.
On entend par dirigeant, un membre du conseil d'administration ou une personne occupant une fonction telle que : président, vice-président, secrétaire, trésorier, directeur ou directeur général.
L'immeuble est composé du terrain et des bâtiments qui s'y trouvent. Les personnes habilitées à faire prêter serment sont :
• Les commissaires à l'assermentation
• Les greffiers d'une cour de justice et leur adjoint
• Les avocats et les notaires
• Les maires, les greffiers ou les secrétaires-trésoriers de toutes les municipalités, mais uniquement dans les limites de leur municipalité
• Le secrétaire général, les secrétaires généraux adjoints et les secrétaires adjoints de l'Assemblée nationale
• Les juges de paix
Si vous recevez un compte de votre propriétaire, vous ne pouvez pas demander l’exemption. Ce compte n’est pas un vrai compte de taxes envoyé par la municipalité.
C’est souvent une condition du bail commercial que vous avez signé. La Commission ne peut pas vous exempter d’une condition prévue dans votre bail.
Un immeuble dont le propriétaire est l’État, le gouvernement du Canada, une institution religieuse, une municipalité, une commission scolaire, un collège, une université, un hôpital, un CLSC ou un autre établissement public est automatiquement exempté du paiement des taxes par la Loi sur la fiscalité municipale (article 204 de la LFM). Cependant si cet immeuble est occupé par un OBNL, l'immeuble redevient imposable et il est inscrit au nom de l’OBNL au rôle d’évaluation foncière de la municipalité. L'OBNL doit payer les taxes directement à la municipalité, comme s’il était propriétaire de l’immeuble. L’OBNL doit inscrire la date de son dernier bail. S’il n’y a pas de bail, l’OBNL doit inscrire la date où il a emménagé dans l’immeuble.
Vous devez être un organisme à but non lucratif (OBNL) pour demander une exemption de taxes à la Commission. L’OBNL est créé en application d’une loi. Il a sa propre existence en tant qu’organisme. Un individu ne peut pas demander d’exemption de taxes à la Commission.
Les statuts constitutifs (lettres patentes ou autres) prouvent que l’OBNL a son existence propre. Ils prouvent aussi le but non lucratif. L’OBNL ne doit pas permettre aux membres de faire des profits (remise en argent, ristourne, avantage financier, gain en capital, etc.).
Le NEQ (numéro d’enregistrement au Registre des entreprises prouve que l’OBNL existe présentement. Un OBNL dont l'immatriculation est radiée au Registre des entreprises du Québec ne peut pas demander d'exemption de taxes.
Vous pouvez consulter gratuitement le Registre des entreprises du Québec pour vérifier l’existence de l’OBNL et la loi qui a permis sa création.
Une personne habile à voter est une personne majeure, de citoyenneté canadienne, qui n'est pas en curatelle, qui n'est pas frappée d'aucune incapacité de voter et qui remplit une des deux conditions suivantes :
- Est domiciliée sur le territoire de la municipalité depuis au moins six mois
ou
- Est depuis au moins 12 mois propriétaire d'un immeuble ou l'occupant d'un établissement d'entreprise situé sur le territoire de la municipalité
Un organisme à but non lucratif qui est titulaire d'un droit de propriété. Le propriétaire possède un document (généralement un acte de vente) qui constate la propriété de l'immeuble.
Ces documents prouvent que l’organisme est constitué en personne morale à but non lucratif. Les statuts constitutifs sont différents selon la loi qui régit l’organisme :
Les organismes à but non lucratif sont souvent constitués par lettres patentes sous la Partie III de la Loi sur les compagnies du Québec ou par certificat sous la Loi canadienne sur les organismes à but non lucratif.
Les coopératives sont constituées par des statuts de coopérative en vertu de la Loi sur les coopératives.
D'autres organismes sont constitués en vertu d'une loi privée, par exemple les Chevaliers de Colomb et la Société Saint-Vincent-de-Paul. Ces organismes ont un certificat attestant leur constitution.
Documents égarés ou détruits
Vous pouvez généralement en obtenir un exemplaire en vous adressant à l'autorité qui vous les a délivrés. Il s'agit dans la plupart des cas du Registre des entreprises du Québec.
Activité en continu qui permet d’être vigilant quant à l'utilisation des crédits disponibles. Cette activité est réalisée durant tout le cycle budgétaire et s'appuie sur l’existence de mécanismes d’analyse et de reddition de comptes.
Taxe imposée par une municipalité aux établissements d’entreprise. Le compte de taxes envoyé par un propriétaire au locataire qui doit assumer les taxes municipales en raison d’un bail commercial n’est pas une taxe d’affaires.
Taxes imposées par une municipalité à la personne au nom de qui l’unité d’évaluation est inscrite au rôle d’évaluation foncière.
Les taxes foncières et la taxe d’affaires sont des taxes municipales.